SECRETAIRE DE LA DIVISION DE LA FORMATION DE SPECIALITE (H/F)

Armée de Terre; Saumur; On-site; EUR 24,000 - 30,000; Full time

Job summary

Armée de Terre recherche un chef de cellule d’appui au commandement au sein des EMS de Saumur. Vous assurez la réception et l’orientation des interlocuteurs, le suivi des documents administratifs et les actes RH courants. Vous gérez le courrier, les stocks et assurez la coordination entre les services.

Le poste exige une expérience en secrétariat, idéalement dans l’armée, et une maîtrise du Pack Office. Déplacements ponctuels possibles selon les besoins de formation et du périmètre.

Qualifications

• Diplôme CNCP niveau 3 dans le domaine administratif requis.
• Première expérience en secrétariat souhaitée, idéalement dans une unité de l'Armée de Terre.
• Maîtrise du Pack Office exigée.

Responsibilities

• Réception, information, orientation ou prise en charge des personnes.
• Collecte et suivi des documents administratifs individuels (visites médicales, demandes de stage, CATi…).
• Suivi des actes RH: gestion du temps, permissions, arrêt de travail et documents administratifs.
• Traitement des demandes d’ordres de mission.
• Mise à jour et archivage des documents administratifs.
• Gestion du courrier départ et diffusion.
• Commande et gestion des fournitures de bureau et du stock informatique.
• Coordination avec les services de l’établissement.
• Renseignement des personnes extérieures à la division de la formation.
• Soutien administratif des stages du périmètre formation.

Skills

Adaptabilité

Travail en équipe

Organisation et méthode

Respect des délais

Proactivité

Accueil et renseignement

Utilisation d'un système d'information

Education

CNCP niveau 3 - domaine administratif

Tools

Pack Office

Job description

En tant que chef de cellule d’appui au commandement ses missions sont de:

• assurer physiquement ou par téléphone la réception, l’information, l’orientation ou la prise en charge de personnes ;
• assurer la collecte et le suivi des documents administratifs individuels (visites médicales, demandes de stage, CATi…) ;
• assurer le suivi des actes RH suivants: gestion du temps, permissions, arrêt de travail et suivi des documents administratifs ;
• assurer le traitement des demandes d’ordres de mission ;
• mettre à jour des documents administratifs individuels détenus ;
• assurer l’archivage courant ;
• gérer le courrier départ: enregistrement, diffusion et envoi ;
• assurer la commande des fournitures de bureau, la gestion du stock et la consommation informatique ;
• assurer la coordination avec les services de l’établissement ;
• renseigner les personnes extérieures à la division de la formation de spécialité ;
• appuyer pour la partie administrative les stages du périmètre « Autres actions de formation » du processus qualité.

Conditions particulières d'exercice

Poste de travail au premier étage d'un bâtiment sans ascenseur.

Profil recherché

Être titulaire au minimum d'un diplôme de niveau 3 au CNCP du domaine administratif.
Avoir une première expérience de travail en secrétariat, idéalement dans une unité de l'armée de terre.
Maitriser le pack office.
Compétences souhaitées:

• Adaptabilité
• Travail en équipe
• Organisation et méthode
• Respect des délais
• Mise en œuvre des techniques de secrétariat
• Proactivité et force de proposition
• Accueil et renseignement
• Utilisation d'un système d'information

Présentation de Armée de Terre

Le ministère des Armées et des Anciens combattants assure la protection du territoire national, de la population et des intérêts français partout dans le monde. Pour la réalisation de ses missions, il emploie, outre les militaires, plus de 64 000 civils en France et à l’étranger. Rejoindre le ministère des Armées et des Anciens combattants, c’est rejoindre une communauté de 275 000 personnes exerçant ainsi leurs talents dans une grande variété de métiers auprès des forces armées sur tout le territoire. Pour en savoir plus sur le personnel civil au ministère des Armées: https://www.youtube.com/watch?v=f3mPIZGXkEs
Le poste est accessible aux personnes en situation de handicap et peut ouvrir au recrutement de fonctionnaire conformément aux dispositions des articles L352-1 à L352-6 du code de la fonction publique. Le ministère est labellisé « diversité » et « égalité» professionnelle entre les femmes et les hommes ». Le ministère est un employeur « handi-engagé ».

• Pour plus d’informations sur nos métiers: https://www.civils.defense.gouv.fr

Descriptif du service

Subordonnées au pôle formation de l'armée de Terre, les écoles militaires de Saumur (EMS) regroupent l’école de cavalerie, l’école du renseignement de l’armée de Terre, le centre interarmées de défense nucléaire radiologique bactériologique chimique, l’école d’état-major et différentes unités participant à l’appui de la formation des stagiaires ou élèves sur trois sites (Saumur, camp de Fontevraud à Fontevraud-l’Abbaye et le camp du Ruchard à Avon-les-Roches) .
L’école de cavalerie (EC) située à Saumur forme des officiers et des sous-officiers à l’emploi d’armement individuel et collectif. Ces mêmes cadres sont également formés à la mise en œuvre et au tir canon sur les engins blindés (notamment char Leclerc, JAGUAR et AMX10RC, missile MMP) . Le titulaire du poste occupe la fonction de chef de la cellule d'appui au commandement de la division de la formation de spécialité de l'EC.