Assistant de Direction H/F

LBA - ASSOCIATION LES BRUYERES; Melun; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

LBA - ASSOCIATION LES BRUYERES cherche un(e) Assistant(e) de direction en CDI à temps plein pour son siège social à Melun. Vous assurez l'essentiel du secrétariat, l'accueil des visiteurs et la gestion des appels.

Vous serez chargé(e) des contrats, du suivi des factures, de l'organisation d'événements et du support achats, au sein d'une structure associative axée sur l'humanisme et le sens de l'engagement.

Qualifications

• Poste en CDI à temps plein au siège social de Melun.
• Missions d'assistanat de direction variées.
• Souci du sens associatif et des valeurs humanistes.

Responsabilités

• Sous la secrétaire générale, exécuter les missions dans le cadre des valeurs associatives.
• Gérer courrier et accueil, planning des instances et des salles.
• Organiser formations, réunions et réceptions, et coordonner les rendez-vous.
• Gérer contrats siège (flotte, assurances, espaces verts, nettoyage) et les factures.
• Rédiger comptes-rendus et diffuser notes d'information.
• Gérer les sinistres et le suivi de traitement.
• Assister le service achats: piloter les outils et les enquêtes, constituer dossiers litiges.

Description du poste

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction en CDI à temps plein, pour notre siège social situé à Melun, à proximité du centre-ville et des bords de Seine. L'établissement se trouve à 10 minutes à pied de la gare routière et à moins de 30 minutes de Paris via la ligne R (TER).

Si vous recherchez un poste avec des missions d'assistanat de direction variées, que vous souhaitez évoluer dans une structure aux valeurs associatives fondées sur l'humanisme et que vous adhérez au fil conducteur de notre projet associatif '' le sens de la vie, le sens de l'engagement '', alors l'offre qui suit va retenir toute votre attention !

Vos missions principales ?

• Sous la responsabilité hiérarchique de la secrétaire générale du siège, vous assurez vos missions dans le respect du projet associatif et des valeurs associatives.
• Vous gérez le courrier concernant le siège social, l'accueil téléphonique et physiques des visiteurs, clients et partenaires ainsi que les calendriers des instances, des salles de réunion et celui de la secrétaire générale.
• Vous assurez l'organisation d'évènements internes et externes (formations, réunions et réceptions) ainsi que les réunions/rendez-vous.
• Vous êtes en charge des contrats du siège sociale (flotte automobile, assurances, espaces verts, nettoyage des locaux, vérification des systèmes incendie, ...), du contrôle des factures, des interventions techniques sur le siège et des commandes (fournitures, consommables, accessoires nécessaires aux véhicules de fonction/service etc.).
• Vous rédigez les comptes-rendus, documents, courriers et vous diffusez les notes d'informations au siège et aux établissements.
• Vous gérez les sinistres du siège et le suivi de traitement de ceux déclarés par les établissements.

Et plus spécifiquement au titre de l'assistance auprès du service achats :

• Vous alimentez les outils de pilotage des contrats et organisez les enquêtes nécessaires (en cas de sous-traitance, satisfaction auprès des utilisateurs, ...) afin d'en produire une synthèse utile pour la réunion de revue annuelle avec le prestataire.
• Vous devez constituer les pièces des dossiers nécessaires au traitement des litiges fournisseurs en précontentieux et contentieux.