Assistante de direction — organisation & coordination

Direction du Management de l'Administration Territoriale Et de l'Encadrement Supérieur; Paris; On-site; EUR 25,000 - 35,000; Full time

Job summary

Direction du management de l'administration territoriale et de l'encadrement supérieur recherche un assistant secretariat pour assurer le secrétariat partagé auprès de la cheffe de la mission recrutement et accompagnement et du délégué à la mobilité et aux carrières.

Vous organiserez les agendas, préparerez les dossiers et parafeurs, gérerez les déplacements et réunions, assurerez l’accueil téléphonique et physique, et contribuerez à la logistique des évènements; vous suivrez les entretiens,

Qualifications

• l’aide à l’organisation du travail, la tenue des agendas et parafeurs (RDV, préparation des dossiers et parafeurs, organisation des déplacements et des réunions) , la mise à jour des listes de diffusion et la publication des actualités du bureau
• la prise en charge des aspects logistiques des évènements organisés (invitations, réservations de salles, visioconférences, accueil des candidats et organisations des auditions)
• l’accueil téléphonique et physique (environ 300 entretiens par an, CV et compte rendu d’entretien à enregistrer) et gestion des courrielsde la boite fonctionnelle
• la mise en forme de notes et courriers;
• le suivi des comptes rendus d’entretien;
• la mise à jour et suivi du vivier de candidats;
• la communication d’une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes ;
• la participation avec l’ensemble de l’équipe aux missions d’accompagnements (lancement des courriels d’accompagnement) et de formations des hauts fonctionnaires(mise en forme, diffusion des appels à manifestations d’intérêts) ;
• la gestion des fournitures, interface avec les fonctions supports(service informatique notamment) .

Responsibilities

• Assurer le secrétariat partagé auprès de la cheffe de la mission recrutement et accompagnement et du délégué à la mobilité et aux carrières.
• Organiser le travail: tenue des agendas, préparation des dossiers et parafeurs, organisation des déplacements et réunions.
• Gérer les aspects logistiques des évènements: invitations, réservations de salles, visioconférences et auditions.
• Accueillir téléphoniquement et physiquement les interlocuteurs et gérer les courriels de la boite fonctionnelle.
• Mettre en forme notes et courriers; suivre les comptes rendus d’entretien.
• Mettre à jour le vivier de candidats et communiquer l’information de premier niveau.
• Participer aux missions d’accompagnement et de formations des hauts fonctionnaires.
• Gérer les fournitures et interfacer avec les services supports (informatique).

Job description

Direction du management de l'administration territoriale et de l'encadrement supérieur recherche un assistant secretariat pour assurer le secrétariat partagé auprès de la cheffe de la mission recrutement et accompagnement et du délégué à la mobilité et aux carrières.

Vous organiserez les agendas, préparerez les dossiers et parafeurs, gérerez les déplacements et réunions, assurerez l’accueil téléphonique et physique, et contribuerez à la logistique des évènements; vous suivrez les entretiens,