PREF 42 - Assistante de direction auprès des membres du corps préfectoral (H/F)

Préfecture de la Loire; Saint-Étienne; On-site; EUR 25,000 - 33,000; Full time

Job summary

Préfecture de la Loire recherche un/une secrétaire au cabinet pour assurer l’accueil téléphonique, la gestion des agendas et le suivi des courriers et des invitations. Vous travaillez en binôme et interagissez avec les services de l’État, les partenaires institutionnels et les usagers, dans un cadre privé et protocolaire exigeant.

Maîtrise des outils bureautiques, sens de l’organisation et esprit de synthèse sont attendus pour garantir confidentialité et efficacité des missions du cabinet du

Qualifications

• Compétences en informatique et bureautique maîtrisées.
• Connaissance de l'environnement professionnel.
• Bonnes capacités d'organisation et de planification.
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer.
• Sens de l'adaptation et esprit de synthèse.

Responsibilities

• Assurer l’accueil téléphonique du cabinet préfectoral et le traitement des sollicitations.
• Gérer et suivre les messageries électroniques du préfet et du directeur de cabinet.
• Coordonner les agendas du préfet et du directeur de cabinet.
• Piloter le traitement du courrier et des invitations.
• Préparer les dossiers pour audiences, réunions et déplacements.
• Organiser les réunions du cabinet préfectoral et leur logistique.
• Veiller à la confidentialité et à la circulation fluide de l’information.
• Travailler en binôme avec une autre secrétaire et entretenir les relations inter-services.

Skills

Informatique - bureautique

Organisation

Travail en équipe

Esprit de synthèse

Communication

Adaptabilité

Tools

MS Office

Job description

Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales sont exercées au profit des membres du corps préfectoral:

• Assurer l’accueil téléphonique du cabinet préfectoral et le traitement des sollicitations des interlocuteurs institutionnels, élus, partenaires et usagers.
• Garantir la gestion et le suivi des messageries électroniques du préfet et du directeur de cabinet, en assurant l’analyse, la priorisation et l’orientation des courriels vers les membres du corps préfectoral ou les services compétents de l’État.
• Assurer la gestion et la coordination des agendas du préfet et du directeur de cabinet, en veillant à l’optimisation des rendez-vous et déplacements.
• Piloter le traitement du courrier entrant et sortant, ainsi que le suivi des invitations, dans le respect des délais et des priorités définies par le cabinet.
• Préparer les dossiers nécessaires aux audiences, réunions, déplacements et manifestations officielles.
• Organiser les réunions du cabinet préfectoral: planification, convocations, préparation des supports et suivi logistique.
• Assurer l’organisation logistique et protocolaire des déjeuners, dîners et réceptions officielles, en lien avec la résidence préfectorale et le bureau du cabinet.
• Travailler en binôme avec une autre secrétaire.
• Développer et entretenir des relations fonctionnelles régulières avec l’ensemble des services de la préfecture, les sous-préfectures, les services déconcentrés de l’État ainsi que les partenaires institutionnels extérieurs.
• Veiller à la circulation fluide de l’information entre le cabinet, le corps préfectoral et les services de l’État, en garantissant la confidentialité des échanges et le respect des procédures administratives.

Votre environnement professionnel: Cabinet du Préfet de la Loire

Activités du service

Composition et effectifs du service: 36

Liaisons hiérarchiques: Monsieur le préfet, Monsieur le directeur de cabinet, Monsieur le chef de cabinet

Liaisons fonctionnelles: Monsieur le chef de cabinet

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions: contraintes horaires liées à un poste d’un secrétariat particulier
Qui contacter?
M. BUIRON Willy [e-mail]
Mme Annie TRUCHET [e-mail]
Pour toutes questions vous pouvez contacter le 04 77 48 47 01
Liste des pièces requises pour déposer une candidature:
Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement

• Lien vers le formulaire de mobilité (CTRL + Clic):
• https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences en informatique - bureautique -niveau maîtrise requis
Connaître l'environnement professionnel - niveau maîtrise requis
Savoir-faire
Savoir s'organiser - niveau maîtrise requis
Savoir travailler en équipe - niveau maîtrise requis
Avoir l'esprit de synthèse - niveau pratique requis
Savoir-être
avoir le sens des relations humaines - niveau pratique requis savoir communiquer - niveau maîtrise requis savoir s'adapter - niveau maîtrise requis

Présentation de Préfecture de la Loire

Préfecture de la Loire