Chargé de scolarité (F/H)

Univ Catholille; Lille; In loco; EUR 21.000 - 25.000; Tempo pieno

Vantaggi offerti da questo lavoro

Rémunération fixe

Prime de fin d’année

RTT

Mutuelle

Forfait mobilité durable

Tickets restaurant

Événements CSE

Descrizione del lavoro

ESPOL recrute un chargé de scolarité à temps plein en CDI à Lille, pour un remplacement à compter de mi-janvier. Vous assurez l’accueil, la gestion administrative et la logistique de la scolarité, en liaison avec les étudiants, les enseignants et les responsables pédagogiques.

Vous maîtrisez le secrétariat, la planification et le Pack Office, dont Excel, et vous savez travailler en équipe. Rémunération autour de 2 092 € brut mensuels, avec prime de fin d’année et RTT, dans un environnement

Competenze

• Expérience dans une fonction similaire ou équivalente.
• Maîtrise des techniques de secrétariat et de la planification.
• Maîtrise de l'anglais (Niveau B2).
• Maîtrise du Pack Office et plus spécifiquement d’Excel.
• Avoir le sens du relationnel et de la communication; être organisé et rigoureux; être dynamique et réactif; esprit d'équipe.

Mansioni

• Accueil et interface avec l’extérieur (accueillir, renseigner, orienter).
• Gestion administrative de la scolarité (diffusion, archivage, emploi du temps, bulletins).
• Gestion des matières optionnelles et choix des étudiants; organisation des commissions de délibération.
• Organisation logistique (examens, jurys, réservation de salles et matériels, suivi des heures).
• Support à l’organisation d’événements et participation à la vie de l’entité.

Conoscenze

Anglais B2

Secrétariat

Planification

Relationnel

Strumenti

Excel

Pack Office

Descrizione del lavoro

Dans le cadre d’un remplacement, ESPOL recrute un Chargé de scolarité à temps complet. Le Chargé de scolarité gère l’organisation administrative et assure la bonne logistique de la scolarité afin d’en garantir le bon déroulement. Poste à pourvoir en CDI à compter de mi-janvier.

Missions

Accueil et interface avec l’extérieur

• Accueillir, renseigner et orienter des personnes (étudiants, enseignants, parents, etc.), en face à face, par téléphone et/ou messages électroniques

• Recevoir les étudiants, les enseignants pour toutes questions relatives aux études (choix d’option, groupes de TD, problème particulier, etc.) et missions

• Assurer le lien entre les étudiants et les enseignants en collaboration avec les responsables pédagogiques et le responsable scolarités (absences, notes, difficultés particulières).

Gestion administrative de la Scolarité

• Informer, mettre en page, reproduire, diffuser et archiver des documents de diverses natures ; notamment diffuser des informations à destination des étudiants sur le site AGORA, par mail si nécessaire.

• Gérer la production de polycopiés, en lien avec le service reprographie.

• Encoder les maquettes pédagogiques et affecter les enseignants aux cours.

• Centraliser les programmes et mettre en forme les emplois du temps et/ou saisir les emplois du temps dans l’outil dédié pour la réservation des salles.

• Gérer au quotidien les modifications, annulations et ajouts de cours ou autres modules en lien avec les enseignants et les étudiants.

• Gérer l’ensemble du contrôle des absences dans le cadre de la procédure mise en place par le service scolarité.

• Créer les groupes de TD et/ou suivre leurs modifications.

• Prendre en charge la gestion des matières optionnelles et notamment le choix par les étudiants.

• Editer et diffuser les bulletins et tableaux de jury de délibération.

• Organiser l’information des redoublants, gérer le choix des matières à repasser et les questions qui en découlent en lien avec le responsable pédagogique.

• Préparer les dossiers pour les commissions de délibération/études (relevés des notes, évaluation, etc.).

• De manière générale, réaliser les actions nécessaires au bon fonctionnement d’une ou plusieurs filières de formation.

Organisation logistique

• Relayer les dysfonctionnements des moyens pédagogiques au service compétent.

• Organiser les examens, les jurys et le contrôle continu, en lien avec le responsable scolarité : planification, collecte et reproduction des sujets, édition des listes d’étudiants, réservation de salles et matériels, remise des copies, encodage des notes, etc.

• Veiller au bon déroulement des cours, organiser les rattrapages éventuels et veiller à la réalisation des heures.

• Recueillir les besoins et gérer la réservation des matériels et salles dans un souci d’optimisation de l’occupation des locaux ; modifier les attributions de salles si nécessaire. Vérifier la disponibilité des matériels.

• Préparer et organiser divers évènements liés aux étudiants (réunion parents-professeurs, réunion des enseignants, réunion de consultation de copie, etc.).

• Assurer un soutien à l’organisation d’évènements organisés au sein de l’entité (remises de diplômes, des colloques et journées de recherche, etc.).

• Participer à la vie de l’entité, la Faculté ou de l’Université (journées de prérentrée, portes ouvertes, tournées d’informations, colloques, etc.) et représenter l’entité, la Faculté ou l’Université lors de ces manifestations.

Pour vous faire une idée plus précise du métier de chargé de scolarité, voici une vidéo de présentation qui vous donnera à coup sûr envie de nous rejoindre :
vdef-video-metier-charge-de-scolarite-avec-vincent-calatayud-source.mp4

Profil recherché

Dans le cadre de notre politique diversité, nous portons une attention particulière, à compétences égales, aux candidatures des personnes en situation de handicap.

• Expérience dans une fonction similaire ou équivalente.

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de la planification.

• Maîtrise de l'anglais (Niveau B2)

• Maîtrise du Pack Office et plus spécifiquement d’Excel.

• Avoir le sens du relationnel et de la communication, avoir le sens de l'accueil et de l'écoute, être organisé et rigoureux, être dynamique et réactif, avoir l'esprit d'équipe.

Pour réussir ce job, il faut

• Aimer avoir un quotidien très rythmé.

• Savoir faire preuve de patience et de réactivité pour gérer les situations urgentes.

• Savoir travailler en équipe ainsi qu'en autonomie.

• Aimer être au contact de différents interlocuteurs (étudiants, parents, enseignants, prestataires, services internes)

• Avoir une appétence pour les outils informatiques, logiciels et être un as d'Excel surtout pour la gestion des plannings (si vous avez un très bon niveau à Tetris c'est un avantage) et pour les formules de bases.

Ce que l'on propose

• Rémunération : 2092 euros bruts mensuels : Rémunération sur 12 mois + prime de fin d’année versée en deux temps (juin et novembre) après 4 mois de présence au sein de l’établissement.

• La période d’essai est de 2 mois (renouvelable 1 fois)

• 194 jours travaillés (pour une année complète)

• 27 jours de RTT (sur une année complète)

Avantages sociaux

• Carte Titres restaurant EDENRED (valeur de faciale du titre: 10 euros (avec prise en charge de l’employeur à hauteur de 60%) – Distribution de 190 tickets par an (pour un temps complet)

• Mutuelle/Prévoyance

• Forfait mobilité durable donnant droit au remboursement des frais de transport (sous forme d’abonnement) à hauteur de 75%

• Divers bons cadeaux offerts par le CSE (sous réserve d’avoir les conditions d’ancienneté au moment de la distribution.)

• Evénements fédérateurs