Assistant gestionnaire - MDS Sénart F/H

Département de Seine et Marne; Lieusaint; Sur place; EUR 24 000 - 29 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Parking gratuit

Prestations sociales et COS

Résumé du poste

Département de Seine et Marne recherche un assistant gestionnaire de dossier pour coordonner les activités administratives du service et apporter un appui opérationnel.

Vous assurez l'accueil, la gestion des messageries et agendas, le suivi des dossiers et la liaison avec les partenaires. Poste à temps plein, basé en Île-de-France (Lieusaint). Expérience en secrétariat et dans l'environnement social souhaitée.

Qualifications

• Poste à temps plein - Expérience requise en secrétariat et dans un environnement social
• Connaître l'ensemble des prestations et services de la MDS et les ressources du territoire
• Maîtriser les outils informatiques et les règles administratives

Responsabilités

• Assurer la coordination des activités administratives du service auquel il est rattaché (SAR, ASE, SSD, SAPHA, SPMI2S)
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du service
• Soutenir les autres secrétariats et organiser les plannings et agendas
• Traiter et suivre les messageries et courriers
• Gérer les dossiers du service et assurer le suivi des échéances des politiques publiques

Connaissances

Maîtrise outils informatiques

Accueil et orientation des usagers

Gestion des agendas

Rigueur et discrétion

Formation

Bac+2 secrétariat/administration

Outils

Microsoft Office

Logiciels métiers

Description du poste

Qui sommes-nous?

La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l’enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l’emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.

Vos missions

Sous la hiérarchie du chef de service administration et ressources, l'assistant gestionnaire de dossier assure la coordination des activités administratives du service auquel il est rattaché fonctionnellement (SAR, ASE, SSD, SAPHA, SPMI2S). Il apporte un appui opérationnel au service et prend en charge le traitement de dossiers spécifiques.

Qui sommes-nous?

La Direction Générale adjointe de la Solidarité (DGAS), traite de toutes les questions allant de la protection maternelle et infantile, protection de l’enfance, aide aux personnes âgées et handicapées en passant par l’emploi et la santé. A travers ces différentes missions, elle œuvre au quotidien pour faire du Département un territoire de la solidarité et de lutte contre les inégalités.

Vos missions

Sous la hiérarchie du chef de service administration et ressources, l'assistant gestionnaire de dossier assure la coordination des activités administratives du service auquel il est rattaché fonctionnellement (SAR, ASE, SSD, SAPHA, SPMI2S). Il apporte un appui opérationnel au service et prend en charge le traitement de dossiers spécifiques.

Activités principales :

• Assurer la coordination des systèmes d'information,
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du service,
• Soutenir les autres secrétariats pour assurer la continuité de service,
• Organiser les plannings et les agendas (congés, plateau technique, télétravail, formation,...),
• Organiser administrativement l'accueil des nouveaux arrivants, stagiaires, apprentis, saisonniers,
• Traiter et suivre les messageries génériques et les courriers,
• Planifier et préparer les instances et rencontres partenariales du service,
• Assurer la gestion d'une partie des agréments des assistantes maternelles,
• Etre garant du suivi des échéances des politiques publiques,
• Etre en charge de dossier spécifique en lien avec les missions du service,
• Etre régisseur suppléant de la régie d'avance pour assurer la continuité de cette activité.

Activités secondaires :

• Assurer des remplacements à l'accueil général,
• Contribuer à l'élaboration des différents documents et bilans,
• assurer le remplacement du référent administratif protection de l'enfance,
• Apporter un appui administratif régulier ou ponctuel auprès des travailleurs médico-sociaux.

Votre profil

Savoir (connaissances nécessaires pour agir)

• Connaître l'ensemble des prestations et services de la MDS, ainsi que les ressources du territoire
• Maîtrise des outils informatiques

Savoir faire

• Accueillir, informer et orienter les usagers.
• Maîtriser et présenter les écrits en respectant les règles administratives (orthographe et grammaire)
• Maîtriser l’outil informatique
• Savoir gérer les agendas, les dossiers du service, les communications téléphoniques, les transmissions et en assurer le suivi
• Savoir gérer une situation d'accueil difficile
• Aptitude à l'utilisation des logiciels métiers

Savoir relationnel

• Etre disponible (souplesse des horaires)
• Faire preuve de discrétion
• Avoir le sens du service public, être accueillant, savoir écouter
• avoir le sens du travail en équipe.
• S'avoir s'adapter à toutes les circonstances.

Conditions d'éligibilité

Poste à temps plein - Expérience requise en secrétariat et dans un environnement social

Les + qui font la différence

• Parking gratuit
• Prestations sociales et COS

Nos atouts pour réussir ensemble

• Offres de formations innovantes
• Le Département est ouvert à la diversité et facilite l’accueil et l’intégration des travailleurs handicapés.