CDI - Assistant de direction et de gestion administrative des achats H/F

Centre National du cinéma et de l'Image animée; Paris; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Centre National du cinéma et de l'image animée recherche une personne polyvalente pour assister quotidiennement la directrice et la directrice adjointe et assurer la gestion administrative des procédures d’achats dans le cadre des marchés publics.

Vous prenez en charge l’accueil, la gestion des agendas, l’organisation des réunions et déplacements, le suivi des documents et des stocks, ainsi que la saisie des données statistiques.

Qualifications

• Bac ou équivalent reconnu et formation en secrétariat ou assistanat souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Bonnes aptitudes organisationnelles et respect des procédures des achats publics.

Responsibilities

• Assister quotidiennement la direction (directrice et directrice adjointe).
• Gérer les agendas, accueillir les visiteurs et filtrer les appels.
• Organiser les réunions et les déplacements professionnels et gérer les frais.

Skills

Gestion administrative

Gestion d'agendas

Accueil téléphonique

Rédaction de documents

PowerPoint

Saisie de données

Archivage

Relationnel

Education

Bac ou équivalent reconnu

Formation en secrétariat ou assistanat souhaitée

Tools

Pack Office

Word

Excel

Access

Job description

Vous assistez au quotidien la directrice et la directrice adjointe de la DESPRO dans la réalisation de leurs missions, d’une part, et êtes, d’autre part, chargé(e) de la gestion administrative, comptable et juridique des procédures d’achats de la DESPRO, dans le cadre des marchés publics.

Vous assurez l’assistanat quotidien de la directrice et de la directrice adjointe en prenant en charge les activités administratives et organisationnelles nécessaires au bon fonctionnement de la direction. Vous accueillez les visiteurs, filtrez les appels téléphoniques et répondez aux demandes relevant de votre compétence, tout en orientant les interlocuteurs vers les personnes ou services concernés. Vous gérez les agendas de la directrice et de la directrice adjointe, organisez les réunions et les déplacements professionnels (transports, hôtels et remboursement de frais), et assurez le classement ainsi que l’archivage des documents à conserver. Vous mettez à jour le document de suivi des notes et des présentations Powerpoint, ainsi que leur archivage. Vous assurez également le suivi des stocks de fournitures, évaluez les besoins et effectuez les commandes nécessaires.

Vous participez également à la collecte et la saisie des données statistiques dans les bases de données dédiées et veillez à leur actualisation.

En lien avec la directrice et la directrice adjointe, vous assurez la gestion administrative des procédures d’achats de la DESPRO dans le cadre des marchés publics. Vous veillez au suivi de l’exécution des marchés et transmettez les éléments nécessaires au Département Achats et marchés pour validation. Vous procédez aux engagements comptables et juridiques des dépenses, assurez la liquidation des factures et leur mandatement, dans le respect des procédures et des circuits de validation en vigueur. Vous suivez les différentes étapes du traitement des dépenses, de l’engagement au paiement, et veillez à la fiabilité des informations et des pièces nécessaires à leur traitement. Dans ce cadre, vous serez en relation avec les fournisseurs et prestataires pour les questions relatives à la gestion administrative des dépenses et au suivi des factures. Vous facilitez les échanges entre les différents interlocuteurs concernés afin de contribuer au bon déroulement des procédures d’achats et au respect des échéances.

COTATION DU POSTE : E1

Les candidatures seront présentées en commission de recrutement le 14 décembre 2026.

CV ET LETTRE DE MOTIVATION OBLIGATOIRES

Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment le Pack Office. Vous savez rédiger et mettre en forme des documents professionnels et mettre en œuvre des procédures administratives en veillant à leur suivi. Vous faites preuve d'adaptabilité et de polyvalence afin de répondre à la diversité des missions qui vous sont confiées. Votre rigueur, votre sens du détail et votre capacité à organiser votre travail vous permettent de gérer plusieurs activités en parallèle et de respecter les échéances.

Vous disposez d’une excellente aisance relationnelle et d’une présentation adaptée à vos fonctions. Vous savez communiquer avec des interlocuteurs variés, internes comme externes, et faites preuve de discrétion dans le traitement des informations. Votre sens du service et votre capacité à gérer les priorités contribuent à la qualité de l’appui apporté à la Direction.

Compétences Savoir:

• Connaissance des missions du CNC
• Intérêt pour le secteur de l’audiovisuel et du cinéma
• Maîtrise du code des marchés publics

Savoir-faire opérationnel:

• Bureautique : Word, Excel, Access
• Rigueur et sens du détail
• Organisation
• Accueil téléphonique
• Mise en œuvre des procédures comptables

Savoir-faire relationnel:

• Aisance relationnelle
• Esprit d’équipe
• Adaptabilité
• Autonomie
• Bonne présentation

Profil type du poste:

Bac ou équivalent reconnu - Formation en secrétariat ou assistanat souhaitée.

Une connaissance des procédures administratives et des règles applicables aux achats publics est indispensable.

Toute personne recrutée, quel que soit son niveau de responsabilité, est soumise, dans l’exercice de ses fonctions, aux obligations de déontologie du code général de la fonction publique (probité, intégrité, impartialité, laïcité, discrétion professionnelle, exercice exclusif des fonctions, obéissance hiérarchique, obligation de réserve).