ASSISTANTE DU CABINET DU MAIRE - Mairie d' (H/F)

Fonction Publique Territoriale; Osny; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime annuelle

Amicale du personnel

Carte titres restaurant

Job summary

Fonction Publique Territoriale recherche une assistante du cabinet du maire pour assurer le secrétariat et l’accueil du public, organiser l’agenda et suivre les actes administratifs. Elle travaille en binôme avec l’agent des assemblées et transmet les actes via télétransmission.

Elle respecte les circuits de validation, assure la confidentialité des informations et rend compte régulièrement à la directrice de cabinet, garantissant la cohérence administrative et le bon fonctionnement du cabinet

Qualifications

• Techniques de secrétariat, gestion d’agendas complexes et maîtrise des outils bureautiques.
• Excellente expression écrite et orale, organisation, suivi administratif et classement.
• Connaissance du fonctionnement communal, du rôle des élus et des circuits administratifs.
• Respect des règles de confidentialité, de protection des données et de protocole.
• Capacité à repérer une urgence, à alerter et à rendre compte avec précision.

Responsibilities

• Assistante du cabinet du maire: secrétariat, accueil et suivi administratif nécessaires au fonctionnement du cabinet.
• Travaille en binôme avec l’agent chargé des assemblées et des actes administratifs; suit les actes administratifs et la télétransmission.
• Rend compte à la directrice de cabinet et garantit la cohérence de l’organisation et le respect des circuits de validation.

Skills

Techniques de secrétariat

Gestion d’agendas complexes

Maîtrise des outils bureautiques

Excellente expression écrite et orale

Organisation et suivi administratif

Connaissance du fonctionnement communa

Gestion confidentialité et données

Rapport et communication efficace

Job description

L’assistante du cabinet du maire assure les missions de secrétariat, d’accueil, d’organisation et de suivi administratif nécessaires au fonctionnement du cabinet et à l’exercice des fonctions du maire. Placée sous l’autorité hiérarchique de la DGS et sous l’autorité fonctionnelle de la directrice de cabinet, elle organise son activité quotidienne selon les priorités fixées par cette dernière, à laquelle elle rend compte. Elle respecte les circuits de validation et la confidentialité des informations.
Elle travaille en binôme avec l’agent en charge des assemblées et des actes administratifs, secrétaire de la direction générale: courriers et mails entrants, suivi des actes administratifs de la collectivité, télétransmission des actes, suivi des assemblées et courriers de la direction générale

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale: Adjoint adm. principal de 1ère classe, Adjoint adm. principal de 2ème classe, Adjoint administratif, Rédacteur, Rédacteur principal de 1ère classe, Rédacteur principal de 2ème classe

Profil recherché

La directrice de cabinet définit les priorités opérationnelles et supervise les missions quotidiennes. L’assistante lui rend compte des demandes reçues, des tâches réalisées et des difficultés rencontrées. Les demandes administratives directement confiées par le maire sont portées à la connaissance de la directrice de cabinet afin de garantir la cohérence de l’organisation. Les échanges avec les services municipaux interviennent sur instruction de la directrice de cabinet.

COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES

• Techniques de secrétariat, gestion d’agendas complexes et maîtrise des outils bureautiques.
• Excellente expression écrite et orale, organisation, suivi administratif et classement.
• Connaissance du fonctionnement communal, du rôle des élus et des circuits administratifs.
• Respect des règles de confidentialité, de protection des données et de protocole.
• Capacité à repérer une urgence, à alerter et à rendre compte avec précision.

QUALITÉS PROFESSIONNELLES

Discrétion, rigueur, fiabilité, réactivité, sens de l’accueil, diplomatie, discernement, adaptabilité, autonomie dans les missions confiées, esprit d’équipe et sens du service public.

CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE

Les fonctions peuvent nécessiter une présence ponctuelle en dehors des horaires habituels de travail, notamment à l’occasion de cérémonies, de commémorations ou de manifestations officielles organisées par la Ville, dans le respect de la réglementation relative au temps de travail. Gère ses absences en lien avec la secrétaire de la direction générale en charge des assemblées.

INFORMATIONS PRATIQUES

Rémunération

37h30 compensées par 14, 5 jours de JRTT – Statutaire – Régime indemnitaire – Prime annuelle – Amicale du personnel – Carte titres restaurant

Présentation de Fonction Publique Territoriale

17201 habitants
Membre de la Communauté d'Agglomération de Cergy Pontoise