CDI - Assistant(e) Office Manager - Paris 8

Largillière Finance; Paris; Sur place; EUR 26 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Largillière Finance recherche un/une Assistant(e) Office Manager pour accompagner l’équipe dans l’organisation quotidienne du bureau et des échanges internes et externes.

Vous serez formé(e) et participerez activement à l’ensemble des missions: accueil, gestion du courrier, logistique, organisation des déplacements et des événements, avec rigueur, discrétion et esprit d’équipe.

Qualifications

• Expérience en accueil ou en office management appréciée.
• Présentation soignée, sens de l’accueil, aisance relationnelle.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams).
• Autonomie, rigueur, sens de l’organisation.
• Esprit d’équipe et polyvalence.
• Bonne maîtrise en anglais, écrite et orale.
• Discrétion et confidentialité.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et appels.
• Gestion du standard et filtrage des messages.
• Maintien des espaces d’accueil et des salles de réunion.
• Gestion du courrier, envois et dispatching.
• Gestion des fournitures et du matériel de bureau.
• Organisation des déplacements et événements internes.
• Suivi des agendas et coordination logistique avec les prestataires.
• Interface avec les équipes RH et marketing selon les besoins.

Connaissances

Accueil & office

MS Office

Autonomie

Rigueur

Organisation

Team spirit

Outils

Matériel bureautique

Description du poste

Vous rejoindrez Largillière Finance en qualité d’ Assistant(e) Office Manager, serez formé(e) et participerez activement à l’ensemble des phases d’organisation interne au sein d’une équipe dynamique. Vos missions seront notamment:

Accueil physique et téléphonique

• Accueillir les visiteurs avec professionnalisme et convivialité
• Gestion du standard téléphonique: filtrage, orientation et prise de messages
• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil, des salles de réunion et parties communes
• Commande et gestion des plateaux-repas et déjeuners de travail

Gestion du courrier et des communications

• Réception, tri, affranchissement et dispatching du courrier
• Envoyer les colis et suivre les livraisons
• Gestion de la boite mail standard

Office management et logistique

• Gérer les commandes de fournitures de bureau et consommables
• Mise à jour et suivi des fichiers administratifs (inventaires, fournisseurs et prestataires…)
• Gestion quotidienne du bureau pour garantir un cadre de travail confortable et agréable aux collaborateurs
• Gestion des accès, commande de badge
• Aide à l’archivage
• Gestion des équipements de bureau courants (imprimantes, machine à café, matériel audiovisuel)
• Organisation des déplacements professionnels: réservation de billets, hôtels, taxi, restaurants
• Organisation des événements internes (afterwork, séminaire)
• Gestion des agendas partagés et coordination des plannings de réunion
• Gestion de la relation avec les fournisseurs d’accès internet, téléphonie et informatique
• Interface entre les équipes, les prestataires et la direction générale pour les sujets logistiques
• Support ponctuel aux équipes des services RH et marketing selon les besoins

• Expérience en accueil ou en office management appréciée
• Présentation soignée, sens de l’accueil, aisance relationnelle
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Teams)
• Autonomie, rigueur, sens de l’organisation
• Esprit d’équipe et polyvalence
• Bonne maîtrise en anglais
• Bonne expression écrite et orale
• Discrétion et confidentialité