Assistante de direction du cabinet de Mme la préfète

Ministère de l'Intérieur; Les Places; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

Ministère de l'Intérieur, Préfecture du Lot, recrute une assistante de direction pour le cabinet de la préfète. Vous soutenez le secrétariat de la préfète et de la directrice de cabinet, gérez les agendas, l’accueil et les déplacements, préparez les dossiers et assurez le traitement du courrier.

Vous travaillerez de 8h30 à 18h par roulement, avec discrétion et sens des relations humaines, dans un cadre fonctionnel et administratif exigeant.

Qualifications

• Aptitudes organisationnelles et rédactionnelles.
• Bonnes compétences informatiques et bureautiques.
• Capacité à planifier et gérer des priorités.
• Sens du relationnel et discrétion professionnelle.

Responsibilities

• Assurer le secrétariat de la préfète et de la directrice de cabinet.
• Gérer les agendas, l’accueil et les déplacements.
• Préparer les dossiers et suivre les congés et astreintes.
• Rédiger et traiter le courrier et les parapheurs.
• Suivre les crédits de résidence et de représentation.

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Assistante de direction du cabinet de Mme la préfète

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Intitulé du poste

Assistante de direction du cabinet de Mme la préfète

Description du poste

Vos activités principales

Affecté au secrétariat de direction de Mme la préfète et de Mme la directrice de cabinet, le/la secrétaire appuie et participe à l’organisation des missions du corps préfectoral. À ce titre, et de manière très autonome, le secrétariat a pour missions principales:

• Gestion des agendas de la Préfète et de la directrice de cabinet
• Accueil téléphonique (filtrage, traitement et suivi)
• Accueil physique des personnes
• Gestion des déplacements de la préfète et de la directrice de cabinet
• Réalise et suit les plannings des congés et des astreintes de l’ensemble du corps préfectoral
• Participe au suivi des congés des directeurs des services de l’État et agents du cabinet
• Prépare les dossiers de la Préfète et de la directrice de cabinet
• Traitement du courrier et des parapheurs de la Préfète et de la directrice de cabinet
• Assure le suivi de la gestion des crédits de résidence et de représentation de la préfète et du directeur de cabinet
• Mise en signature et transmission des demandes d’hospitalisation d’office en lien avec l’ARS
• Mise à jour de diverses bases de données
• Planification et organisation administrative des déjeuners, dîners et réceptions. Envoi des invitations de la Préfète et de la directrice de cabinet et mise à jour des listes d’invités (lien étroit avec le bureau de soutien des résidences préfectorales). Le cas échéant soutien lors de cérémonies organisées à la résidence préfectorale.

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le secrétariat particulier est intégré à l’équipe du cabinet qui assure en outre:

• L’organisation des cérémonies officielles, décorations, interventions des élus et la communication interministérielle
• La gestion des dossiers de sécurité publique et de protection civile (organisation des exercices de sécurité civiles), de l’instruction des dossiers de catastrophes naturelles, de détention d’armes et de suspension de permis de conduire ainsi que la gestion des crises
• Les déplacements d’une partie de l’autorité préfectorale

Composition et effectifs du service

Le secrétariat particulier est composé de deux agents de catégorie C

Liaisons hiérarchiques

n+1: la directrice de cabinet

n+2: la préfète

Liaisons fonctionnelles

L’ensemble des autorités préfectorales , les services déconcentrés de l’État, élus, maires et cabinets ministériels.

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Travail en binôme. La polyvalence et la complémentarité sont indispensables entre les deux agents composant le secrétariat qui se partagent plusieurs boîtes fonctionnelles .

En dehors de l’évidente capacité à planifier, organiser et gérer la contrainte, le poste requiert de bonnes compétences relationnelles ainsi qu’un positionnement adapté à la diversité et à la qualité des interlocuteurs avec lesquelles le secrétariat échange (maires, parlementaires, chefs d’entreprise, acteurs associatifs…).

Une très grande disponibilité horaire ainsi qu'une grande discrétion sont également requis.

Le secrétariat est opérationnel de 8H30 à 18H par roulement des secrétaires se répartissant la couverture de cette amplitude horaire.

Mme Julia LE FUR: [e-mail]

Descriptif du profil recherché

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique :niveau maîtrise requis

Connaître l'environnement professionnel :niveau maîtriseà acquérir

Avoir des compétences budgétaires et comptables :niveau initiéà acquérir

Savoir-faire

Savoir s'organiser :niveau maîtriserequis

Savoir travailler en équipe :niveau maîtriserequis

Savoir rédiger :niveau pratique requis

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines :niveau maîtrise requis

Savoir s'exprimer oralement :niveau maîtrise

Savoir accueillir :niveau pratiquerequis

Durée attendue sur le poste:

3 à 4 ans

Fondement juridique du recrutement

2° de l’article L332-2

Localisation du poste

Préfecture du Lot – Place Chapou - 46000 CAHORS

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Ministère de l'intérieur -– Direction nationale de police judiciaire –Sous-Direction de la lutte contre la criminalité organisée et la délinquance spécialisée- Office mineurs
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels