Chargé de planification H/F

Skolae; Grenoble; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

SKOLAE, campus EDUCTIVE à Grenoble, recherche un(e) chargé(e) de planning en CDD pour piloter la préparation et l’optimisation des emplois du temps des intervenants et des salles.

Vous coordonnerez les disponibilités, planifierez les cours et examens, et assurerez le suivi quotidien des absences. Ce poste requiert rigueur, sens de l’organisation et maîtrise du logiciel de planning Gesplanning.

Qualifications

• Compétences en planification et organisation des emplois du temps.
• Capacité à coordonner les disponibilités des intervenants et des salles.

Responsibilities

• Préparer et optimiser la programmation des cours selon disponibilités et moyens.
• Gérer les absences des intervenants et repositionner les heures manquantes.
• Veiller à l’adéquation entre taille des salles et groupes.
• Planifier les examens et alerter sur les goulets d'étranglement.
• Assurer la réservation des salles et apporter un soutien ponctuel aux attachées de promotion.

Skills

Organisation

Planification

Gestion du planning

Communication

Gestion des salles

Tools

Gesplanning

Job description

SKOLAE est un réseau d’établissements d’enseignement supérieur et de formation professionnelle des entreprises.Le pôle éducation est composé de 23 écoles spécialisées réparties sur 25 campus en France et qui regroupe près de 22 000 étudiants.Le Pôle formation regroupe une trentaine de sites au niveau national et forme chaque année environ 150 000 apprenants (salariés, demandeurs d’emploi).Rejoindre SKOLAE, c’est faire le choix d’intégrer un réseau dynamique et ambitieux en constante croissance et donner du sens à sa carrière en travaillant dans une entreprise qui accompagne des étudiants, des demandeurs d’emploi et des salariés dans leur réussite professionnelle.Notre campus EDUCTIVE situé à Grenoble recherche un(e) chargé(e) de planning en CDD pour intégrer son équipe administrative.

Préparation de l’année scolaire

• Préparer les documents de disponibilité des intervenants en relation avec la direction des études
• Faire parvenir aux intervenants les documents de demande de disponibilités ; hiérarchiser ses derniers en termes de priorité ou de contrainte
• Réaliser et optimiser la programmation des cours en fonction des disponibilités des intervenants et des disponibilités des moyens (salles, informatique…)
• Gérer les contraintes de cours communs et d’électifs : cours d’anglais, d’informatique, électifs.
• Gérer les contraintes matérielles des salles : amphithéâtre, salles informatiques, vidéo projecteurs
• Alerter en amont des goulots étranglement sur un site
• Veiller avant chaque rentrée à l’adéquation entre la taille des salles et la taille des groupes
• Vérifier avant chaque rentrée à l’adéquation entre le nombre de salles d’un site et le nombre de groupes prévus
• Planifier les examens
• Faire parvenir aux intervenants une confirmation de leur planning
• Veiller au respect des volumes horaires définis par la Direction des Etudes

Gestion quotidienne

• Gérer les absences des intervenants, repositionner les heures manquantes
• Informer les attachés de promotion afin de prévenir les étudiants concernés
• Tenir « Gesplanning » (logiciel de planning) à jour des absences des intervenants et l’état d’occupation quotidien des salles
• Fournir aux attachés de promotion le support des feuilles de présence des intervenants
• Optimiser les emplois du temps en fonction des absences des intervenants ou des « trous »
• Alerter le Directeur des Etudes sur les engorgements de site et sur les indisponibilités des intervenants
• Être en relation avec les intervenants pour toutes questions concernant leur planning
• Assure la réservation de certaines salles en fonction des évènements à organiser
• Apporter un soutien ponctuel aux attachées de promotion ou aux Coordinateurs Pédagogiques

Critères de performance :

• Respect des délais d’élaboration des emplois du temps
• Emplois du temps équilibrés et satisfaisants pour les étudiants
• Optimisation du taux d’occupation des salles
• Bonne adéquation entre la taille des groupes et la taille des salles
• Rapidité dans la transmission des modifications d’emplois du temps
• Bon positionnement des cours communs et électifs
• Respect des contraintes matérielles des intervenants chargés de planning des autres sites