Assistante de direction du cabinet de Mme la préfète (H/F)

Préfecture du Lot; Cahors; Presencial; EUR 21.000 - 27.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

La Préfecture du Lot recrute un(e) secrétaire particulier(e) pour assister le secrétariat de la préfète et de la directrice de cabinet. Le poste implique une grande autonomie et une participation active à l’organisation des missions du corps préfectoral.

Vous assurez la gestion des agendas, l’accueil téléphonique et physique, le suivi des courriers et la préparation des dossiers, avec une forte exigence de discrétion et de disponibilité.

Formación

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint).
• Aptitude à planifier et organiser les activités quotidiennes du secrétariat.
• Aptitude à rédiger des documents clairs et adaptés.
• Bonnes qualités relationnelles et de communication avec les interlocuteurs variés.

Responsabilidades

• Gérer les agendas du secrétariat de la préfète et de la directrice de cabinet.
• Accueillir et filtrer les appels téléphoniques, traiter et suivre les demandes.
• Gérer les courriers et parapheurs, préparer les dossiers des responsables.
• Planifier les déplacements et les congés du corps préfectoral.
• Suivre les congés et astreintes des agents du cabinet et des services.
• Participer à la gestion des crédits de résidence et de représentation.

Conocimientos

Bureautique avancée

Organisation

Rédaction

Relation humaine

Travailler en équipe

Herramientas

MS Office

Descripción del empleo

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales

Affecté au secrétariat de direction de Mme la préfète et de Mme la directrice de cabinet, le/la secrétaire appuie et participe à l’organisation des missions du corps préfectoral. À ce titre, et de manière très autonome, le secrétariat a pour missions principales:

• Gestion des agendas de la Préfète et de la directrice de cabinet
• Accueil téléphonique (filtrage, traitement et suivi)
• Accueil physique des personnes
• Gestion des déplacements de la préfète et de la directrice de cabinet
• Réalise et suit les plannings des congés et des astreintes de l’ensemble du corps préfectoral
• Participe au suivi des congés des directeurs des services de l’État et agents du cabinet
• Gestion des courriels
• Prépare les dossiers de la Préfète et de la directrice de cabinet
• Traitement du courrier et des parapheurs de la Préfète et de la directrice de cabinet
• Assure le suivi de la gestion des crédits de résidence et de représentation de la préfète et du directeur de cabinet
• Mise en signature et transmission des demandes d’hospitalisation d’office en lien avec l’ARS
• Mise à jour de diverses bases de données
• Planification et organisation administrative des déjeuners, dîners et réceptions. Envoi des invitations de la Préfète et de la directrice de cabinet et mise à jour des listes d’invités (lien étroit avec le bureau de soutien des résidences préfectorales) . Le cas échéant soutien lors de cérémonies organisées à la résidence préfectorale.

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le secrétariat particulier est intégré à l’équipe du cabinet qui assure en outre:

• L’organisation des cérémonies officielles, décorations, interventions des élus et la communication interministérielle
• La gestion des dossiers de sécurité publique et de protection civile (organisation des exercices de sécurité civiles) , de l’instruction des dossiers de catastrophes naturelles, de détention d’armes et de suspension de permis de conduire ainsi que la gestion des crises
• Les déplacements d’une partie de l’autorité préfectorale

Composition et effectifs du service

Le secrétariat particulier est composé de deux agents de catégorie C

Liaisons hiérarchiques n+1: la directrice de cabinet n+2: la préfète

Liaisons fonctionnelles

L’ensemble des autorités préfectorales , les services déconcentrés de l’État, élus, maires et cabinets ministériels.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Travail en binôme. La polyvalence et la complémentarité sont indispensables entre les deux agents composant le secrétariat qui se partagent plusieurs boîtes fonctionnelles .
En dehors de l’évidente capacité à planifier, organiser et gérer la contrainte, le poste requiert de bonnes compétences relationnelles ainsi qu’un positionnement adapté à la diversité et à la qualité des interlocuteurs avec lesquelles le secrétariat échange (maires, parlementaires, chefs d’entreprise, acteurs associatifs…) .
Une très grande disponibilité horaire ainsi qu'une grande discrétion sont également requis.
Le secrétariat est opérationnel de 8H30 à 18H par roulement des secrétaires se répartissant la couverture de cette amplitude horaire.

Qui contacter
Mme Julia LE FUR: [e-mail]

Liste des pièces requises pour déposer une candidature
Personnels du ministère de l'Intérieur: http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/Mobilite_2022/Formulaire%20mobilit%C3%A9%20avec%20PSA.docx
Personnels externes: https://www.interieur.gouv.fr/content/download/130980/1041719/file/formulaire-mobilite-avec-psa.docx

Profil recherché

Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique: niveau maîtrise requis
Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtriseà acquérir
Avoir des compétences budgétaires et comptables: niveau initiéà acquérir
Savoir-faire
Savoir s'organiser: niveau maîtriserequis
Savoir travailler en équipe: niveau maîtriserequis
Savoir rédiger: niveau pratique requis
Savoir-être
Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis
Savoir s'exprimer oralement: niveau maîtrise requis
Savoir accueillir: niveau pratiquerequis
Durée attendue sur le poste: 3 à 4 ans

Présentation de Préfecture du Lot

Préfecture du Lot