Assistante / office manager (h/f) – cdi

SECOANA; Paris; Sur place; EUR 22 500 - 27 500; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant (valeur 9 €, prise en charge employeur 50%)

50% de l'abonnement transports collectifs

Mutuelle (50% employeur)

RTT

PEE

Résumé du poste

SECOANA recherche un assistant de direction pour gérer l’agenda de la direction, organiser les réunions et assurer la communication interne. Le candidat idéal devra avoir une première expérience réussie et être maîtriser les outils comme Pack Office.

Le poste est en CDI avec un salaire annuel brut de 25 000€. Les avantages incluent tickets restaurant, participation aux transports et mutuelle.

Qualifications

• Première expérience professionnelle sur un poste similaire.
• Capacité à gérer les imprévus et rédaction de documents.
• Maîtrise des outils bureautiques et techniques de prise de notes.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda et organisation des déplacements.
• Préparation des documents administratifs et des réunions.
• Organisation des événements internes et gestion des services généraux.

Connaissances

Réactivité

Polyvalence

Autonomie

Communication orale

Discrétion

Formation

Formation en secrétariat/assistant de direction (niveau bac à Bac+2)

Outils

Pack Office

File Maker

Base de données

Description du poste

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la responsabilité de la Direction et de la Cheffe Comptable, vous aurez la charge de :

ASSISTANAT DE DIRECTION

• Gestion de l’agenda de la Direction et organisation de ses déplacements.
• Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier, la gestion des messages électroniques et l’archivage des documents.
• Préparation des documents administratifs liés à la vie associative (AG, conseil d’administration, ordre du jour, comptes-rendus de réunions…).
• Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation des salles…)
• Coordination des événements internes.

GESTION DES SERVICES GÉNÉRAUX

• Organiser les événements internes (réunions d’équipe, séminaires, inaugurations, diverses réunions, etc.) et élaborer les comptes-rendus.
• Garantir de bonnes conditions de travail aux collaborateurs : accueil, confort professionnel, logistique, ambiance et prises d’initiatives.
• Rédaction et suivi des contrats et avenants des fournisseurs et sous-traitants, coordination des prestataires externes, suivi des commandes de consommables.
• Identifier les pannes et contrôler les installations techniques et le matériel.
• Gestion du standard téléphonique.
• Veiller à l’application des normes de conformité RSE (sécurité, qualité, environnement).
• Gestion des arrivées et des départs des collaborateurs.

COMMUNICATION

• Animation des réseaux sociaux (newsletter, communication corporate, publication d’offres d’emploi…).
• Communication interne.

PROFIL RECHERCHE

• Vous bénéficiez d’une première expérience professionnelle concluante sur un poste similaire.
• Vous êtes réactif.ve, polyvalent.e, autonome.
• Vous savez gérer les imprévus et êtes à l’aise avec la rédaction des documents.

SAVOIR (CONNAISSANCES)

• Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur…).
• Maîtrise des techniques de prise de notes et de mise en page.

SAVOIR-FAIRES (ACTIVITÉS/TÂCHES)

• Savoir traiter des informations, les classer.
• Techniques de communication orale.
• Excellent relationnel en interne et externe.
• Discrétion.
• Respect des process.
• Capacité d’adaptation aux publics accueillis.
• Sens de l’organisation et capacité à prioriser des actions.
• Maîtrise des NTIC.
• Maîtriser Pack Office / File Maker / Base de données / Le logiciel Tempo serait un atout.

CONDITIONS

• Type de contrat : CDI.
• Disponibilité : immédiate.
• Statut : Employé, 35h/semaine.
• Lieu : Paris 75019.
• Niveau d’études : Formation en secrétariat/assistant de direction (niveau bac à Bac+2 selon expérience).
• Salaire : 25 000 € brut/an.
• Avantages : ticket restaurant (valeur 9 €, prise en charge employeur 50%), 50% de l’abonnement transports collectifs, mutuelle (50% employeur), RTT, PEE.