ASSISTANTE DE DIRECTION - H/F

Taleez; Gonesse; Sur place; EUR 23 000 - 32 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Congés conventionnels

Mutuelle à 50%

Prévoyance

Avantages CSE

Pass Navigo à 50%

Résumé du poste

Taleez recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) au sein d’un établissement médico-social en Île-de-France.

Vous assurerez l’accueil physique et téléphonique, veillerez au secrétariat et coordonnerez la transmission des informations.

Ce poste prévoit le suivi des absences et retards, la tenue des registres, et le soutien administratif des équipes pluridisciplinaires. Diplôme Bac+2 requis; sens du secret professionnel et respect du cadre légal.

Qualifications

• Diplôme Bac+2 minimum exigé.
• Connaissance de l’environnement médico-social et du handicap mental appréciée.
• Discrétion et respect du secret professionnel requis.

Responsabilités

• Assurer l’accueil bienveillant, physique et téléphonique.
• Contribuer au bon fonctionnement du secrétariat et à la transmission des informations.
• Gérer le tableau de suivi des absences, retards et effectifs.
• Suivre les candidatures et les renouvellements; préparer les dossiers.
• Gestion du courrier, organisation des réunions et archivage.

Connaissances

Accueil téléphonique

Gestion du secrétariat

Transmission d’informations

Suivi des absences et retards

Suivi des candidatures

Formation

Bac+2 minimum

Outils

Bureautique

Description du poste

Principales missions:

• l’ensemble des tâches et missions à accomplir dans le cadre du travail sont effectuées dans le respect du projet d’établissement et de l’observation du secret professionnel que ce soit vis-à-vis des travailleurs en situation de handicap, des professionnels mais aussi de la direction.
• Assurer un accueil bienveillant tant physique que téléphonique.
• Contribuer au bon fonctionnement du secrétariat.
• Assurer et coordonner la transmission des informations.
• Assurer le tableau de suivi des absences et des retards des travailleurs ainsi que le tableau des effectifs.
• Assurer le tableau de suivi des candidatures des travailleurs.
• Assurer le tableau de suivi des renouvellement MDPH.
• Assurer l’émargement des activités de soutien / formations sur NETVIE.

Activités liées à l’organisation et la gestion de l’établissement:

• Prendre des notes lors des réunions institutionnelles, formation interne, etc… en vue de la rédaction de comptes rendus pour affichage, puis archivage.
• Organiser les Conseils de la Vie Sociale avec préparation en amont, regroupement des questions, préparations Ordre du Jour, invitation des membres et au besoin mise en page FALC.
• Recevoir, traiter et rediriger les appels téléphoniques.
• Suivre les stocks de fournitures administratives, pédagogiques et commande après validation de la direction auprès des fournisseurs agréés.

Activités liées à la Direction:

• Frapper le courrier et mettre en forme les documents.
• Organiser les dossiers informatiques.
• Suivre le courrier électronique et le courrier papier : enregistrement et répartition.
• Créer des "trames" de documents internes

Activités liées à l’organisation administrative:

• Gérer les dossiers du personnel (les compléter, les classer et les archiver).
• Préparer les dossiers d’accueils en cas d’embauche, transmettre les éléments nécessaires à l’établissement du contrat de travail et de la DPAE.
• Gérer les visites à la médecine du travail, tenir un tableau de bord des visites.
• Compléter les registres : registre du personnel entrant/sortant, registre des stagiaires.
• Transmission des arrêts maladie, justificatifs d’absence, bordereaux complémentaires.
• Assurer le suivi des déclarations des Accidents du Travail sur NET ENTREPRISES (Tenir à jour le registre des AT).
• Afficher les documents liés à l’organisation (Comptes rendus CE/CHSCT/DP, notes d’informations, offres d’emploi…) et archivage informatique dans travail (secrétariat et professionnel).
• Compléter ou faire compléter les registres obligatoires en matière de maintenance et de sécurité lors de l’absence de la direction.
• Saisir et mettre en page documents et rapports.
• Créer des documents types, de formulaires dans le respect de la charte graphique.
• Veiller à l’approvisionnement des documents à destination du personnel (demandes absences, remboursements de frais, fiches de rendez-vous…).
• Mettre en place de fiches outils, de tableaux de bord, …

Activités liées à la gestion statistiques:

• Suivre les statistiques de l’activité globale.
• Réaliser le suivi mensuel des statistiques à inclure dans le rapport d’activité en fin d’année ainsi que différents indicateurs comme ceux de l’ANAP, de la transformation de l’offre.

Activités liées à la gestion comptable:

• Gérer la tenue de la caisse.

Responsables hiérarchiques: Directeur d’établissement et Directeur adjoint

Avantages Associatifs :

• Congés conventionnels et congés trimestriels en sus des congés payés légaux
• Congés familiaux
• Mutuelle : participation employeur à 50% salarié et famille
• Prévoyance
• Avantages CSE
• Pass Navigo: participation employeur à 50%

Diplôme: Bac + 2 minimum

Savoir, connaissances :

• Connaissance de l’environnement medico-social
• Connaissance du handicap mental
• Connaissance du cadre législatif et capacité à le faire respecter

Savoir être, compétences relationnelles :

• Avoir avec les usagers une relation adaptée et respecter l’intimité des personnes et la confidentialité des échanges.
• S’abstenir d’exprimer un jugement moral ou personnel.
• Observer le secret professionnel.
• Faire preuve de professionnalisme et de disponibilité.
• Réagir avec pertinence aux situations d’urgence et en rendre compte.
• S’informer régulièrement.
• S’intégrer dans une équipe pluridisciplinaire.
• Être proactive.

Savoir-faire, compétences techniques et opérationnelles :

• Organiser le poste de travail en fonction des consignes.
• Anticiper et planifier la charge de travail.
• Connaître et maîtriser les techniques bureautiques.