Assistant(e) d'agence F/H

WeRecruit; Écully; Sur place; EUR 28 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

WeRecruit recherche un assistant polyvalent pour son agence à Écully, avec forte autonomie et travail en binôme avec une assistante expérimentée. Vous assistez trois interlocuteurs: le directeur régional AURA, le directeur commercial et le Président, et vous gérez les appels d'offres.

Vos missions couvrent la constitution des dossiers (DC1, DC2, DC4, attestations, assurances), le secrétariat technique, le reporting régional, et l'animation du site.

Responsabilités

• Réponses aux appels d'offres et constitution des dossiers (DC1, DC2, DC4, attestations, assurances, qualifications OPQIBI) et mise en forme des mémoires techniques.
• Assistanat multi-directions: gestion d'agendas, organisation des déplacements, filtrage des appels et courriels, préparation des supports de comités de direction et revues d'affaires.
• Secrétariat technique et administratif: courriers, comptes rendus, gestion et archivage des dossiers d'affaires (phases loi MOP), suivi des avenants et des assurances.
• Suivi de gestion régionale: reporting (CA, carnet de commandes), interface avec la comptabilité du siège, suivi des bons de commande.
• Animation du site d'Écully: temps collectifs, communication interne, intégration des nouveaux collaborateurs, coordination avec les régions BFC et IDF.
• RH de proximité et logistique: préparation des arrivées, suivi des congés, fournitures, flotte de véhicules, accueil physique et téléphonique.
• Soutien à la démarche qualité ISO 9001: respect des procédures, gestion documentaire, veille réglementaire.

Connaissances

Polyvalence

Autonomie

Organisation

Communication

Gestion des documents

Veille réglementaire

Description du poste

Poste de confiance, polyvalent et à forte autonomie, au cœur de la vie de l'agence. Vous travaillez en binôme avec une assistante expérimentée et assistez trois interlocuteurs : le directeur régional AURA, le directeur commercial et le Président. La réponse aux appels d'offres constitue l'activité principale (environ 200 AO/an sur AURA, soit ~4 dossiers/semaine, gérés en binôme — 50 à 60 % du temps).

Vos missions

• Réponses aux appels d'offres : veille (BOAMP, profils acheteurs), constitution des dossiers de candidature (DC1, DC2, DC4, attestations, assurances, qualifications OPQIBI), mise en forme des mémoires techniques selon la charte graphique, transmission dématérialisée et suivi des tableaux de bord. (60%)
• Assistanat multi-directions : gestion d'agendas, organisation des déplacements, filtrage des appels et courriels, préparation des supports de comités de direction et revues d'affaires.
• Secrétariat technique et administratif : courriers, comptes rendus, gestion et archivage des dossiers d'affaires (phases loi MOP), suivi des avenants et des assurances.
• Suivi de gestion régionale : reporting (CA, carnet de commandes), interface avec la comptabilité du siège, suivi des bons de commande.
• Animation du site d'Écully : temps collectifs, communication interne, intégration des nouveaux collaborateurs, coordination avec les régions BFC et IDF.
• RH de proximité et logistique : préparation des arrivées, suivi des congés, fournitures, flotte de véhicules, accueil physique et téléphonique.
• Soutien à la démarche qualité ISO 9001 : respect des procédures, gestion documentaire, veille réglementaire.