Alternant(e) assistant(e) gouvernant(e) général(e)

Galileo Global Education; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

Galileo Global Education à Paris recherche un chargé d'accueil F/H. Ce poste implique l'accueil physique et téléphonique, la gestion des absences des étudiants, ainsi que le soutien au service scolarité.

Le candidat idéal doit posséder d'excellentes compétences en communication, être réactif, bienveillant et flexible. Une expérience avec des outils de planification, comme Hyperplanning, est un plus.

Qualifications

• Avoir travaillé avec un outil de planification.
• Excellente expression orale et rédactionnelle.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique de l’établissement.
• Suivi et gestion des absences des étudiants.
• Support au service scolarité.
• Relations Étudiants.
• Suivi et gestion du matériel.
• Gestion et suivi du courrier entrant/sortant.
• Soutien des équipes administratives.

Connaissances

Outil de planification

Expression orale

Expression rédactionnelle

Outils

Hyperplanning

Description du poste

Notre recherchons un chargé d'accueil F/H, vos missions sont :

Responsabilités

• 1/ Accueil physique et téléphonique de l’établissement Gestion des appels entrants - Accueil physique et orientation des visiteurs, des étudiants, des intervenants - Réception et diffusion de messages
• 2/ Suivi et gestion des absences des étudiants Saisie /actualisation des absences, envoi des avertissements - Collecte, relance, saisie et classement des justificatifs - Gestion des demandes spécifiques d’absence étudiants/entreprises (validation direction ou responsable pédagogique) - Emission/ diffusion des récapitulatifs - Emission/diffusions des courriers d’information (parents/entreprise)
• 3/ Support au service scolarité Constitution des dossiers de rentrée - Préparation des partiels (enveloppes, sujets dupliqués, liste d’appel…) - Envoi des courriers (bulletins, attestation de réussite, convocation conseil de discipline…) et leur affranchissement - Aide à la préparation des documents pour les bilans pédagogiques/conseil de classe - Envoi des diplômes et se charger des anciens qui viennent récupérer le leur en archives - Aide à la préparation de la planification - Aide aux enquêtes règlementaires
• 4/ Relations Étudiants Edition des Cartes d’Etudiant et d’Enseignants / Formateurs, - Suivi des trombinoscopes - Réponse aux demandes des étudiants et informations sur les événements ponctuels tels que : absence de professeurs, fermeture des écoles pour raisons exceptionnelles
• 5/ Suivi et gestion du matériel Matériel de reprographie (gestion des cartes de photocopies, alimentation papier) - Mise à disposition cahier de commande de fournitures / cahier de maintenance des locaux - Gestion des commandes et recherche du meilleur tarif, des fournitures et petit matériel
• 6/ Gestion et suivi du courrier entrant/sortant Enregistrement du courrier arrivé - Affranchissement et envoi du courrier - Gestion du courrier électronique (ouverture, transfert de mail, impression, réponse)
• 7/ Soutien des équipes administratives et missions en relais Ouverture/fermeture des locaux - Contributions à toutes tâches administratives

Profil recherché

Chez Galileo Global Education votre personnalité compte davantage que votre background technique. Nous croyons que la diversité des perspectives et des expériences est essentielle à notre succès en tant qu'entreprise.

Compétences

• Avoir travaillé avec un outil de planification (Hyperplanning est un plus)
• Excellente expression orale et rédactionnelle

Qualités

• Réactivité
• Aisance relationnelle
• Bienveillance
• Flexibilité