Assistante de Direction

FONDATION DE L'ARMEE DU SALUT; Chantilly; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Job summary

Armeedusalut recrute un référent RH pour l’établissement, rattaché au Directeur. Vous assurez le suivi administratif des dossiers du personnel, la gestion de la paie et le respect des procédures internes.

Vous participez à l’élaboration et au suivi des protocoles en lien avec les services supports, et vous intervenez sur les volets administratif et financier de l’établissement.

Responsibilities

• Référent RH: interlocuteur principal et suivi administratif du personnel.
• Référent qualité: participation à la création et au suivi des protocoles.
• Gestion de la paie: suivi des EVP, absences, heures supplémentaires, nuits/dimanches et jours fériés.
• Gestion administrative: rédaction de contrats/avenants, GED et archivage.
• Gestion financière: encaissements, caisse, facturation électronique et suivi des charges.

Job description

MISSIONS:

Référent(e) RH au sein de l’établissement, il/elle est l’interlocuteur principal des professionnels; Il/elle assure le suivi administratif des dossiers du personnel (renouvellement des documents, archivage, informations RH, mutuelle …).

Référent qualité, il/elle participe à la création, la mise à jour, et au suivi et à l’archivage des protocoles en lien avec les fonctions supports.

Placé(e) sous l’autorité du Directeur il/elle participe à l’organisation et à la gestion des Ressources Humaines

Dans le respect du projet de la Fondation et de l’établissement, du règlement intérieur en vigueur et de la nécessaire discrétion qu’impose sa fonction, il/elle est plus particulièrement chargé(e):

GESTION DE LA PAIE:

• Gestion du planning Octime,
• Préparation des EVP pour le service paye
• Suivi des absences, heures supplémentaires, indemnités de nuit et de dimanche et jours fériés, RTT, journées exceptionnelles…
• Gestion des soldes de tout compte (AER, certificats de travail, reçu pour SDTC), en lien avec les professionnels.

GESTION RESSOURCES HUMAINES:

• Création des contrats et avenants sur Word
• Utilisation des logiciels SMART et TEAMS RH
• D.P.A.E sur le net entreprise,
• Gestion des absences (CP, récupération des jours fériés, jour enfant malade et autres),
• Enquêtes administratives (ANAP …)
• Entretien annuel d’évaluation des professionnels
• Classement numérique et physique de tous les documents salariés (GED),
• Gestion du plan de formations et de l’OPCO
• Mise en œuvre de la gestion électronique des documents (contrats, SDTC …)

GESTION ADMINISTRATIVE:

• Participation à l’écriture du Projet d’établissement
• Implication dans la réalisation du rapport d’activité
• Echange avec les différents partenaires

GESTION FINANCIERE :

• Assurer le suivi des encaissements, et relances des impayés
• Gérer la caisse de l’établissement et le dépôt de valeur des résidents
• Gestion de la facturation électronique fournisseur, création des comptes, contrôle avant validation de la direction, mise en place des virements.
• Gestion des charges récurrentes avec les contrats cadres et autres (maintenance, énergies…) + Tableau de suivi des consommations fluides et autres
• Alimentation des outils mis en place en termes de suivi financier.

LOGICIELS:

DIRIPS - SMART – TEAMS RH – OCTIME– YOOZ - FOEDERIS – WORD – EXCEL