CHARGE D’ACCUEIL ET SUPPORT ADMINISTRATIF H/F

SIPAREX; Lyon; Sur place; EUR 11 000 - 17 000; Temps partiel

Avantages offerts par ce poste

Intéressement

Remboursement 50% transport

Mutuelle prise en charge 60%

Résumé du poste

Siparex recherche un chargé d’accueil et support administratif pour son entité de Lyon, à temps partiel (20h/semaine). Vous assurez l’accueil, le secrétariat, et des missions d’office management, tout en supportant une des fonds lyonnauds et l’équipe. Profil orienté organisation, discrétion et bonnes capacités relationnelles requises.

Rémunération selon profil et horaires, avec intéressement et remboursement partiel des frais de transport, mutuelle prise en charge à 60%.

Qualifications

• Expérience en secretariat/accueil et gestion des communications.
• Discrétion et respect de la confidentialité obligatoires.
• Bonne aisance relationnelle et diplomacy dans les échanges.

Responsabilités

• Accueillir, informer et orienter les visiteurs.
• Transmettre les communications téléphoniques et assurer le premier contact.
• Gérer l’organisation des déplacements et réservations (avion, hôtel, voiture).
• Gérer les réservations des salles et soutenir l’organisation des séminaires internes.
• Aider à la logistique et au suivi des notes de frais et événements investisseurs.
• Soutenir l’assistante du président et l’intégration des nouveaux arrivants.
• Impression et reliure de dossiers et booklets si besoin.

Connaissances

Accueil & secrétariat

Organisation

Communication

Microsoft Office

Outils

Bureautique

Description du poste

Siparex est un groupe indépendant français spécialiste du capital-investissement. Avec une forte croissance organique et des acquisitions significatives, Siparex est un acteur au service du développement des entreprises et de leur transformation. De la start-up à l’ETI, il finance et accompagne de grandes aventures entrepreneuriales grâce à ses différentes lignes de métiers : Innovation sous la marque XAnge, Transition Energétique (TiLT), Entrepreneurs, Redéploiement, Mezzanine, MidCap, et ETI.

Le Groupe peut s’appuyer sur un ancrage territorial fort, avec 6 bureaux en France (Paris, Lyon, Nantes, Lille, Strasbourg et Toulouse), 4 implantations en Europe (Milan, Munich, Berlin et Bruxelles) et des partenariats en Afrique et en Amérique du Nord. Il affiche aujourd’hui des capitaux sous gestion de 3 milliards d’euros.

Pour son entité de Lyon, Siparex recherche un chargé(e) d’accueil et support administratif.

Sous la responsabilité de l’assistante du président, vous assurez les activités traditionnelles de support administratif et logistique et effectuez un ensemble d’activités complémentaires contribuant au bon fonctionnement de cette entité et de ses équipes.

Au quotidien, vous jouez un rôle essentiel dans l’organisation de la filiale en réalisant les missions suivantes :

1/ Accueil & secrétariat

Accueillir, informer et orienter les visiteurs

Traiter et transmettre les communications téléphoniques qui vous parviennent et assurer le premier niveau de contact

Prendre en compte l'organisation des déplacements des équipes des différents bureaux (- réservation avion - hôtel - voiture de location...) et résoudre des problèmes spécifiques en cas de besoin (changement d'avions, changement de destination...),

Gestion journalière des réservations des salles de réunion.

Aider à la logistique des séminaires internes

Apporter une aide à l’assistante du président dans la gestion des notes de frais, des évènements Relations Investisseurs, logistique déplacement, réservations de restaurant et d’hôtel, …

Aide à l’accueil des nouveaux arrivants du bureau de Lyon (planification des réunions d’intégration)

Aide ponctuelle pour des impressions et reliures de booklets/dossiers

2/ Office management

Assurer les demandes de restauration, commandes des fournitures nécessaires (Bureau, Nespresso, Brita, …)

Effectuer et suivre les achats courants nécessaires au fonctionnement de l’entité et gérer les moyens communs du service

3/ Support pour l’un des Fonds basé à Lyon

Gestion des documents relatifs aux Assemblées Générales

Sur une base de 20h + intéressement + Remboursement 50% de votre carte de transport + mutuelle prise en charge à 60% par Siparex

20h / semaine + heures supp si nécessaire

Lundi au vendredi: 14h-18h + flexibilité éventuelle en cas d’absence de son assistante binôme

Agile et flexible, vous adoptez une posture professionnelle mature, fondée sur le discernement, la diplomatie et le sens des priorités. Vous savez vous adapter aux différentes situations, prendre du recul et agir avec réactivité lorsque cela est nécessaire. Disponible, discret(e) et respectueux/se de la confidentialité, vous disposez de solides qualités relationnelles et de bonnes capacités de communication. Vous maîtrisez également les outils bureautiques.