Chargé(e) Administratif(ve) et Planification

IGENSIA Education Group; Paris; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

IGENSIA Education Group recherche un/une gestionnaire de planification pour coordonner les contraintes, les emplois du temps et les évaluations des parcours apprenants à Paris. Vous assurerez l’animation des intervenants, la mobilité internationale et le suivi administratif lié à la planification.

Le poste implique la consolidation des données, le chiffrage des heures et la communication des plannings. Expérience en gestion de projets éducatifs souhaitée, poste en présentiel sur le campus.

Responsibilities

• Collecter et consolider les contraintes de planification (rythmes, disponibilités, salles).
• Participer aux échanges avec les responsables des parcours apprenant pour la faisabilité organisationnelle.
• Assurer le volet administratif et planification de la mobilité internationale: temps de mobilité, documents, conventions, facturation.
• Contribuer au chiffrage des heures planifiées en consolidant les données.
• Saisir les bons de commande dans les outils de gestion.
• Assurer la planification prévisionnelle et l’animation des intervenants.
• Construire, publier et contrôler les emplois du temps et garantir l’inscription pédagogique des apprenants.
• Garantir la couverture des heures et communiquer les plannings aux intervenants et apprenants.
• Gérer les ajustements et imprévus (absences, remplacements, urgences) et maintenir le lien opérationnel avec les formateurs.
• Organiser les évaluations et assurer les inscriptions, la réception et la vérification des sujets.
• Préparer les livrets scolaires, tableaux de commission, bulletins et assurer l’envoi et le suivi.
• Centraliser et distribuer les diplômes et parchemins et assurer le relevé de compétences.
• Suivre les retours des apprenants et enseignants, proposer des actions correctives suite aux incidents de planning.
• Contribuer aux audits internes et projets transverses du campus et mise à jour des bases de données SI.

Job description

Préparer la planification

• Collecte et consolide les contraintes de planification (rythmes, disponibilités des intervenants, salles) et prépare les données nécessaires à la planification prévisionnelle
• Participe aux échanges avec les responsables des parcours apprenant pour assurer la faisabilité organisationnelle
• Assure le volet administratif et planification de la mobilité internationale : intégration des temps de mobilité, gestion des documents administratifs, conventions, facturation

Construire le budget heures prévisionnelles

• Contribue au chiffrage des heures planifiées en consolidant les données et assure la cohérence entre les contraintes de planning et l’enveloppe budgétaire validée
• Saisit les bons de commande dans les outils de gestion
• Assurer la planification prévisionnelle et l’animation des intervenants
• Construit, publie et contrôle les emplois du temps (groupes, salles, intervenants) et garantit l’inscription pédagogique des apprenants
• Garantit la couverture intégrale des heures et assure la communication des plannings aux intervenants et aux apprenants
• Gère les ajustements et imprévus (absences, remplacements, urgences) et maintient le lien opérationnel avec les formateurs

Assurer la planification prévisionnelle et l’animation des intervenants

• Construit, publie et contrôle les emplois du temps (groupes, salles, intervenants) et garantit l’inscription pédagogique des apprenants
• Garantit la couverture intégrale des heures et assure la communication des plannings aux intervenants et aux apprenants
• Gère les ajustements et imprévus (absences, remplacements, urgences) et maintient le lien opérationnel avec les formateurs

Gérer le suivi pédagogique et les évaluations

• Organise les évaluations (devoirs sur table, examens blancs, épreuves certificatives) et assure les inscriptions, la réception et la vérification des sujets
• Prépare les livrets scolaires, tableaux de commission, bulletins de notes et en assure l’envoi et le suivi
• Centralise et distribue les diplômes et parchemins et assure le relevé de compétences

Contribuer à l’amélioration continue et aux projets transverses

• Suit les retours des apprenants et enseignants sur la qualité organisationnelle, identifie les causes des incidents de planning et propose des actions correctives
• Contribue aux audits internes (Qualiopi, conformité pédagogique), à la mise à jour des bases de données SI et aux projets transverses du campus