CDI - Assistant de direction et de gestion administrative des achats H/F

Cnc; Paris; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Le Centre national du cinéma et de l'image animée (CNC) recrute un(e) Assistant(e) de direction et de gestion administrative des achats au sein de la DESPRO. Vous soutiendrez quotidiennement la directrice et sa adjointe, et conduirez les procédures d’achats dans le respect des règles en vigueur.

Vos missions incluent l’accueil, la gestion des agendas, l’organisation des réunions et déplacements, le suivi des stocks et des commandes, ainsi que la collecte et la saisie de données statistiques.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et des procédures administratives, suivi des achats publics.
• Rigueur et sens du détail, organisation et gestion des priorités.
• Maîtrise du Pack Office et rédaction de documents professionnels.

Responsibilities

• Assistante quotidienne de la directrice et de la directrice adjointe de la DESPRO.
• Gestion administrative, comptable et juridique des achats dans le cadre des marchés publics.
• Accueil des visiteurs, filtrage des appels et réponse aux demandes internes et externes.

Skills

Maîtrise des outils bureautiques

Aisance relationnelle

Adaptabilité

Polyvalence

Rigueur

Capacité d’organisation

Education

Bac ou équivalent reconnu

Formation en secrétariat ou assistanat souhaitée

Tools

Word

Excel

Access

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

CDI - Assistant de direction et de gestion administrative des achats H/F

Description du poste

Fonction Publique de l'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Domaine/métier

Administration - Assistant de direction - secrétaire

Intitulé du poste

CDI - Assistant de direction et de gestion administrative des achats H/F

Descriptif du employeur

Le Centre national du cinéma et de l'image animée (CNC) est un établissement public à caractère administratif, placé sous l'autorité du ministère de la culture, chargé de concevoir et mettre en œuvre la politique de l'Etat dans les domaines du cinéma et des autres arts et industries de l'image animée, notamment ceux de l'audiovisuel, de la vidéo et du multimédia, dont le jeu vidéo.

Descriptif du service

La Direction des études des statistiques et de la prospective (DESPRO) s'organise autour de trois principales activités : la production de statistiques, la conduite d'études et l'élaboration de données et tendances prospectives.

Description du poste

Vous assistez au quotidien la directrice et la directrice adjointe de la DESPRO dans la réalisation de leurs missions, d’une part, et êtes, d’autre part, chargé(e) de la gestion administrative, comptable et juridique des procédures d’achats de la DESPRO, dans le cadre des marchés publics.

Vous assurez l’assistanat quotidien de la directrice et de la directrice adjointe en prenant en charge les activités administratives et organisationnelles nécessaires au bon fonctionnement de la direction. Vous accueillez les visiteurs, filtrez les appels téléphoniques et répondez aux demandes relevant de votre compétence, tout en orientant les interlocuteurs vers les personnes ou services concernés. Vous gérez les agendas de la directrice et de la directrice adjointe, organisez les réunions et les déplacements professionnels (transports, hôtels et remboursement de frais), et assurez le classement ainsi que l’archivage des documents à conserver. Vous mettez à jour le document de suivi des notes et des présentations Powerpoint, ainsi que leur archivage. Vous assurez également le suivi des stocks de fournitures, évaluez les besoins et effectuez les commandes nécessaires.

Vous participez également à la collecte et la saisie des données statistiques dans les bases de données dédiées et veillez à leur actualisation.

En lien avec la directrice et la directrice adjointe, vous assurez la gestion administrative des procédures d’achats de la DESPRO dans le cadre des marchés publics. Vous veillez au suivi de l’exécution des marchés et transmettez les éléments nécessaires au Département Achats et marchés pour validation. Vous procédez aux engagements comptables et juridiques des dépenses, assurez la liquidation des factures et leur mandatement, dans le respect des procédures et des circuits de validation en vigueur. Vous suivez les différentes étapes du traitement des dépenses, de l’engagement au paiement, et veillez à la fiabilité des informations et des pièces nécessaires à leur traitement. Dans ce cadre, vous serez en relation avec les fournisseurs et prestataires pour les questions relatives à la gestion administrative des dépenses et au suivi des factures. Vous facilitez les échanges entre les différents interlocuteurs concernés afin de contribuer au bon déroulement des procédures d’achats et au respect des échéances.

Descriptif du profil recherché

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment le Pack Office. Vous savez rédiger et mettre en forme des documents professionnels et mettre en œuvre des procédures administratives en veillant à leur suivi. Vous faites preuve d’adaptabilité et de polyvalence afin de répondre à la diversité des missions qui vous sont confiées. Votre rigueur, votre sens du détail et votre capacité à organiser votre travail vous permettent de gérer plusieurs activités en parallèle et de respecter les échéances.

Vous disposez d’une excellente aisance relationnelle et d’une présentation adaptée à vos fonctions. Vous savez communiquer avec des interlocuteurs variés, internes comme externes, et faire preuve de discrétion dans le traitement des informations. Votre sens du service et votre capacité à gérer les priorités contribuent à la qualité de l’appui apporté à la Direction.

Compétences

Savoir

• Connaissance des missions du CNC
• Intérêt pour le secteur de l’audiovisuel et du cinéma
• Maîtrise du code des marchés publics

Savoir-faire opérationnel

• Bureautique : Word, Excel, Access
• Rigueur et sens du détail
• Accueil téléphonique
• Mise en œuvre des procédures comptables

Savoir-faire relationnel

• Aisance relationnelle
• Esprit d’équipe
• Adaptabilité
• Bonne présentation

Profil type du poste

Bac ou équivalent reconnu - Formation en secrétariat ou assistanat souhaitée.

Une connaissance des procédures administratives et des règles applicables aux achats publics est indispensable.

Toute personne recrutée, quel que soit son niveau de responsabilité, est soumise, dans l’exercice de ses fonctions, aux obligations de déontologie du code général de la fonction publique (probité, intégrité, impartialité, laïcité, discrétion professionnelle, exercice exclusif des fonctions, obéissance hiérarchique, obligation de réserve).

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

• Service des adaptations audiovisuelles de spectacle vivant