ASSISTANTE ADMINISTRATIVE

CAPSO; Villeurbanne; On-site; EUR 24,000 - 28,000; Full time

Job summary

CAPSO, association basée au siège social, recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) rattaché(e) au Secrétariat général. Vous assurez l’appui administratif et logistique, participez à l’organisation des réunions et traitez les supports et documents administratifs.

Vous assurez l’accueil physique et téléphonique, la gestion du courrier et l’archivage, et vous coordonnez les relations avec les interlocuteurs internes et externes. Formation niveau 4 et expérience exigées.

Qualifications

• Niveau 4 minimum: Bac pro Gestion-Administration ou équivalent et au moins 2 ans d’expérience sur poste similaire.
• Maîtrise des outils bureautiques et bonnes qualités rédactionnelles.

Responsibilities

• Assurer un appui administratif dans le suivi de dossiers et la logistique du siège.
• Gérer l’accueil physique et téléphonique, et orienter les interlocuteurs.
• Traiter le courrier entrant/sortant et assurer l’archivage des documents.
• Gérer les fournitures, les réservations de salles et les prestations du siège.
• Contribuer à la communication et à la diffusion des supports internes et externes.

Skills

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Accueil client

Bureautique

Communication écrite

Education

Bac professionnel Gestion-Administration

Droit (optionnel)

Tools

Word

Excel

WordPress

SharePoint

Job description

Rattaché(e) au Secrétariat général, l’Assistant(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement administratif et logistique du siège social et apporte son soutien à la Direction générale et aux fonctions supports.

Véritable point d’interface entre le siège, les établissements et les différents interlocuteurs de l’Association, il/elle contribue à la circulation de l’information, au suivi de dossiers administratifs et à la fluidité du fonctionnement quotidien.

Il/Elle assure également l’accueil physique et téléphonique du siège et veille, à ce titre, à la qualité de l’accueil et à l’image de CAPSO auprès des salariés, partenaires, fournisseurs et visiteurs.

Polyvalent(e), organisé(e) et doté(e) d’un bon sens du service, vous intervenez notamment dans les domaines suivants :

1. Appui administratif au secrétariat général et aux fonctions supports

• Assurer un appui administratif dans le suivi de dossiers transversaux.
• Contribuer à l’organisation logistique des réunions, rencontres et événements internes.
• Préparer, mettre en forme et actualiser des courriers, tableaux de suivi, présentations et documents administratifs.
• Assurer la mise à jour et la diffusion de différents supports et documents.
• Assurer le suivi administratif des contrats d’assurance de l’Association et des formalités liées au parc automobile.
• Traiter les contraventions et assurer la gestion administrative des cartes affaires et cartes carburant.
• Être l’interlocuteur administratif des établissements dans le cadre de la politique achats de l’Association
• Centraliser les demandes relatives aux contrats d’énergie et assurer la mise à jour régulière du périmètre de suivi.

2. Accueil et relation avec les interlocuteurs

• Assurer l’accueil physique des visiteurs et les orienter vers les interlocuteurs ou services concernés.
• Assurer l’accueil téléphonique du siège : identifier les demandes, filtrer et orienter les appels.
• Apporter un premier niveau d’information aux salariés, partenaires, fournisseurs et autres interlocuteurs.
• Veiller à la qualité de l’accueil et contribuer à l’image positive de l’Association.

3. Gestion du courrier et circulation de l’information

• Réceptionner, enregistrer, trier et distribuer le courrier entrant.
• Préparer, enregistrer, classer et affranchir le courrier sortant.
• Assurer la bonne circulation des informations et documents au sein du siège social.
• Veiller au classement et à l’archivage des documents administratifs.
• Participer aux opérations d’archivage du siège social.

4. Contribution au bon fonctionnement du siège social

• Veiller à la bonne tenue et au bon fonctionnement de l’espace accueil.
• Assurer le suivi et l’approvisionnement des fournitures administratives et des consommables.
• Gérer les réservations des salles de réunion du siège social.
• Assurer l’interface avec les différents prestataires intervenant au siège : ménage, entretien des équipements, machine à café, eau, tri des déchets, etc.
• Veiller au suivi des contrats avec les prestataires et organiser les actions de maintenance et d’entretien
• Assurer le suivi administratif des contrats de prestations et organiser les interventions de maintenance et d’entretien.
• Assurer le suivi administratif du parc automobile du siège : contrôles techniques, entretiens, réparations et suivi des sinistres.

5. Contribution à la communication

• Contribuer à la mise en forme et à la diffusion de supports de communication internes et externes.
• Participer à différentes actions de communication de l’Association.
• Contribuer à la qualité, à la cohérence et à la mise à jour des supports diffusés par le siège.
• Participer, selon les besoins, à la mise à jour de contenus sur les outils de communication de l’Association.

Vous êtes titulaire d’une formation de niveau 4 minimum, de type Bac professionnel Gestion-Administration, droit ou équivalent, et justifiez d’au moins deux années d’expérience sur un poste similaire.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez de bonnes qualités rédactionnelles. Vous êtes particulièrement à l’aise avec la rédaction de documents professionnels, la mise en forme de supports et la gestion de tableaux de suivi.

La maîtrise des réseaux sociaux est attendue. La connaissance de WordPress et SharePoint constitue un atout supplémentaire.

Vos qualités

Au-delà de vos compétences techniques, vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre organisation et votre rigueur, avec la capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle ;
• Votre réactivité et votre capacité d’adaptation ;
• Votre sens de l’accueil, du service et de la relation aux autres ;
• Votre capacité à faciliter les échanges et la circulation de l’information ;
• Vos qualités d’analyse, de synthèse et de rédaction ;
• Votre polyvalence et votre goût pour le travail en équipe ;
• Votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés, au siège comme dans les établissements ;
• Votre discrétion et votre sens de la confidentialité, indispensables dans le cadre des informations traitées.

Vous appréciez les environnements où les missions sont variées, où l’autonomie et l’initiative sont encouragées et où votre contribution a un impact concret sur le fonctionnement collectif.