Assistant(e) de direction

Avenir Apei; Croissy-sur-Seine; Sur place; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

Avenir Apei recherche un(e) Assistant(e) de direction pour accompagner la direction dans la gestion administrative et RH de ses 21 établissements en Île-de-France. Le poste implique la gestion d’agenda, l’accueil, la gestion du courrier et des appels, ainsi que le suivi des dossiers du personnel et des prestations associées.

Le candidat idéal possède un BTS Assistant de Direction et une expérience dans le secteur médico-social, avec rigueur, sens de l’organisation et aisance relationnelle.

Qualifications

• Diplômé(e) d’un BTS et d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans.
• Expérience dans le secteur médico-social.

Responsabilités

• Gestion et organisation d’agenda et de réunions; réservation de salles.
• Répondre au téléphone et accueil physique des visiteurs; conseil et accompagnement.
• Prendre des messages et les communiquer aux personnes concernées.
• Réception et contrôle des livraisons sur site.
• Saisir et référencer le courrier de l’établissement; gestion des stocks bureautiques et commandes.
• Réaliser de la gestion documentaire et suivre des tableaux de bord à la demande de la direction.
• Assurer le suivi des dossiers du personnel (60); saisie des variables de paie (EIG).
• Saisir les déclarations d’accidents du travail et suivre les rendez-vous médecine du travail.

Connaissances

BTS

RH connaissance

Rigueur

Organisation

Travail en équipe

Formation

BTS Assistant de Direction

Outils

Octime

EIG

Ageval

IMAGO

Gamméo

Description du poste

Avenir Apei est une association à but non lucratif de parents et d’amis de personnes en situation de handicap intellectuel.

Avenir Apei accueille et accompagne, depuis la petite enfance et tout au long de leur vie, des personnes en situation de handicap intellectuel, autistes, polyhandicapées et/ou porteuses d’un handicap psychique, dans ses 21 établissements et services répartis dans 3 pôles (1030 places au total). L’ensemble de ces personnes sont accompagnées par près de 550 salariés.

Foyer de Vie Les Mésanges – 78290 CROISSY

Rattaché au Directeur et en lien avec l’ensemble des professionnels de l’établissement et des services supports du siège l’assistant de direction réalise les missions suivantes :

• Gestion et organisation d’agenda, préparation de réunions de travail et réservation de salles
• Répondre au téléphone et assurer ponctuellement l’accueil physique de visiteurs, conseiller et accompagner
• Prendre des messages et les communiquer aux personnes concernées
• Réception et contrôle des livraisons sur site

• Frappe et référencement de l’ensemble du courrier de l’établissement
• Gérer les stocks bureautiques et passer commande
• Réaliser de la gestion documentaire
• Gérer divers tableaux de bord et tableaux de suivi à la demande de la direction
• Assurer des tâches de classement et gérer l’archivage.
• Aide à l’actualisation et à la mise en forme des documents
• Organiser l’affichage institutionnel, obligatoire et règlementaire de l’établissement et veiller à son actualisation.

• Accueillir les nouveaux salariés
• Diffuser les annonces validées
• Constituer le dossier du candidat et assurer la finalisation du recrutement
• Suivre les dossiers du personnel (60)
• Saisir les variables de paie dans le logiciel paie (EIG )
• Réaliser le suivi des congés du personnel
• Gérer et saisir les arrêts maladie et accidents de travail et transmettre au service RH
• Saisir les déclarations d’accidents de travail
• Suivre et organiser les rendez-vous médecine du travail

• Assurer le suivi des factures pour transmission à la comptabilité, suivi des dépenses caisse
• Recherche des fournisseurs, des prestataires, demander des devis
• Passer commande de fournitures et matériels
• Suivre les notes de frais et préparation des remboursements après validation du CDS ou de la direction

• Organiser le suivi général de la maintenance de l’établissement vis-à-vis des prestataires identifiés (GAMMEO)
• Faire intervenir en cas de besoin les prestataires adéquats avec lesquels l’établissement est sous contrat, le cas échéant, faire établir des devis pour les nouveaux prestataires,
• Mise à jour des informations dans le logiciel métier
• Suivi des véhicules de l’IME (RDV révision, contrôle technique, problèmes divers).
• Suivre les mises à jour des différents registres obligatoires

• Représenter l’ESMS auprès des autres ESMS de l’association
• Participer à des réunions institutionnelles, des groupes de travail ou à des commissions internes ou externes
• Participer à la politique d’action et d’amélioration continue de la qualité
• Participer à l’actualisation régulière des documents institutionnels.
• Maîtrise des logiciels métiers : Octime, EIG, Ageval, IMAGO et Gamméo

• Diplômé(e) d’un BTS et d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans .
• Expérience dans le secteur médico-social.

• Maîtrise des outils informatiques
• Respect de l’intégrité de la personne
• Connaissance RH
• Règles de classement et d’archivage
• Capacités rédactionnelles et de synthèse
• Reporting
• Travail en équipe
• Rendre des comptes à sa hiérarchie
• Juste distance professionnelle
• Bonne présentation
• Sens relationnel
• Rigueur et organisation
• Sens de l’accueil
• Prise d’initiative et réactivité

Conditions :

Selon rémunération CCNT 1966