ASISSTANT ADMINISTRATIF - COMMUNICATION H/F

Les Colettes Sourcing; Colmar; On-site; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Les Colettes Sourcing Colmar recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et communication pour assurer le fonctionnement administratif du site et soutenir les actions de communication interne et externe. Vous assurez l'accueil physique et téléphonique, la gestion des courriers, des stocks et des déplacements, tout en coordonnant les prestations logistiques et en veillant à la présentation des espaces.

Poste polyvalent et organisé.

Qualifications

• Formation Bac à Bac+2 dans l'administration, gestion ou communication.
• Expérience précédente sur poste similaire, idéalement en environnement technique.
• Excellentes capacités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
• Maîtrise des outils bureautiques et mise en forme de documents.
• Intérêt pour la création de supports de communication et l'organisation d'événements.
• Capacité à gérer plusieurs missions et respecter les délais.

Responsibilities

• Accueillir le site de Colmar et gérer les rendez-vous.
• Gérer la boîte mail, courrier et colis.
• Gérer stocks de documents, objets publicitaires et fournitures.
• Organiser déplacements professionnels et réservations.
• Réserver salles et prestations logistiques.
• Veiller à la présentation de l'accueil clients.
• Contribuer à la valorisation de l'image du Groupe et à la com.
• Participer à l'organisation d'événements internes et externes.
• Préparer et suivre documents administratifs et techniques.
• Rédiger et mettre en forme courriers et documents techniques.
• Préparer PPSPS et DOE; suivre attestations et DICT ponctuellement.
• Mettre à jour procédures et supports documentaires.

Skills

Gestion administrative

Accueil téléphonique

Communication

Education

Bac à Bac+2 administratif/gestion/communication

Tools

Bureautique Office

Job description

Le poste :

Notre client, acteur majeur dans son domaine et en forte croissance, cherche aujourd'hui à renforcer ses équipes.

Dans le cadre de leur organisation, il recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) et communication pour assurer le bon fonctionnement administratif du site de Colmar, contribuer à la communication interne et externe et accompagner les équipes dans la gestion de leurs activités quotidiennes.

Vos missions:

1. Accueil et assistance administrative

Véritable ambassadeur(drice) de notre entreprise, vous assurez la qualité de l'accueil et contribuez à la fluidité de l'organisation quotidienne du site.

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du site de Colmar et la prise de rendez-vous.


• Gérer la boîte mail générale de l'entreprise ainsi que la réception, le traitement et l'affranchissement du courrier et des petits colis.


• Assurer la commande et le suivi des stocks de documentations commerciales, d'objets publicitaires et de fournitures courantes.


• Organiser les déplacements professionnels : réservations d'hôtels, de trains, de restaurants et de prestations de restauration.


• Gérer les réservations des salles de réunion et coordonner les prestations associées : plateaux-repas, restaurants et autres besoins logistiques.


• Veiller à la bonne tenue et à la qualité de présentation de l'espace d'accueil clients.

2. Marketing et communication

Vous participez activement à la valorisation de l'image du Groupe et accompagnez les équipes dans la mise en œuvre de leurs actions de communication et de leurs événements.

• Contribuer à la préparation et à la organisation d'événements internes et externes : gestion des invitations, coordination logistique, demandes de devis et commandes en ligne.


• Concevoir et mettre en forme des supports de communication interne et externe : livret d'accueil, documentations commerciales et autres supports institutionnels.


• Participer à la diffusion des informations internes par différents canaux : affichage, courriels et supports de communication dédiés.


• Veiller à la qualité, à la cohérence et à la présentation des documents diffusés auprès des collaborateurs, des clients et des partenaires.

3. Secrétariat technique

En lien avec les équipes opérationnelles, vous assurez la préparation et le suivi de documents administratifs et techniques nécessaires.

• Rédiger et mettre en forme les courriers, documents techniques liés aux chantiers et attestations pour les sociétés du Groupe.


• Préparer et mettre en forme les PPSPS (Plans particuliers de sécurité et de protection de la santé).


• Assurer l'envoi des DOE (Dossiers des ouvrages exécutés) et le suivi des attestations de travaux et des attestations de TVA.


• Assurer ponctuellement la suppléance dans le traitement des DICT (Déclarations d'intention de commencement de travaux).


• Participer à diverses tâches administratives : mise à jour des procédures et processus internes, reliure et préparation de supports documentaires.

Profil recherché :

De formation initiale type Bac à Bac+2 dans le domaine administratif, gestion ou communication, vous appréciez la polyvalence et souhaitez occuper un poste combinant contact humain, organisation, communication et rigueur administrative.

Vous disposez idéalement :

• D'une première expérience réussie sur un poste similaire, idéalement dans un environnement technique.


• D'excellentes capacités rédactionnelles et d'une bonne maîtrise de l'orthographe.


• D'une bonne maîtrise des outils bureautiques et de la mise en forme de documents.


• D'un intérêt pour la création de supports de communication et l'organisation d'événements.


• D'une capacité à gérer plusieurs missions simultanément et à respecter les délais.

Vos qualités

Organisé(e), rigoureux(se) et réactif(ve), vous savez faire preuve d'autonomie tout en travaillant en étroite collaboration avec les équipes.

Votre sens de l'accueil, votre aisance relationnelle et votre discrétion vous permettent d'interagir efficacement avec des interlocuteurs variés.

Vous êtes reconnu(e) pour votre polyvalence, votre esprit d'initiative, votre capacité d'adaptation et votre souci du travail bien fait.