Assistante de direction (F/H)

Apprentis d'Auteuil; Clichy; Hybride; EUR 30 000 - 36 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

23 jours RTT / congés payés

Télétravail partiel jusqu'à 2 jours /s

Prime de cooptation

Forfait mobilité durable

Résumé du poste

Apprentis d'Auteuil recherche un(e) assistant(e) de la direction générale pour assurer un rôle central de soutien administratif, logistique et organisationnel afin de garantir la bonne marche des activités et le suivi des dossiers.

Vous assurez l interface des interlocuteurs internes et externes, la planification des rendez-vous et la réservation de voyages pour la secrétaire générale, tout en veillant à l'environnement de travail et à l'accueil des nouveaux collaborateurs.

Qualifications

• Intérêt pour la mission de la Fondation et sens du service.
• Dynamisme et capacité à gérer les priorités.
• Esprit d'équipe, réactivité et sens du service.
• Autonomie et capacité à travailler en mode collaboratif avec leadership.
• Maîtrise du Pack Office et des outils collaboratifs et aptitude à recourir à l'IA quand pertinent.
• Valeurs de confiance, espérance et bienveillance.

Responsabilités

• Contribuer au soutien administratif, logistique et organisationnel pour garantir la bonne marche de l'activité et le suivi des dossiers.
• Faciliter la prise de rendez-vous et la réservation de voyages pour la secrétaire générale.
• Veiller à la qualité de l'environnement de travail lors de l'emménagement sur le nouveau site et assurer l'approvisionnement en fournitures.
• Suivre le courrier entrant/sortant et organiser les démarches logistiques liées à l'accueil des nouveaux collaborateurs.
• Vérifier et suivre les notes de frais.
• Saisir les demandes d'achat dans le logiciel dédié et assurer le suivi avec les approbateurs.
• Assurer le lien entre le siège et le prestataire d'archivage et garantir le respect des procédures.

Connaissances

Organisation et gestion des priorités

Pack Office

Outils collaboratifs

Relationnel

Autonomie et leadership

Outils

Teams

OneDrive

SharePoint

Description du poste

Vous voulez rejoindre une organisation à fort impact social pour donner plus de sens à votre travail ?

Alors il y a de grandes chances que vous ayez envie de lire la suite…

Ce que nous vous proposons

A ce poste au sein de l'équipe des assistantes de la direction générale, vous assurez un rôle central de soutien administratif, logistique et organisationnel pour garantir la bonne marche de l'activité et le suivi des dossiers. A l'interface de nombreux interlocuteurs internes et externes, votre bonne gestion des priorités, vos compétences relationnelles et votre sens du service vous permettent de devenir un partenaire précieux des équipes au quotidien.

Vos missions

• Vous contribuez au succès d'événements internes et externes grâce à votre accompagnement sur les aspects logistiques, votre appui à leur planification annuelle et à la communication aux participants
• A l'interface d'interlocuteurs internes et externes, vous facilitez la prise de rendez-vous pour la secrétaire générale et assurez la réservation de ses voyages au besoin
• Dans le contexte de l'emménagement sur un nouveau site, vous veillez à la qualité de l'environnement de travail en facilitant la transmission d'informations (mise à jour de la signalétique et autres documents de présentation) et en assurant l'approvisionnement en fournitures
• En lien avec les hôtesses d'accueil et l'équipe en charge de la vie du site, vous assurez le suivi du courrier entrant et sortant ainsi que l'organisation des démarches logistiques relatives à l'accueil des nouveaux collaborateurs
• Vous assurez la vérification et le suivi des notes de frais
• Référente achat pour le secrétariat général et la direction des ressources éducatives et de l'activité métier, vous saisissez les demandes d'achat dans le logiciel dédié et en assurez le suivi en lien avec les approbateurs.
• Référente archivage, vous assurez le lien entre les collaborateurs du siège et le prestataire d'archivage et garantissez le bon respect des procédures en la matière

Nos avantages

• 23 jours de RTT / congés payés supplémentaires
• Télétravail partiel jusqu'à 2 jours /semaine
• Prime de cooptation
• Forfait mobilité durable

Ce poste est vraiment fait pour vous siVous avez un réel intérêt pour la mission de la FondationVous êtes reconnu.e pour votre dynamisme, votre capacité à gérer les priorités, votre sens du service et vos compétences relationnellesVotre esprit d'équipe, votre réactivité et votre bon sens vous permettent de faire face aux imprévus avec le sourireVous êtes proactive, savez à la fois être autonome et travailler en équipe avec leadershipVous maitrisez très bien le Pack Office (Word, Power Point…) ainsi que les outils collaboratifs (Teams, OneDrive, Sharepoint…) et savez recourir à l'appui de l'intelligence artificielle lorsque c'est pertinent.Vous vous sentez en phase avec nos valeurs de confiance, espérance, bienveillance. Vous vous reconnaissez dans ce que nous vous proposons, alors il est temps de postuler.

Notre processus de recrutement 1er entretien avec le responsable RH 2ème entretien avec le manager / directeur du service