Responsable scolarité (F/H)

Service Formation Continue Université de Montpellier; Montpellier; Hybrid; EUR 22,000 - 23,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel (2 jours/semaine)

Restauration collective

Aide et prestations sociales

Transport en commun partiellement pris

Accès à activités sportives et culture

Job summary

Université de Montpellier recherche un Responsable de la scolarité pour coordonner les activités administratives et pédagogiques liées à la scolarité des étudiants.

Vous encadrez une équipe de secrétaires pédagogiques et assurez la circulation des informations tout en veillant au respect du cadre réglementaire et des échéances calendaires.

Qualifications

• Maîtriser le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la scolarité.
• Aptitude à rédiger des actes administratifs, notes et rapports circonstanciés.
• Bonne compréhension des relations avec enseignants, étudiants et services.
• Capacité à proposer des contenus de communication adaptés sur différents supports.

Responsibilities

• Assurer la coordination des opérations de gestion administrative et pédagogique de la scolarité.
• Piloter les process administratifs et pédagogiques liés à la gestion des étudiants.
• Participer aux missions administratives relatives au processus Inscription en lien avec le réfèrent inscription.
• Effectuer les inscriptions pédagogiques et modifications individuelles.
• Gérer la diffusion des informations à destination des étudiants (extranet, mails).
• Organiser les journées portes ouvertes et les manifestations de communication.

Skills

Leadership

Gestion d'équipe

Rédaction d'actes administratifs

Gestion calendaire

Tools

Apogée

Job description

Sous l’autorité de la Directrice administrative adjointe de composante, le Responsable de la scolarité coordonne et anime l’ensemble des activités liées à la scolarité de l’IAE. (DU, Licence et master 1500 étudiants).

Il veille au bon déroulement des parcours étudiants, à la mise en oeuvre des décisions des instances (CFVU, Conseil de l’IAE) et à la qualité du service rendu aux usagers.

À l’interface entre les équipes pédagogiques, les services administratifs, la DFE et les étudiants, il accompagne l’activité du service de scolarité, encadre l’équipe des secrétaires pédagogiques, favorise la circulation de l’information et contribue à l’amélioration continue des pratiques et des procédures, dans le respect du cadre réglementaire

• Assurer la coordination des opérations de gestion administrative et pédagogique de la scolarité

• Piloter les process administratifs et pédagogiques liés à la gestion des étudiants

• Participer aux missions administratives relatives au processus Inscription en lien avec le réfèrent inscription

• Effectuer les inscriptions pédagogiques et modifications individuelles.

• Coordonner et superviser la collecte des Modalités de contrôles de connaissances

• Participer aux missions administratives relatives aux examens en présentiel et en ligne : superviser l'organisation des examens : mise en place du calendrier des examens, contrôles des MCC

• Préparer les travaux relatifs aux jurys et participer à la délibération des jurys : assurer la délivrance d'attestations diverses et édition des diplômes

• Assurer l'instruction et le suivi de dossiers individuels ou complexes en vérifiant la conformité réglementaire :

• Suivre les demandes de césures, statuts particuliers, contrat de redoublement

• Rédiger les attestations complexes portant sur la scolarité

• Gérer le suivi administratif d’activités pédagogiques spécifiques en double diplomation et délocalisés

• Effectuer la diffusion des informations à destination des étudiants (extranet, mails …)

• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure

• Participer à l'organisation des journées portes ouvertes de l'IAE, du Salon de l'enseignement supérieur et de la recherche et autres manifestations de communication

• Soutenir l'activité de l'équipe administrative en période de pics d'activité

• Participer aux missions administratives relatives au processus recrutement des étudiants (Parcousup, eCandidat, MonMaster etc.) en lien avec le réfèrent recrutement de l'IAE

• Assurer la gestion de l'archivage des divers documents et dossiers (en lien avec le référent archives)

• Assurer la coordination des activités spécifiques de l'apprentissage et formation

• Assurer l'encadrement d’une équipe de secrétaires de scolarité ( Licence, Master et DU) :

• Assurer l’encadrement de l’équipe de scolarité en organisant l’activité, en accompagnant les agents dans leurs missions et en veiller au développement de leurs compétences

• Apporter un appui technique et réglementaire afin de sécuriser les pratiques, harmoniser les procédures et garantir la qualité du service rendu aux usagers

• Participer à l'organisation des journées portes ouvertes de l'IAE, du Salon de l'enseignement supérieur et de la recherche et autres manifestations de communication

• Soutenir l'activité de l'équipe administrative en période de pics d'activité

Savoir :

• Maîtriser le fonctionnement de l’enseignement supérieur et de l’environnement universitaire, avec une connaissance approfondie des activités de scolarité au sein d’une composante.

• Avoir connaissance des procédures administratives et aptitude à rédiger des actes administratifs, notes et rapports circonstanciés.

• Avoir une bonne compréhension des relations avec les différents interlocuteurs de l’IAE (enseignants, étudiants, services centraux, partenaires) et capacité à proposer des contenus de communication adaptés à différents supports.

Savoir faire :

• Etre capable de s’approprier rapidement les outils métiers et à maîtriser leurs interactions, notamment l’ensemble des domaines du logiciel Apogée.

• Etre apte à piloter et organiser l’activité dans un environnement complexe soumis à de fortes contraintes calendaires et réglementaires.

• Etre capable de gérer les priorités, assurer la continuité du service, respecter les échéances nationales et s’adapter aux évolutions ou situations imprévues.

• Maîtriser les méthodes de suivi, de coordination et de reporting des activités.

• Avoir des capacités à encadrer une équipe, à fixer des objectifs, à donner des consignes, à en assurer le suivi et à rendre compte de l’activité.

Savoir être :

• Avoir un bon Leadership et être capable de mobiliser et animer une équipe autour d’objectifs communs.

• Avoir le sens du travail collectif et de la coopération dans un environnement transversal.

• Savoir être diplomate, avoir des qualités relationnelles et le sens du dialogue avec des interlocuteurs variés.

• Faire preuve de rigueur, de discernement et avoir de solides aptitudes d’analyse, notamment dans les domaines réglementaires et juridiques.

• Etre réactif, savoir anticiper, savoir prendre du recul et être apte à proposer des solutions adaptées dans des contextes complexes.

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l’université de Montpellier, c’est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

• Dispositifs de développement des compétences: accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

• Jusqu’à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)

• Temps de travail aménageable

• Jusqu’à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

• Restauration collective

• Aide et prestations sociales

• Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

• Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l’université

• Soutien à la parentalité: club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d’éligibilité

Informations complémentaires :

Rémunération : de 1990 € à 2015 € bruts mensuels, dont 140 € d’indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : janvier 2027

Type de contrat : CDD de catégorie B

Durée du contrat : 12 mois

Clôture des candidatures : 29/11/2026