Assistant de gestion PME F/H

WeRecruit; Saint-Herblain; Sur place; EUR 21 000 - 32 000; Plein temps

Résumé du poste

WeRecruit Saint-Herblain recherche un(e) Assistant(e) de gestion pour assurer la gestion quotidienne d'une PME et soutenir l’encadrement dans le traitement des activités et leur suivi. Ce poste polyvalent intervient sur l’administration générale, l’accueil et les services généraux, les achats et la sécurité.

Vous assurerez le traitement du courrier, la gestion des stocks, la rédaction de documents, la création de supports de communication et le suivi des commandes.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative d’une PME.
• Capacité à traiter le courrier et les commandes fournisseurs.
• Connaissance des procédures qualité et sécurité.
• Bonnes compétences organisationnelles et relationnelles.

Responsabilités

• Traiter le courrier entrant et sortant.
• Gérer les fournitures administratives, les stocks et les consommables du bâtiment, collecter les besoins, passer les commandes.
• Rédiger et/ou mettre en forme des documents, comptes rendus et supports internes/externes.
• Accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires; assurer le suivi d’activités.
• Réaliser les bons de commandes et suivre les livraisons selon les procédures qualité.
• Veiller au suivi des registres sécurité et former le personnel; gérer les prestataires pour la maintenance.
• Archivage de documents et participation à des audits ou projets transverses.

Connaissances

Gestion administrative

Accueil et relation client

Rédaction et organisation

Qualité et sécurité

Description du poste

L'Assistant.e de gestion participe à la gestion quotidienne d’une PME. A ce titre, il ou elle apporte un soutien opérationnel à l’encadrement dans le traitement des activités et leurs suivis. Ce poste polyvalent intervenant sur toutes les fonctions du groupe et ses filiales (administration générale, services supports, sécurité, achat, …) garantit la fiabilité des informations traitées, la conformité des procédures et la fluidité des activités internes.

Administration générale

• Traiter le courrier entrant et sortant
• Gérer les fournitures administratives, les stocks et les consommables divers liés au bâtiment collecter les besoins, passer les commandes, négocier les prix, entretenir le lieu de stockage, tenir des tableaux récapitulatifs
• Rédiger et/ou mettre en forme des documents, comptes rendus et supports internes/externes
• Création de documents/supports visant à fluidifier la communication

Accueil et services généraux

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires
• Mettre en place un document de suivi de l’activité
• Réceptionner et distribuer les colis selon les procédures en vigueur

Achats

• Réaliser les bons de commandes et leurs suivis selon les procédures qualité en vigueur
• Passer les commandes de produits spécialisés sous le contrôle d’un «expert»
• Vérifier et saisir les bons de livraisons
• Assurer les relations fournisseurs : relance, modification de commande, suivi des avancements de commandes
• Actualiser les données dans les fichiers correspondants (fournisseurs, devis, …)

Sécurité

• Veiller au suivi des registres obligatoires (sécurité, incendie, équipements)
• Participer à la sensibilisation du personnel aux côtés des référents sécurité (consignes, affichages, formations)
• Assurer la gestion et le suivi des prestataires pour la maintenance du batiment (Ascenceur, portail, toiture, alarmes, ventilation, incendie, contrôle éléctrique)

Qualité, ressources humaines, juridique et comptabilité gestion

• Peut être amené.e à participer à l’archivage de documents, la mise à jour de dossiers/documents, la rédaction de procédure sur les périmètres de la qualité, les ressources humaines et le juridique
• Peut être amené.e à préparer des éléments administratifs et/ou règlementaires pour les audits, projets transverses ou instances
• Peut-être amené.e à enregistrer des documents comptables et assurer des relances