Responsable du pôle Planification (F/H) - CDI

CentraleSupélec; Gif-sur-Yvette; À distance; EUR 55 000 - 90 000; Plein temps

Résumé du poste

La Direction des Etudes du cursus ingénieur généraliste de CentraleSupélec recrute un/e Responsable pour le pôle Planification. Sous l'autorité du Directeur des Etudes, vous aurez la mission de garantir la qualité de la planification des emplois du temps et d'assurer le lien avec les Bachelors et Masters.

Intégré(e) à une équipe de 30 personnes, vous assurez le management fonctionnel de 11 personnes, encadrez et animez l'équipe, et pilotez les projets d'optimisation des processus et de

Qualifications

• Expérience en gestion de planning universitaire.
• Capacité à coordonner équipes et interlocuteurs.
• Connaissance des outils de gestion et de plans d'études.

Responsabilités

• Participer à la construction des emplois du temps annuels et planification macro, diffusion et amendement éventuel.
• Envoyer les fiches navettes aux enseignants et calendariser les envois et retours.
• Vérifier les fiches navettes reçues et relancer les enseignants jusqu'à réponse.
• Répartir les cours à planifier et veiller à l'interopérabilité des membres de l'équipe.
• Superviser les campagnes d’affectation des effectifs et informer les enseignants des fluctuations.
• Cadencer les travaux de modélisation, mise en place de l’emploi du temps et affectation des élèves.
• Vérifier les modifications imprévues et justifier les demandes venues des enseignants.
• Participer à la résolution des conflits d’emploi du temps entre activités et cours.
• Agir en liaison avec la DPIET pour l’affectation des salles selon les effectifs.
• Répondre aux questions sur les outils informatiques (MyExams et MyTeacher).
• Croiser les données d’emplois du temps pour vérification générale.
• Orienter les enseignants et éventuellement les élèves vers les bons interlocuteurs.

Connaissances

Planification

Management fonctionnel

Coordination d'équipe

Amélioration des processus

Outils

MyExams

MyTeacher

Description du poste

La Direction des Etudes du cursus ingénieur généralistede CentraleSupélec recherche un(e) Responsable pour son pôle Planification. Placé(e)sous l’autorité duDirecteur des Etudes, votremission principale sera d’assurer la qualité de la planification des emplois dutemps du cursus ingénieur généraliste de l’Ecole.

Vous devrez agir en liaison avecl’équipe en charge des Bachelors et des Masters pour fluidifierles emplois du temps et les interactions.

Vous intégrerez une équipe de 30personnes et vous aurez le management fonctionnel de 11 personnes.

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

1.Activités principales

• Participer à la construction des emplois du tempsannuel et planification « Macro ». Les diffuser en temps utiles auxenseignants pour avis et les amender éventuellement.
• Envoyer les fiches navettes (FN) aux enseignantspour recueillir précisément les modalités d’enseignement. Etablir lecadencement des envois/retours de ces FN en fonction du calendrier et du débutdes cours.
• Vérifier les fiches navettes reçues desenseignants organisant leurs cours. Relancer inlassablement les enseignants quitardent à répondre.
• Répartir les cours à planifier à l’aide desfiches navettes entre les membres de l’équipe. Veiller à ce que ces dernierssoient interopérables dans cette fonction de planification des cours et desévénements.
• Superviser les campagnes d’affectation deseffectifs pour les répartir entre les différents cours. Vérifier que lesenseignants soient tenus au courant des fluctuations d’effectifs dans leurscours.
• Cadencer les travaux de modélisation, de mise enplace de l’emploi du temps, d’affectation des élèves.
• Vérifier les modifications inopinées de l’emploidu temps (absence d’enseignants, modification de salles…) et contrôler lapertinence des demandes de modifications venant des enseignants.
• Participer à la résolution des éventuels conflitsd’emploi du temps entre les différentes activités et cours (DLC, projets…).
• Agir en liaison étroite avec la DPIET en chargede l’affectation des salles en fonction des effectifs.
• Répondre aux questions des enseignants portantsur les outils informatiques mis à leur disposition par l’Ecole (notamment MyExamset MyTeacher).
• Croiser in fine les données des emplois du tempsconstruits à des fins de vérification générale.
• Orienter les enseignants et éventuellement lesélèves vers les bons interlocuteurs.

2. Coordination d'équipe

• Encadrer et animer une équipe dédiée à la planificationde la scolarité.
• Répartir les tâches et organiser le travail en fonction des pics d'activité.
• Assurer le suivi de l'activité et des objectifs de l'équipe.
• Former et accompagner les membres de l'équipe.
• Conduire les entretiens individuels et évaluer les performances.
• Favoriser la cohésion d'équipe et la qualité de vie au travail.
• Organiser des réunions d'équipe régulières et des points de coordination.

3.Optimisation et amélioration des processus

• Contribuer à la digitalisation et àl'automatisation des processus.
• Proposer des améliorations pourfluidifier les circuits de circulation de l’information.
• Participer à l'évolution des outils degestion (logiciels, plateformes).
• Élaborer et mettre à jour les procédureset guides utilisateurs.