Chargé de planification H/F

Skolae; Aix-en-Provence; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Le réseau GES & EDUCTIVE, regroupant 23 écoles et 25 campus en France, implanté à Aix-en-Provence, recrute un(e) chargé(e) de planification pédagogique. Vous préparerez l’année, programmerez les cours selon les disponibilités des intervenants et des moyens, et gérerez les absences et les réajustements.

Vous veillerez au respect des volumes horaires et à l’adéquation salles/groupes. Mission au sein d’un réseau dynamique, en croissance, avec soutien aux attachés de promotion et coordination avec

Responsibilities

• Préparer les documents de disponibilité des intervenants en relation avec la direction des études
• Réaliser et optimiser la programmation des cours en fonction des disponibilités
• Gérer les contraintes de cours communs et d’électifs et les contraintes matérielles des salles
• Alerter sur les goulots d’étranglement et vérifier l’adéquation entre salles et groupes
• Veiller au respect des volumes horaires et tenir le planning à jour dans Gesplanning
• Fournir le support des feuilles de présence des intervenants et coordonner avec les attachés de promotion
• Optimiser les emplois du temps en fonction des absences et des trous dans le planning
• Apporter un soutien ponctuel aux attachées de promotion ou aux Coordinateurs Pédagogiques

Job description

Le réseau GES & EDUCTIVE forme un réseau d’enseignement supérieur composé de 23 écoles spécialisées réparties sur 25 campus en France et qui regroupe près de 22 000 étudiants.Implantés à Paris, Lille, Lyon, Reims, Grenoble, Aix-en-Provence, Toulon, Toulouse, Nantes, Rennes et Bordeaux nous occupons une place importante sur le secteur de l’éducation supérieure en France.

Nous formons des étudiants sur des programmes BTS, Bachelors, Mastères et MBA sur de nombreux domaines de spécialisation : Management, Commerce, Marketing, Communication, Immobilier, Audit & Finance, Ressources Humaines, Comptabilité, Digital, Informatique, Design, Architecture, Journalisme, Audiovisuel, Conseil en Image, Luxe et Mode.

Nous rejoindre, c’est faire le choix d’intégrer un réseau dynamique et ambitieux en constante croissance et faire le choix d’accompagner de nombreux étudiants dans leur insertion professionnelle.

Vos missions détaillées seront les suivantes :

Préparation de l’année scolaire

• Préparer les documents de disponibilité des intervenants en relation avec la direction des études
• Faire parvenir aux intervenants les documents de demande de disponibilités ; hiérarchiser ses derniers en termes de priorité ou de contrainte
• Réaliser et optimiser la programmation des cours en fonction des disponibilités des intervenants et des disponibilités des moyens (salles, informatique…)
• Gérer les contraintes de cours communs et d’électifs : cours d’anglais, d’informatique, électifs. Gérer les contraintes matérielles des salles : amphithéâtre, salles informatiques, vidéo projecteurs
• Alerter en amont des goulots étranglement sur un site
• Veiller avant chaque rentrée à l’adéquation entre la taille des salles et la taille des groupes
• Vérifier avant chaque rentrée à l’adéquation entre le nombre de salles d’un site et le nombre de groupes prévus

Planifier les examens

• Faire parvenir aux intervenants une confirmation de leur planning
• Veiller au respect des volumes horaires définis par la Direction des Etudes

Gestion quotidienne

• Gérer les absences des intervenants, repositionner les heures manquantes
• Informer les attachés de promotion afin de prévenir les étudiants concernés
• Tenir « Gesplanning » (logiciel de planning) à jour des absences des intervenants et l’état d’occupation quotidien des salles
• Fournir aux attachés de promotion le support des feuilles de présence des intervenants
• Optimiser les emplois du temps en fonction des absences des intervenants ou des « trous »
• Alerter le Directeur des Etudes sur les engorgements de site et sur les indisponibilités des intervenants
• Être en relation avec les intervenants pour toutes questions concernant leur planning
• Assure la réservation de certaines salles en fonction des évènements à organiser
• Apporter un soutien ponctuel aux attachées de promotion ou aux Coordinateurs Pédagogiques