Che(fe) du Secrétariat - Division de la formation

Sécurité Routière; Grand Est; Hybride; EUR 28 000 - 36 000; Plein temps

Résumé du poste

L'École de gendarmerie de Chaumont recrute un(e) Cheffe/Chef du Secrétariat - Division de la formation. Vous assisterez le chef de division, gérez l'agenda, filtrez les interlocuteurs et assurez la rédaction des courriers et dossiers administratifs.

Vous coordonnerez les activités de secrétariat, superviserez l'équipe, gérerez les achats et les commandes, et accompagnerez la formation des secrétaires des unités. Poste en fonction publique, disponibilité et 38 heures hebdomadaires.

Qualifications

• Connaissances de l'environnement professionnel.
• Maîtrise de l'informatique et de la bureautique.
• Savoir s'organiser et rédiger efficacement.

Responsabilités

• Assister le chef de la division de la formation dans l'organisation quotidienne du travail.
• Traiter les contacts du CDF: gestion de l'agenda, filtrage des interlocuteurs.
• Analyser et traiter certains dossiers et constituer les dossiers administratifs.
• Assurer le suivi d'affaires réservées et l'accueil physique et téléphonique.
• Établir les demandes et la validation des activités réalisées dans Agorha.
• Encadrer l'équipe du secrétariat et participer à la formation des secrétaires des unités.

Connaissances

Organisation

Rédaction

Travail en équipe

Gestion administrative

Informatique - bureautique

Description du poste

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Che(fe) du Secrétariat - Division de la formation

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Type de poste

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Intitulé du poste

Che(fe) du Secrétariat - Division de la formation

Description du poste

Vos activités principales :

• Assister le chef de la division de la formation (CDF) dans l'organisation quotidienne du travail
• Traiter les contacts du CDF : gestion de l'agenda, filtrage des interlocuteurs.
• Analyser et traiter certains dossiers (relevant de l'école entre autre), rédiger les courriers et constituer les dossiers administratifs (synthèse de documents).
• Assurer le suivi d'affaires réservées (traitement des dossiers disciplinaires, des dossiers notation ...).
• Assurer l'accueil physique et téléphonique.
• Établir l’expression de besoins en réservistes, puis les demandes de convocation et la validation des activités réalisées dans Agorha
• Encadrer l'équipe du secrétariat.
• Traiter les fiches de demandes d’achat (FDA) de la SEFI (matériel IP/FO et secourisme) et de la SestMob et faire contrôler la conformité de la livraison à la commande
• Centraliser les commandes de fourniture de bureau, les réceptionner et les ventiler dans les unités de la division de la formation
• Participer à la formation des secrétaires des sept unités subordonnées.

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

• Analyse, conception et rédaction des écrits de service.
• Lien entre les compagnies d'instruction et les sections spécialisées de la division de la formation, les bureaux de la division de l’appui à la formation, le cercle mixte de l’école et l’antenne médicale gendarmerie.
• Participation à la gestion administrative «formation» et «ressources humaines» des élèves et des cadres formateurs.
• Gestion des réservistes de la division de la formation.

Composition et effectifs du service :

1 chef de service B administratif – 2 secrétaires civils C administratif

Liaisons hiérarchiques :

Commandant d’école en second, en charge de la formation, et ses adjoints

Liaisons fonctionnelles :

• Compagnies d'instruction et sections spécialisées
• Division de l’appui à la formation
• Section commandement de l'école
• Cercle mixte de l’école
• Antenne médicale gendarmerie de l’école
• Bureaux du commandement des écoles de la gendarmerie nationale.
• Délégation militaire départementale de la Haute-Marne

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions :

Disponibilité

Temps de travail hebdomadaire de 38 heures

Régime indemnitaire du ministère de l’Intérieur

Horaires variables selon le règlement intérieur en vigueur

25 jours de congé annuels + 16 jours RTT

Chef de bureau de la gestion du personnel - Tél : [phone]

Email : [e-mail]

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques :

• Connaître l'environnement professionnel

Niveau maîtrise à acquérir

• Avoir des connaissances en informatique - bureautique

Niveau Maîtrise requis

Savoir faire :

• Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
• Savoir rédiger : niveau maîtrise requis
• Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis

Savoir être :

• Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
• Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
• Savoir s'exprimer oralement : niveau maîtrise requis
• Savoir accueillir : niveau maîtrise requis

Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

Chaque candidat FONCTIONNAIRE TITULAIRE ou CONTRACTUEL(LE) doit transmettre IMPÉRATIVEMENT le formulaire de mobilité complété et signé (en bas de la page 2) en copiant le lien suivant:

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Pour le candidat FONCTIONNAIRE TITULAIRE ce formulaire doit obligatoirement être revêtu de l’avis de son autorité hiérarchique.

Critères candidat

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Localisation administrative et géographique / Affectation :

École de gendarmerie de Chaumont

Secrétariat

1 avenue du 109ème RI

Emploi fonctionnel(codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/files/files/Actualite/RMFP%20V1.pdf

Code fiche de l’emploi type1 (RMFP) : ERDIR022

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Code fiche de l’emploi type1 (REMI) : ADM005A

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique

2° de l'article L332-2

Télétravail possible

Localisation du poste

Localisation du poste

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

Ecole de gendarmerie de Chaumont - 1 avenue du 109ème RI - 52000 CHAUMONT

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

Personne à contacter (mail)

[e-mail]

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels