Chargé(e) Administratif(ve) et Planification

Groupe IGENSIA Education; Paris; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

IGENSIA Education Group recherche un(e) Chargé(e) Administratif et planification en CDD pour prendre en charge l’organisation et la coordination des formations.

Vous serez au cœur des parcours pédagogiques, en contact avec les équipes et apprenants, assurant le suivi administratif, budgétaire et le respect des procédures internes.

Qualifications

• Coordination administrative et organisationnelle des formations.
• Capacité à anticiper, coordonner et gérer des plannings.
• Gestion administrative et suivi budgétaire des activités pédagogiques.

Responsibilities

• Organiser et coordonner les plannings des formations et des intervenants.
• Assurer le suivi administratif des mobilités et des documents liés.
• Réaliser le suivi budgétaire prévisionnel et la saisie des bons de commande.
• Organiser les évaluations, examens et distribution des documents académiques.
• Participer à l’amélioration continue et au respect des procédures Qualiopi.

Job description

Nous recherchons dans le cadre d'un remplacement un/e Chargé/e Administratif et planification en CDD.

VOTRE MISSION :ÊTRE AU CŒUR DE L’ORGANISATION DE NOS FORMATIONS !

Vous aimez coordonner, anticiper et relever des défis au quotidien ? Voussouhaitez occuper un poste polyvalent, au contact de nombreux interlocuteurs etcontribuer concrètement à la qualité de nos formations ?

Au sein du Groupe IGENSIA Education, vous jouerez un rôle essentiel dansle bon déroulement des parcours de formation. Véritable interlocuteur(trice)privilégié(e) des équipes pédagogiques, des intervenants et des apprenants,vous assurerez la coordination administrative et organisationnelle desformations.

Vos principales responsabilités seront les suivantes :

ORGANISER ETCOORDONNER LES PLANNINGS

• Recueillir et consolider les contraintes deplanification : disponibilités des intervenants, salles et rythmes deformation.
• Construire, publier et contrôler les emplois du tempsdes groupes et des intervenants.
• Garantir la couverture des heures de formation etassurer la communication des plannings.
• Anticiper et gérer les imprévus : absences,remplacements et modifications de dernière minute.
• Maintenir un lien opérationnel avec les formateurs etles responsables de parcours.
• Participer à l’organisation des mobilitésinternationales et assurer leur suivi administratif.

ASSURER LE SUIVIADMINISTRATIF ET BUDGÉTAIRE

• Participer à la construction des budgets prévisionnelsen heures.
• Veiller à la cohérence entre les plannings et lesbudgets validés.
• Saisir les bons de commande dans les outils de gestion.
• Assurer le suivi administratif des mobilitésinternationales : conventions, documents administratifs et facturation.

CONTRIBUER À LA RÉUSSITE DESAPPRENANTS

• Organiser les évaluations, examens blancs et épreuvescertificatives.
• Assurer les inscriptions et le suivi des sujetsd’examen.
• Préparer les livrets scolaires, bulletins de notes etdocuments destinés aux commissions.
• Participer à la gestion et à la distribution desdiplômes et parchemins.
• Assurer le suivi des relevés de compétences.

PARTICIPER ÀL’AMÉLIORATION CONTINUE

• Recueillir les retours des apprenants et desintervenants sur l’organisation des formations.
• Identifier les éventuels dysfonctionnements et proposerdes solutions d’amélioration.
• Contribuer aux audits internes, notamment dans le cadrede la démarche Qualiopi.
• Participer à la mise à jour des bases de données et auxdifférents projets transverses du campus.