Assistante de Direction F/H

Habitat et Humanisme Urgence; Lyon; Sur place; EUR 25 000 - 30 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Tickets restaurant

Mutuelle et prévoyance

13e mois

RTT

Congés 27,5 jours

Résumé du poste

Habitat et Humanisme Urgence recherche un(e) Assistant(e) de direction en CDI pour soutenir la Direction Générale et les services du siège, en lien avec les partenaires et les territoires.

Vous assurerez la gestion d'agenda, la rédaction de courrier, le suivi administratif et financier, et vous contribuerez à l'organisation des conseils et assemblées, dans un cadre multi-sites et dynamique.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 en assistanat de direction ou gestion administrative.
• Bonnes qualités rédactionnelles et maîtrise des outils bureautiques.
• Organisation, anticipation et capacité à faciliter le quotidien des interlocuteurs.
• Expérience dans le secteur associatif appréciée.

Responsabilités

• Gestion de l'agenda de la Direction Générale et rendez-vous.
• Interface entre la Direction Administrative et Financière et les Opérations.
• Rédaction de courriers et gestion du courrier du siège.
• Organisation des Conseils d'Administration et des Assemblées générales; PV et comptes rendus.
• Suivi des notes de frais et justificatifs des comptes.
• Gestion des locaux, fournitures et du parc informatique en lien avec la DSI.

Connaissances

Rigueur

Réactivité

Discrétion

Rédaction

Organisation

Anticipation

Collaboration

Formation

Bac à Bac+2 en assistanat de direction ou gestion administrative

Outils

Bureautique Office

Description du poste

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous occupez un poste transverse au cœur du fonctionnement du siège, entre gouvernance associative, appui à la direction et suivi administratif et financier.

Vous êtes en lien régulier avec les membres du comité de direction, les fonctions support, les équipes présentes sur les territoires, les administrateurs et les partenaires externes.

Votre poste est à la fois administratif, organisationnel et relationnel.

Support à la Direction Générale

• Gestion de l'agenda de la Direction Générale,
• Appui à la Direction des Opérations dans la prise de rendez-vous avec les tutelles et la coordination des plannings,
• Interface entre la Direction Administrative et Financière et les Opérations pour le suivi et les échanges de données administratives/statutaires de l'association,
• Rédaction de courriers et gestion du courrier du siège, ainsi que des boîtes e-mail génériques

Vie associative et gouvernance

• Organisation des Conseils d'Administration (6/an), des réunions de Bureau (10/an) et de l'Assemblée Générale,
• Rédaction des procès-verbaux et relevés de décisions,
• Tenue et archivage des fonds documentaires

Suivi comptable et financier

• Référent(e) comptabilité pour la Direction Générale : validation des devis, suivi des contrats de prestations, règlements,
• Gestion des notes de frais et justificatifs de cartes affaires du président et du comité de direction,
• Suivi des encaissements de dons et émission des reçus fiscaux pour une association partenaire

Événementiel et vie interne

• Organisation des événements internes et de la journée d'intégration bimestrielle,
• Coordination logistique, suivi des participations et de la satisfaction

Appui RH Formation et moyens généraux

• Suivi des éléments variables de paie du comité de direction,
• Administration de la formation pour l'association, en lien avec le service RH et l'OPCO,
• Gestion courante des locaux, des fournitures et du parc informatique, en lien avec la DSI

Votre profil

Vous êtes titulaire d’une formation de niveau Bac à Bac+2 en assistanat de direction ou en gestion administrative, ou vous avez acquis une expérience équivalente.

Vous êtes à l’aise avec les outils bureautiques et disposez de bonnes qualités rédactionnelles. Vous aimez organiser, anticiper et faciliter le quotidien de vos interlocuteurs. Vous savez collaborer, même à distance.

Ce poste demande de la rigueur, de la réactivité et un réel sens de la discrétion compte tenu des informations traitées. Une expérience dans le secteur associatif, social et dans une organisation multi-sites serait appréciée.

Votre cadre de travail

• CDI à 37h / semaine
• Bénéfice de 12 RTT / an + 27.5 jours de congés
• Rémunération à partir de 2 500 € brut/mois selon profil,+ 13e mois
• Prime d'expérience selon disposition conventionnelle (IDCC 2336)
• Tickets restaurant (pris en charge à 60 %)
• Mutuelle d’entreprise + prévoyance
• Prise en charge à 50% de l’abonnement transport
• Œuvres sociales du CSE