ASSISTANTE DE DIRECTION - H/F

APAJH du Val d'Oise; Gonesse; Sur place; EUR 24 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Congés conventionnels et trimestriels

Congés familiaux

Mutuelle 50% employeur

Prévoyance

Avantages CSE

Pass Navigo 50%

Résumé du poste

APAJH du Val d'Oise recherche un Assistant administratif polyvalent pour assurer l’accueil, le secrétariat et la transmission d’informations au sein de l’établissement en Île-de-France. Vous contribuerez au suivi des absences, des candidatures et des renouvellements MDPH, et participerez à l’organisation des réunions et à l’archivage des documents.

Les missions couvrent le traitement du courrier, l’archivage, la rédaction de comptes rendus et le suivi des dossiers du personnel, avec des

Qualifications

• Capacité à assurer un accueil bienveillant et efficace au téléphone et sur site.
• Maîtrise des tâches de secrétariat et de transmission d’informations.
• Gestion et classement des dossiers du personnel et archivage.
• Rédaction de comptes rendus et organisation des réunions institutionnelles.

Responsabilités

• Assurer un accueil physique et téléphonique bienveillant.
• Contribuer au bon fonctionnement du secrétariat et transmettre les informations.
• Suivre les absences, retards et l’effectif des travailleurs, et le suivi des candidatures.
• Suivre les renouvellements MDPH et l’émargement des activités de soutien et formations.
• Organiser les dossiers du personnel et préparer les contrats et DPAE en cas d’embauche.
• Gérer les visites à la médecine du travail et les registres obligatoires.

Connaissances

Accueil téléphonique

Organisation administrative

Rédaction de comptes rendus

Gestion des dossiers du personnel

Gestion du courrier

Archivage et suivi

Suivi des absences et présences

Outils

NETVIE

NET ENTREPRISES

DPAE

Description du poste

Principales missions : L’ensemble des tâches et missions à accomplir dans le cadre du travail sont effectuées dans le respect du projet d’établissement et de l’observation du secret professionnel que ce soit vis-à-vis des travailleurs en situation de handicap, des professionnels mais aussi de la direction.

• Assurer un accueil bienveillant tant physique que téléphonique.
• Contribuer au bon fonctionnement du secrétariat.
• Assurer et coordonner la transmission des informations.
• Assurer le tableau de suivi des absences et des retards des travailleurs ainsi que le tableau des effectifs.
• Assurer le tableau de suivi des candidatures des travailleurs.
• Assurer le tableau de suivi des renouvellement MDPH.
• Assurer l’émargement des activités de soutien / formations sur NETVIE.

Activités liées à l’organisation et la gestion de l’établissement :

• Prendre des notes lors des réunions institutionnelles, formation interne, etc… en vue de la rédaction de comptes rendus pour affichage, puis archivage.
• Organiser les Conseils de la Vie Sociale avec préparation en amont, regroupement des questions, préparations Ordre du Jour, invitation des membres et au besoin mise en page FALC.
• Recevoir, traiter et rediriger les appels téléphoniques.
• Suivre les stocks de fournitures administratives, pédagogiques et commande après validation de la direction auprès des fournisseurs agréés.

Activités liées à la Direction :

• Frapper le courrier et mettre en forme les documents.
• Organiser les dossiers informatiques.
• Suivre le courrier électronique et le courrier papier : enregistrement et répartition.
• Créer des « trames » de documents internes

Activités liées à l’organisation administrative :

• Gérer les dossiers du personnel (les compléter, les classer et les archiver).
• Préparer les dossiers d’accueils en cas d’embauche, transmettre les éléments nécessaires à l’établissement du contrat de travail et de la DPAE.
• Gérer les visites à la médecine du travail, tenir un tableau de bord des visites.
• Compléter les registres : registre du personnel entrant/sortant, registre des stagiaires.
• Transmission des arrêts maladie, justificatifs d’absence, bordereaux complémentaires.
• Assurer le suivi des déclarations des Accidents du Travail sur NET ENTREPRISES (Tenir à jour le registre des AT).
• Afficher les documents liés à l’organisation (Comptes rendus CE/CHSCT/DP, notes d’informations, offres d’emploi…) et archivage informatique dans travail (secrétariat et professionnel).
• Compléter ou faire compléter les registres obligatoires en matière de maintenance et de sécurité lors de l’absence de la direction.
• Saisir et mettre en page documents et rapports.
• Créer des documents types, de formulaires dans le respect de la charte graphique.
• Veiller à l’approvisionnement des documents à destination du personnel (demandes absences, remboursements de frais, fiches de rendez‑vous…).
• Mettre en place de fiches outils, de tableaux de bord, …

Activités liées à la gestion statistiques :

• Suivre les statistiques de l’activité globale.
• Réaliser le suivi mensuel des statistiques à inclure dans le rapport d’activité en fin d’année ainsi que différents indicateurs comme ceux de l’ANAP, de la transformation de l’offre.

Activités liées à la gestion comptable :

• Gérer la tenue de la caisse.

Responsables hiérarchiques : Directeur d’établissement et Directeur adjoint

Avantages Associatifs :

• Congés conventionnels et congés trimestriels en sus des congés payés légaux
• Congés familiaux
• Mutuelle : participation employeur à 50% salarié et famille
• Prévoyance
• Avantages CSE
• Pass Navigo : participation employeur à 50%