Assistante de direction — Organisation & Télétravail partiel

Apprentis d’Auteuil; Paris; Hybrid; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

23 jours de RTT / congés payés

Télétravail partiel

Forfait mobilité durable

Job summary

Apprentis d’Auteuil recherche une Assistante de direction (F/H) en CDI pour son siège régional. Vous assurez un rôle central de soutien administratif, logistique et organisationnel en interface avec de nombreux interlocuteurs internes et externes.

Le poste implique gestion des rendez-vous, organisation des déplacements de la secrétaire générale, archivage et suivi des notes de frais, avec travail en équipe et autonomie requises. Télétravail partiel possible et avantages variés.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint, Excel) et communication efficace.
• Capacité à gérer les priorités et à coordonner des plannings complexes.
• Savoir travailler en équipe et avec des interlocuteurs variés.

Responsibilities

• Soutien administratif, logistique et organisationnel pour la direction générale.
• Planification et coordination des rendez-vous et des déplacements de la secrétaire générale.
• Gestion du courrier, des achats et du suivi des notes de frais.
• Archivage et liaison avec le prestataire d’archivage et les équipes siège.
• Suivi des fournitures et de la signalétique lors de l’emménagement sur le nouveau site.
• Participation à l’organisation des événements internes et externes.

Skills

Gestion administrative

Organisation

Relationnel

Communication

Tools

Word

PowerPoint

Teams

OneDrive

SharePoint

Job description

Pour notre site de REGION SIEGE, nous recherchons unAssistante de direction (F/H) en CDI.

Vous voulez rejoindre uneorganisation à fort impact social pour donner plus de sens à votre travail ?

Alors il y a de grandeschances que vous ayez envie de lire la suite…

Ceque nous vous proposons
A ce poste au sein de l’équipe desassistantes de la direction générale, vous assurez un rôle central de soutienadministratif, logistique et organisationnel pour garantir la bonne marche del’activité et le suivi des dossiers. A l’interface de nombreux interlocuteursinternes et externes, votre bonne gestion des priorités, vos compétencesrelationnelles et votre sens du service vous permettent de devenir unpartenaire précieux des équipes au quotidien.

• Vous contribuez au succès d’événements internes et externes grâce à votre accompagnement sur les aspects logistiques, votre appui à leur planification annuelle et à la communication aux participants
• A l'interface d'interlocuteurs internes et externes, vous facilitez la prise de rendez-vous pour la secrétaire générale et assurez la réservation de ses voyages au besoin
• Dans le contexte de l’emménagement sur un nouveau site, vous veillez à la qualité de l’environnement de travail en facilitant la transmission d’informations (mise à jour de la signalétique et autres documents de présentation) et en assurant l’approvisionnement en fournitures
• En lien avec les hôtesses d’accueil et l’équipe en charge de la vie du site, vous assurez le suivi du courrier entrant et sortant ainsi que l’organisation des démarches logistiques relatives à l’accueil des nouveaux collaborateurs
• Vous assurez la vérification et le suivi des notes de frais
• Référente achat pour le secrétariat général et la direction des ressources éducatives et de l’activité métier, vous saisissez les demandes d’achat dans le logiciel dédié et en assurez le suivi en lien avec les approbateurs.
• Référente archivage, vous assurez le lien entre les collaborateurs du siège et le prestataire d’archivage et garantissez le bon respect des procédures en la matière

Nos avantages

• 23 jours de RTT / congés payés supplémentaires
• Télétravail partiel jusqu'à 2 jours /semaine
• Forfait mobilité durable

Ce poste est vraiment fait pour vous si :

• Vous avez un réel intérêt pour la mission de la Fondation
• Vousêtes reconnu.e pour votre dynamisme, votre capacité à gérer lespriorités, votre sens du service et vos compétences relationnelles
• Votre esprit d’équipe, votre réactivité et votre bon sens vous permettent de faire face aux imprévus avec le sourire
• Vous êtes proactive, savez à la fois être autonome et travailler en équipe avec leadership
• Vousmaitrisez très bien le Pack Office (Word, Power Point…) ainsi que lesoutils collaboratifs (Teams, OneDrive, Sharepoint…) et savez recourir àl’appui de l’intelligence artificielle lorsque c’est pertinent.

Vous vous sentez en phase avec nos valeursde confiance, espérance, bienveillance.

Vous vous reconnaissez dans ce que nous vous proposons, alors il est temps de postuler. Nous avons hâte de vous rencontrer!

Notreprocessus de recrutement

1er entretien avec la chargée de recrutement
2ème entretien avec le manager / directeur du service

En savoir plus sur nous

Apprentis d’Auteuil, fondation catholique reconnue d’utilité publique, développedes programmes d’accueil et d’accompagnement, d’éducation, de formation etd’insertion auprès de plus de 40 000 enfants, adolescents et 9 000 famillesfragilisés, dans 430 établissements et dispositifs en France.

Apprentis d'Auteuil s'engage et agit auprès des jeunes et des familles les plus fragiles