Office Manager

Ma-domiciliation; Paris; Sur place; EUR 38 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Ma-domiciliation à Paris recherche un·e Office Manager confirmé·e pour piloter les fonctions juridiques, administratives et RH de l’entreprise. Le candidat idéal a entre 2 à 5 ans d’expérience en startup, est organisé, rigoureux et autonome.

Les missions comprennent la gestion des recrutements, la conformité juridique, et l’organisation des opérations quotidiennes. L’environnement de travail est dynamique avec de multiples priorités.

Qualifications

• 2 à 5 ans d’expérience comme Office Manager en startup.
• Organisation, rigueur et fiabilité à toute épreuve.
• Très forte autonomie et sens des responsabilités.
• À l’aise dans un environnement dynamique, avec des priorités multiples.

Responsabilités

• Piloter les fonctions juridiques, administratives et RH au quotidien.
• Assurer la conformité juridique de l’entreprise.
• Gérer les bureaux, logistique et prestataires.
• Préparer les paiements et suivre les factures.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Autonomie

Aisance avec les outils digitaux

Outils

Payfit

Pennylane

Excel

Google Suite

Agicap

Description du poste

Paris 8 – Champs-Élysées | CDI | Temps plein (39h)

Ma-domiciliation.fr est une startup B2B en forte croissance (+25 000 clients) spécialisée dans la domiciliation d’entreprises. Nous abordons une phase de structuration et cherchons un·e Office Manager confirmé·e, prêt·e à piloter au quotidien l’ensemble de nos sujets juridiques, administratifs et RH.

Vous serez le socle opérationnel de l’entreprise : grâce à vous, tout tourne, rien ne se perd, et l’équipe avance vite et sereinement. Vous avez déjà mené des missions de recrutement, vous connaissez les codes de l’univers startup, et vous avez accompagné la croissance d’une structure passée d’une vingtaine à une cinquantaine de collaborateurs.

Ton rôle

Vous serez le socle opérationnel de l’entreprise, en pilotant les fonctions juridiques, administratives et RH au quotidien.

Missions principales

People & RH

• Aide au recrutement : rédaction et diffusion des offres, screening et présélection des candidats
• Réponses aux demandes RH du quotidien
• Organisation des onboardings

Juridique & conformité

• Garantir la conformité juridique de l’entreprise au regard des obligations propres aux sociétés de domiciliation
• Obtention, maintien et renouvellement des agréments préfectoraux
• Vérification et transmission des exports SIE / greffes / URSSAF
• Suivi de nos obligations LCB-FT (lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme)
• Assurances des locaux

• Rédaction et relecture de contrats
• Gestion des contentieux et pré-contentieux (clients, partenaires, contestation de saisies administratives)
• Communications avec les administrations (greffe du TC, préfecture de police, SIE…)
• Négociation et relecture des baux commerciaux
• Réponse aux contrôles éventuels des administrations (DGCCRF, Dreets, SIE…) sur place ou à distance
• Participation et suivi d’Assemblées Générales de copropriété
• Gestion des formalités légales et administratives

Office & Operations

• Piloter le bon fonctionnement des bureaux (logistique, prestataires, fournitures)
• Garantir un environnement de travail fluide, professionnel et accueillant
• Accueil physique et à distance (prestataires, facteurs, huissiers, livreurs etc.)
• Recherches de nouveaux locaux

Finance & Admin

• Gestion du courrier sensible (chèques, amendes, documents officiels)
• Préparation des virements
• Suivi des factures et relation comptable (Pennylane)
• Aide à la clôture comptable
• Suivi du pilotage financier (Excel / Agicap)
• Préparation des paies (Payfit)

Transverse & amélioration continue

• Audit, suivi qualité et coordination des offices managers
• Projets ponctuels en lien direct avec les cofondateurs
• Identification et prise de contact avec de nouveaux prestataires stratégiques
• Proposition et mise en place d’améliorations de process
• Contribution aux documents liés à nos levées de fonds

Profil recherché

• 2 à 5 ans d’expérience comme Office Manager en startup
• Organisation, rigueur et fiabilité à toute épreuve
• Très forte autonomie et sens des responsabilités
• Aisance avec les outils digitaux (Payfit, Pennylane, Excel / Sheets, Agicap, Suite Google, outils IA)
• À l’aise dans un environnement dynamique, avec des priorités multiples