Assistant.e de direction auprès des membres du corps préfectoral

Ministère de l'Intérieur; Saint-Martin-la-Plaine; Hybrid; EUR 30,000 - 38,000; Full time

Job summary

Ministère de l’Intérieur recherche un/une Assistant.e de direction pour les membres du corps préfectoral. Vous assurerez l’accueil téléphonique, la gestion des messages et l’orientation des sollicitations vers les services compétents.

Vous coordonnerez les agendas du préfet et du directeur de cabinet, préparerez les dossiers d’audiences et assurerez le suivi logistique des réunions et réceptions officielles.

Qualifications

• Connaissances techniques en informatique et bureautique.
• Maîtrise des outils de communication et d’organisation.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer les priorités.

Responsibilities

• Assurer l’accueil téléphonique et le traitement des sollicitations.
• Gérer et suivre les messageries du préfet et du directeur de cabinet.
• Organiser et coordonner les agendas et les déplacements.
• Préparer les dossiers pour audiences et réunions officielles.
• Planifier les réunions du cabinet et assurer la logistique.
• Conduire le courrier entrant/sortant et les invitations.
• Maintenir des relations fonctionnelles avec les services et partenaires.

Skills

Informatique bureautique

Organisation

Savoir-faire en équipe

Esprit de synthèse

Relations humaines

Communication / élocution

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : Gestionnaire des Ressources Humaines Paris)

Assistant.e de direction auprès des membres du corps préfectoral

Description du poste

Fonction publique d'Etat

Catégorie B (profession intermédiaire)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Chargée / Chargé de l’instruction de dossiers administratifs

Type de poste

Statut du poste

Intitulé du poste

Assistant.e de direction auprès des membres du corps préfectoral

Description du poste

Vos activités principales sont exercées au profit des membres du corps préfectoral:

• Assurer l’accueil téléphonique du cabinet préfectoral et le traitement des sollicitations des interlocuteurs institutionnels, élus, partenaires et usagers.
• Garantir la gestion et le suivi des messageries électroniques du préfet et du directeur de cabinet, en assurant l’analyse, la priorisation et l’orientation des courriels vers les membres du corps préfectoral ou les services compétents de l’État.
• Assurer la gestion et la coordination des agendas du préfet et du directeur de cabinet, en veillant à l’optimisation des rendez-vous et déplacements.
• Piloter le traitement du courrier entrant et sortant, ainsi que le suivi des invitations, dans le respect des délais et des priorités définies par le cabinet.
• Préparer les dossiers nécessaires aux audiences, réunions, déplacements et manifestations officielles.
• Organiser les réunions du cabinet préfectoral : planification, convocations, préparation des supports et suivi logistique.
• Assurer l’organisation logistique et protocolaire des déjeuners, dîners et réceptions officielles, en lien avec la résidence préfectorale et le bureau du cabinet.
• Travailler en binôme avec une autre secrétaire.
• Développer et entretenir des relations fonctionnelles régulières avec l’ensemble des services de la préfecture, les sous-préfectures, les services déconcentrés de l’État ainsi que les partenaires institutionnels extérieurs.
• Veiller à la circulation fluide de l’information entre le cabinet, le corps préfectoral et les services de l’État, en garantissant la confidentialité des échanges et le respect des procédures administratives.

Votre environnement professionnel: Cabinet de la Préfète de la Loire

Activités du service

Composition et effectifs du service: 36

Liaisons hiérarchiques: Monsieur le préfet, Monsieur le directeur de cabinet, Monsieur le chef de cabinet

Liaisons fonctionnelles: Monsieur le chef de cabinet

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:

contraintes horaires liées à un poste d’un secrétariat particulier

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre (listes déroulantes)

Connaissances techniques

Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau maîtrise

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise

Savoir-faire

Savoir s'organiser / niveau maîtrise

Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise

Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique

Savoir-être

avoir le sens des relations humaines / niveau pratique

savoir communiquer / niveau maîtrise

savoir s'adapter / niveau maîtrise

Critères candidat

Informations complémentaires

Localisation administrative et géographique / Affectation: Cabinet du Préfet de la Loire - 2 rue Charles de Gaulle - 42000 Saint-Etienne

Emploi fonctionnel(codification RMFP pour publication) :

Vous trouverez le référentiel RMFP sous le lien suivant :

https://www.fonction-publique.gouv.fr/biep/repertoire-interministeriel-des-metiers-de-letat

Code fiche de l’emploi type1 (RMFP) :

Si plusieurs emploi type, temps de travail sur emploi-type 1:

Code fiche de l’emploi-type 2 (RMFP):

Temps de travail sur emploi-type 2:

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d’acte dans D2)

Vous trouverez le référentiel REMI sous le lien suivant :

http://ressources-humaines.interieur.ader.gouv.fr/images/mgmrh/Page_mgmrh/Referentiel_des_emplois_version_2011_modifiee_12_fevrier_2015_copie.pdf

Fondement juridique du recrutement

° de l’article L332-2 du Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Auvergne-Rhône-Alpes, Loire (42)

St Etienne

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels
• Préfecture du Val-de-Marne DMI-Asile 21-29 avenue du Général de Gaulle 94000 CRETEIL