Assistant(e) particulier(e) du secrétaire général (H/F)

Préfecture du Var; Arrondissement de Toulon; On-site; EUR 21,000 - 28,000; Full time

Job summary

La Préfecture du Var recherche un/une secrétaire général adjoint(e) pour assurer l'organisation de l'agenda du secrétaire général, l'accueil physique et téléphonique, et le filtrage des interlocuteurs. Vous organiserez les déplacements et préparerez les dossiers en lien avec les services.

Vous contribuerez à la rédaction de notes et de courriers et assisterez le secrétaire général dans ses missions, avec disponibilité et discrétion, et des horaires adaptables selon l'emploi du temps des membres

Qualifications

• Connaissances techniques en informatique et bureautique requis.
• Savoir rédiger des notes et des courriers.
• Aptitude à l'organisation et à la synthèse.

Responsibilities

• Gérer l'agenda du secrétaire général.
• Assurer l’accueil physique et téléphonique et filtrer les interlocuteurs.
• Organiser les déplacements du secrétaire général.
• Planifier et constituer les dossiers en lien avec les services.
• Organiser réunions et convocations logistiques.
• Rédiger des notes et des courriers.
• Gérer les urgences et les dossiers sensibles.
• Diffuser l’information transversalement.

Skills

Informatique et bureautique

Rédaction

Organisation

Communication

Accueil/démarches

Tools

MS Office

Job description

Vos activités principales:

• Gérer l'agenda du secrétaire général ;
• Assurer l’accueil physique et téléphonique ainsi que le filtrage des interlocuteurs ;
• Organiser les déplacements du secrétaire général (fonction ASSIST du secrétaire général)
• Planifier et constituer les dossiers en lien avec les autres services de la préfecture ;
• Organiser toutes les réunions présidées par le secrétaire général (réservation de salle, convocations logistiques) ;
• Traiter des dossiers ponctuels et suivre les affaires réservées ;
• Rédiger des notes et des courriers ;
• Assister le secrétaire général dans certaines de ses missions, par la gestion des urgences et la prise en compte des dossiers sensibles ;
• Assurer la circulation de l’information transversale auprès des interlocuteurs internes et externes

Votre environnement professionnel:

Liaisons hiérarchiques:

• Monsieur le secrétaire général
• Monsieur le sous-préfet chargé de mission

Liaisons fonctionnelles:

• Les membres du corps préfectoral
• Les sous-préfectures de Brignoles et de Draguignan Les directeurs et les chefs de bureau
• Les directeurs départementaux interministériels Les autres administrations de l’État
• Les cabinets ministériels
• Les élus

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Polyvalence, autonomie et adaptabilité
Disponibilité, anticipation
Savoir faire preuve de diplomatie et de discrétion
Horaires spécifiques adaptés au secrétariat des membres du corps préfectoral (amplitude de 8h à 19h avec possibilité de modulation)
Liste des pièces requises pour déposer une candidature:

• Lien vers le formulaire de mobilité:

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

Profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre:
Connaissances techniques:
Avoir des compétences en informatique-bureautique / niveau maîtrise - requis
Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis
Savoir-faire:
Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
Savoir rédiger / niveau maîtrise - requis
Savoir analyser / niveau pratique - requis
Avoir l'esprit de synthèse / niveau pratique - requis
Savoir-être:
Savoir communiquer / niveau maîtrise - requis
Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis

Présentation de Préfecture du Var

Préfecture du Var