Assistante de formation - Service de la Formation continue (F/H)

Hôpital Paul Brousse; Île-de-France; On-site; EUR 25,000 - 33,000; Full time

Job summary

Hôpital Paul Brousse recherche un adjoint administratif pour assister les Responsables de Formation et gérer les dossiers et la logistique des actions de formation.

Le poste implique l'accueil des intervenants et des stagiaires, la saisie des données dans HR et SAP, et le suivi administratif des formations locales et extérieures, avec une mobilité demandée sur les sites du Groupe Hospitalier Paris Saclay, notamment Bicêtre.

Qualifications

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel avancé, Outlook).
• Connaissance du NSI: HR Access formation et SAP (commandes DA).
• Techniques de communication physique et téléphonique.

Responsibilities

• Assiste les Responsables de Formation et gère les inscriptions et convocations.
• Gère les dossiers individuels liés à l'accompagnement des projets personnels ou professionnels (BC, VAE, CFP, concours).
• Assure la gestion administrative des demandes de formation gratuites et des formations payantes; saisie dans HR, conventions et règlements des factures.
• Assure le suivi des actions: inscriptions, convocations, attestations de présence, ordres de mission.
• Suivi du plan de formation local et mise à jour de la planification des actions; participation aux bilans annuels.
• Assure le secrétariat et la logistique des formations, et l'accueil des intervenants et stagiaires.
• Mobilité géographique sur les sites du Groupe Hospitalier Paris Saclay, en particulier Bicêtre.

Skills

Sens de l'accueil et de la commu­nic­a

Esprit d'initiatives et responsabilité

Rigueur et organisation

Capacité à travailler en équipe

Savoir rendre compte et polyvalence

Sens du service public

Tools

Word

Excel avancé

Outlook

NSI HR Access (à acquérir)

SAP (DA commandes)

Job description

• Assiste les Responsables de Formation
• Accueille, informe, oriente etgère les messages
• Mène les entretiens d’information et d’orientation
• Gère et suit les dossiers individuels liés à l’accompagnement des projets personnels ou professionnels: BC, VAE, CFP, concours
• Assure la gestion administrative des demandes de formation gratuites en local, dans les centres internes et à l’extérieur de l’APHP
• Assure le suivi des actions: inscriptions, convocations, attestations de présence, ordres de mission
• Assure le suivi du plan de formation local, tient à jour la planification des actions et participe aux bilans annuels
• Assure le travail de secrétariat
• Traite les demandes de formations payantes: inscriptions, saisie dans HR, conventions, règlement des factures d’achat de formation, classement et archivage sous contrôle des responsables. Tient à jour les tableaux de bord du suivi budgétaire de formation
• Assure le suivi des dossiers des frais de missions des agents avec les gestionnaires paye
• Accueille les intervenants et des stagiaires
• Assure l’installation des matériels nécessaires aux formations et la gestion des salles de formation
• Autres activités ponctuelles
• Concours: assure la diffusion et l’affichage des avis de publication, aide à l’inscription sur le logiciel concours
• Gère la logistique du service
• Participe à l’encadrement d’un stagiaire
• Une mobilité géographique sur les sites du Groupe Hospitalier Paris Saclay, en particulier Bicêtre, sera demandée

Profil recherché

CORPS et/ou GRADE CIBLÉ

• Adjoint administratif

PRÉ-REQUIS

Formations et/ou qualifications requises:

• Maîtrise de l'outil informatique, des logiciels: Word et Excel avancé, messagerie Outlook
• Maîtrise du NSI: HR Access formation (à acquérir) et SAP (commandes DA)
• Techniques de communication physique et téléphonique

EXPÉRIENCE REQUISE

• Affectation antérieure dans un service de gestion du personnel souhaitée, ou secrétariat

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances particulières:

• Connaissance des procédures d'achat
• Connaissance de l'institution: organigramme des pôles et des directions fonctionnelles
• Possibilité de suivre la formation d'adaptation à l'emploi: « assistant de formation »

Qualités professionnelles requises:

• Sens de l'accueil et de la communication,
• Esprit d'initiatives, dynamisme et sens des responsabilités
• Rigueur et organisation dans la réalisation des activités
• Capacité à travailler en équipe
• Savoir rendre compte, être polyvalent
• Sens du service public

Présentation de Hôpital Paul Brousse

Hôpital Paul Brousse