Assistant administratif (F/H) au service des assemblées

Vannes; Vannes; Hybride; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

La Ville de Vannes recrute un assistant administratif (F/H) au service des assemblées pour organiser les réunions et suivre les actes administratifs.

Vous assurerez l’appui au Secrétariat général, la gestion du registre des arrêtés et le suivi des dossiers via Oxyad, iDélibre et PubliAct. Poste ouvert en priorité aux titulaires de la fonction publique ou contractuels, avec un régime de 38 h 45 et 25 jours de congés.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques et rédactionnels indispensables.
• Capacité à anticiper les échéances et à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Connaissance des procédures administratives et du circuit de validation des actes.

Responsabilités

• Organiser et préparer les réunions institutionnelles et diffuser les dossiers.
• Gérer l’agenda du service des Assemblées et assurer le suivi des actes administratifs.
• Réaliser le procès-verbal et assurer le suivi des publications et des inscriptions au Conseil municipal.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Maîtrise rédactionnelle

Discrétion

Autonomie

Travail en équipe

Formation

Baccalauréat

Outils

Oxyad

iDélibre

PubliAct

Description du poste

Assistant administratif (F/H) au service des assemblées

Vous aimez organiser, coordonner et contribuer au bon fonctionnement de la vie institutionnelle d’une collectivité ? Rejoignez le service des Assemblées et prenez part à l’organisation des instances municipales et au suivi des actes administratifs qui rythment l’action publique locale.

Missions et activités

Au sein du Secrétariat général, vous intégrerez une équipe de trois personnes et travaillerez en lien étroit avec le responsable du service des Assemblées.

Au cœur du fonctionnement institutionnel de la collectivité, vous assurerez la préparation et le suivi des réunions, la gestion des actes administratifs et l’appui organisationnel au Secrétariat général. Un poste polyvalent, qui mobilise votre sens de l’organisation, votre maîtrise rédactionnelle et votre capacité à anticiper les échéances.

Vos missions au quotidien

Organiser et préparer les réunions institutionnelles

• Participer à l’élaboration des ordres du jour des réunions de la Direction générale et de la municipalité.
• Recueillir les informations nécessaires, identifier les intervenants et préparer les dossiers.
• Diffuser les ordres du jour et les comptes rendus par courriel et sur le portail des élus.

Gérer l’agenda du service des Assemblées, envoyer les invitations et réserver les salles.

Contribuer au bon déroulement du Conseil municipal

• Participer à la préparation matérielle des séances, notamment des dossiers et du matériel de vote.
• Retranscrire les débats afin de contribuer à l’élaboration des procès-verbaux.

Assurer le suivi des actes administratifs

• Veiller au respect du circuit de validation et de transmission des arrêtés.
• Assurer, selon les procédures applicables, leur transmission au contrôle de légalité et leur publication.
• Gérer le registre des arrêtés dans le logiciel métier Oxyad et vérifier la tenue des registres issus d’autres outils.
• Recenser les décisions municipales en vue de leur inscription à l’ordre du jour du Conseil municipal.
• Établir les certificats d’affichage et les transmettre aux services concernés.
• Assurer le suivi de la boîte mail du service des Assemblées.

Apporter un appui administratif au Secrétariat général

• Gérer les commandes de fournitures et assurer le suivi des crédits associés.
• Effectuer les commandes et assurer le suivi des clés Mégalis.
• Participer à la gestion des abonnements et au suivi de la boîte mail dédiée.
• Organiser l’archivage papier et numérique des dossiers du service et de la boîte mail des Assemblées.
• Assurer la suppléance du ou de la référent(e) administratif(ve) du Conseil municipal.
  

Qualités et compétences attendues

Le profil que nous recherchons

Vous disposez d’une solide maîtrise des outils bureautiques et d’excellentes compétences rédactionnelles. Votre orthographe, votre syntaxe et votre capacité à produire des écrits administratifs fiables sont des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.

Vous savez anticiper les échéances, gérer plusieurs tâches en parallèle et appliquer des procédures avec méthode.

Vos qualités feront la différence :

• Rigueur et fiabilité : vous veillez à la qualité des dossiers et au respect des procédures.
• Organisation et anticipation : vous savez planifier votre activité et respecter les délais.
• Aisance relationnelle et diplomatie : vous échangez avec des interlocuteurs variés avec professionnalisme.
• Discrétion et réserve : vous êtes attentif(ve) à la confidentialité des informations traitées.
• Autonomie et esprit d’équipe : vous prenez des initiatives adaptées tout en contribuant au travail collectif.
• Disponibilité et réactivité : vous savez vous adapter aux contraintes liées à l’organisation des instances.

La connaissance des outils métiers utilisés par le service, notamment Oxyad, iDélibre et PubliAct, sera utile à la prise de poste.

Élements de gestion du poste

Conditions d’exercice :

• Poste ouvert aux titulaires de la fonction publique ou aux contractuels
• Politique active de formation des agents
• Dispositif de télémédecine pris en charge par la collectivité
• Adhésion possible au Comité des Œuvres Sociales
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime sociale
• Temps de travail : 38 h 45 - 25 jours de congés + 2 jours de fractionnement, 21 RTT
• Forfait mobilité sous certaines conditions

Date limite des candidatures : le 26 novembre 2026