Secrétariat du Directeur de Cabinet (H/F)

Préfecture de la Meuse; Bar-le-Duc; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

Préfecture de la Meuse recherche un(e) secrétaire de direction pour assurer le secrétariat du Directeur de Cabinet et soutenir les activités du bureau. Vous gérez l’agenda, coordonnez les déplacements et préparez les documents confidentiels avec discrétion et professionnalisme.

Vous serez en lien étroit avec le bureau de la représentation de l’État et les services de sécurité, et vous contribuez à l’organisation des cérémonies et réceptions officielle.

Qualifications

• Expérience en secrétariat de direction souhaitée.
• Capacité à gérer l’agenda et les déplacements.
• Maîtrise des outils bureautiques et de la gestion documentaire.
• Sens du service public et discrétion.
• Bonne communication écrite et orale.

Responsibilities

• Assure le secrétariat du Directeur de cabinet et la tenue des agendas.
• Accueille les interlocuteurs, gère les appels et les accueils physiques.
• Rédige des courriers et met en forme documents.
• Gère les commandes de dossiers pour audiences et déplacements.
• Organise les réunions et les réservations de salles et matériels.
• Assure l’organisation des déplacements et l’accueil des invités.
• Participe à l’organisation des cérémonies et événements officiels.
• Assure la suppléance du secrétariat et le renfort en cas d’absence.

Skills

Organisation

Gestion du temps

Travail en équipe

Synthèse

Relationnel

Communication

Adaptabilité

Aisance orale

Informatique

Education

Bac+2 secrétariat

Tools

MS Office

CRM

Job description

Groupe RIFSEEP: 1
Vos activités principales:
Assure le secrétariat du Directeur de cabinet

• suit, organise le planning de travail: tenue des agendas du Directeur de Cabinet, vérification de la cohérence entre les agendas du Corps Préfectoral
• assure l’accueil téléphonique et physique
• met en forme des documents ou rédige des courriers: lettres de félicitations, condoléances, réponses aux invitations, copie au cabinet et aux
• préfets, courriers confidentiels par le Directeur de Cabinet etc,
• passe les commandes de dossier pour les audiences et déplacements du Directeur de Cabinet,
• s’assure de la fluidité et de l’échange des informations avec le bureau de la représentation de l’État, et le service des sécurités,
• gère les réservations de salles et de matériel, envoi et suivi des invitations aux réunions organisées en présence du Préfet et du Directeur,
• gère les modalités matérielles des déplacements du Directeur de Cabinet: organisation des horaires de mission des chauffeurs, définition des horaires de départ et de temps de trajet, réservation des billets de train,
• gère l’organisation des déjeuners, dîners et réceptions du Directeur de Cabinet et gestion de proximité des personnels de la résidence du Préfet: propose les plans et les menus en liaison avec le cuisiner,
• participe avec le service porteur à l’organisation des cérémonies dans l’hôtel préfectoral (naturalisations par exemple…)

Gère les dossiers ponctuels liés à des tâches particulières confiées au Directeur de Cabinet,

Gère les crédits du Directeur de Cabinet,

Commande les gerbes pour les cérémonies patriotiques ou d’hommage.

Vos activités secondaires:

Assure la suppléance du secrétariat Préfet et son renfort si besoin ponctuel

En appui en cas d’absences d’agents du bureau de la représentation de l’État ou de charge de travail importante:

• organisation et préparation matérielle d’évènements exceptionnels ou de cérémonies ou de réunions sensibles présidées par le Préfet ou le Directeur de Cabinet,
• préparation matérielle en amont des VO (lettre d’invitation, modalités pratiques en cas de passage du VO à la préfecture etc.)

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:
Qui contacter?
Directrice de Cabinet: [e-mail]
Service RH: [e-mail]

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques
Avoir des compétences budgétaires et comptables niveau pratique à acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique niveau pratique à acquérir
Connaître l'environnement professionnel niveau pratique à acquérir
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe niveau maîtrise requis
Avoir l'esprit de synthèse niveau maîtrise requis
Savoir analyser niveau maîtrise requis
Savoir-être savoir accueillir niveau pratique requis avoir le sens des relations humaines niveau pratique requis savoir s'adapter niveau pratique requis savoir s'exprimer oralement niveau pratique requis savoir communiquer niveau pratique requis
Vos perspectives:
Poste enrichissant permettant d’acquérir une bonne connaissance de l’administration, et donnant l’accès à des contacts enrichissants.
Durée attendue sur le poste: 3 ans

Présentation de Préfecture de la Meuse

Préfecture de la Meuse