Chargé.e de Scolarité H/F/X

Galileo Global Education

Strasbourg

On-site

EUR 28,000 - 30,000

Full time

41 hours ago

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Accès aux formations du groupe Galileo

Job summary

ESG Strasbourg recrute un(e) Chargé(e) de scolarité en CDI pour assurer le bon déroulement administratif et logistique des formations. Vous coordonnez les dossiers étudiants, le planning des examens et les informations destinées aux familles et équipes pédagogiques, en veillant à la fiabilité des données.

Vous assurez le soutien aux étudiants et coordonnez les actions avec les référents et services internes, tout en garantissant une communication fluide et une expérience étudiante de qualité.

Qualifications

Excellente expression orale et rédactionnelle.
Maîtrise d’Excel et du Pack Office.
Aisance avec les outils numériques, les CRM et les extranets.
Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
Sens de l’organisation et gestion des priorités.

Responsibilities

Assurer la gestion administrative des dossiers étudiants, de l’inscription à la réinscription.
Récupérer les pièces manquantes et veiller à la complétude des dossiers.
Mettre à jour les informations dans le CRM en appui des équipes admissions.
Garantir la fiabilité des données et des documents administratifs.
Orienter les étudiants en situation de handicap vers les référents dédiés et les dispositifs d’accompagnement proposés par le groupe.
Répondre aux questions des étudiants liées à leurs cours et à leur scolarité.
Communiquer les échéances, emplois du temps, absences d’enseignants et informations pratiques.
Accompagner les étudiants dans l’utilisation des outils internes.
Assurer la remise des badges et orienter les étudiants vers leurs salles de cours.
Diffuser les informations relatives à la vie scolaire et aux événements via l’extranet.
Coordonner les rendez‑vous individuels des étudiants en difficulté afin de prévenir les risques de décrochage et de proposer un suivi personnalisé.
Préparer et mettre en place les dispositifs de suivi de l’assiduité.
Gérer les feuilles d’émargement et suivre les présences, retards et absences.
Veiller à la mise à jour des informations liées aux plannings et assurer un reporting régulier.

Skills

Expression orale et écrite excellentes

Excel et Pack Office

CRM et extranets

Gestion multitâche

Organisation et priorités

Education

Bac+2 à Bac+3 en assistanat, gestion administrative ou équivalent

Job description

ESG Strasbourg recrute un(e) Chargé(e) de scolarité F/H en CDI

Envie d’être au cœur de l’expérience étudiante et de contribuer au bon déroulement de leur scolarité? Vous aimez accompagner les étudiants, coordonner des sujets variés et garantir une organisation fluide tout au long de l’année? Vous souhaitez rejoindre un environnement dynamique, au contact des équipes pédagogiques, des enseignants et des familles?

École du groupe Galileo Global Education, ESG Strasbourg accompagne ses étudiants dans la construction de parcours professionnalisants, en lien avec les attentes du marché et des entreprises.

Votre rôle

Garantir le bon déroulement administratif et logistique des formations, assurer une communication fiable auprès des différentes parties prenantes et contribuer à la satisfaction globale des étudiants.

Vos missions

Assurer la gestion administrative des dossiers étudiants
- Assurer le suivi administratif des dossiers étudiants, de l’inscription à la réinscription
- Récupérer les pièces manquantes et veiller à la complétude des dossiers
- Mettre à jour les informations dans le CRM en appui des équipes admissions
- Garantir la fiabilité des données et des documents administratifs
- Orienter les étudiants en situation de handicap vers les référents dédiés et les dispositifs d’accompagnement proposés par le groupe
Informer et accompagner les étudiants
- Répondre aux questions des étudiants liées à leurs cours et à leur scolarité
- Communiquer les échéances, emplois du temps, absences d’enseignants et informations pratiques
- Accompagner les étudiants dans l’utilisation des outils internes
- Assurer la remise des badges et orienter les étudiants vers leurs salles de cours
- Diffuser les informations relatives à la vie scolaire et aux événements via l’extranet
- Coordonner les rendez‑vous individuels des étudiants en difficulté afin de prévenir les risques de décrochage et de proposer un suivi personnalisé
Assurer le suivi des plannings et de l’assiduité
- Préparer et mettre en place les dispositifs de suivi de l’assiduité
- Gérer les feuilles d’émargement
- Suivre les présences, retards et absences
- Veiller à la mise à jour des informations liées aux plannings
- Assurer un reporting régulier auprès de la Responsable de la scolarité
Participer à l’organisation des examens et des jurys
- Participer aux réunions de préparation et à la planification des examens et des jurys
- Coordonner les actions avec les équipes planning et pédagogiques
- Réserver les surveillants et préparer les salles d’examen
- Assurer la reprographie des sujets
- Envoyer les copies aux correcteurs et assurer leur suivi
- Récupérer les notes et contrôler leur cohérence
- Participer à l’édition des bulletins
Contribuer à la vie étudiante et aux temps forts du Kampus
- Participer à l’organisation des élections des délégués de classe
- Coanimer les réunions et contribuer à la validation des comptes rendus
- Participer aux enquêtes de satisfaction étudiantes
- Organiser et accompagner les temps forts du service scolarité : rentrées, conseils de vie étudiante, conseils de classe et remises de diplômes
- Participer ponctuellement aux Journées Portes Ouvertes et aux événements du Kampus

Profil recherché

Chez Galileo Global Education, votre personnalité compte autant que votre parcours. Nous croyons que la diversité des perspectives et des expériences contribue à notre réussite collective.

Formation et expérience

Formation Bac+2 à Bac+3 en assistanat, gestion administrative ou équivalent
Première expérience réussie en scolarité, accueil ou gestion administrative, acquise dans le cadre d’un stage, d’une alternance ou d’un poste
Une expérience dans l’enseignement supérieur serait appréciée

Compétences

Excellente expression orale et rédactionnelle
Maîtrise d’Excel et du Pack Office
Aisance avec les outils numériques, les CRM et les extranets
Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément
Sens de l’organisation et gestion des priorités

Qualités humaines

Réactivité, rigueur et empathie
Excellentes qualités relationnelles et organisationnelles
Sens du service
Esprit d’équipe
Discrétion et fiabilité
Capacité à s’adapter aux périodes de forte activité

Conditions et informations pratiques

Poste : Chargé(e) de scolarité F/H
École : ESG Strasbourg
Contrat : CDI
Statut : Employé
Temps de travail : 39 heures par semaine
Localisation : Kampus de Strasbourg
Rattachement hiérarchique : Responsable de la scolarité
Prise de poste : dès que possible
Rémunération : 28K€ fixe + 2K€ variable brut annuel

Le poste connaît des périodes de forte activité lors des rentrées et des examens. Une présence ponctuelle est également prévue lors de certains événements, notamment les Journées Portes Ouvertes et les remises de diplômes.

Avantages