Secrétaire / Assistante de direction

Avenir Apei; Carrières-sur-Seine; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

La direction générale d'Avenir Apei à Carrières-sur-Seine recherche une secrétaire / assistante de Direction pour un remplacement congé maternité au siège. Vous assurez le secrétariat courant, le suivi des agendas, la préparation des dossiers, la rédaction de comptes rendus et le soutien administratif des projets associatifs, en lien avec le président, la direction et les partenaires.

Vous participez aussi à la communication interne, à la gestion des adhérents et à la coordination avec le

Qualifications

• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Excellentes capacités d'expression orale et écrite
• Rigueur, dynamisme et sens de l'organisation
• Sens de l'anticipation et proactivité
• Aptitude au travail en équipe et discrétion professionnelle

Responsibilities

• Gérer et coordonner les agendas du Président et de la Direction Générale
• Interface avec les administrateurs, directeurs et partenaires
• Organisation et suivi des instances associatives et rédaction des comptes rendus
• Préparation des dossiers et rapports, et suivi administratif des projets
• Gestion et mise à jour des bases de données et des contacts
• Gestion des adhérents et donateurs et envoi des reçus fiscaux
• Réalisation de documents sous Word/Excel/PowerPoint
• Suivi des délibérations et coordination avec le service comptable
• Soutien à la communication interne et externe

Skills

Bureautique

Expression écrite

Expression orale

Rigueur et organisation

Anticipation

Travail en équipe

Confidentialité

Job description

Dans le cadre d'un remplacement congé maternité, Avenir Apei recrute une secrétaire / assistante de Direction pour son siège à Carrières sur seine.

Sous l'autorité de la Présidence et de la Direction générale de l'association, vous avez en charge le secrétariat courant et les différentes tâches administratives liées à l'activité du Siège de l'association.

Vos activités principales sont les suivantes

1- Secrétariat du président

• Gestion et coordination des agendas du Président et de la Direction Générale
• Interface avec les administrateurs, directeurs et partenaires (associations, familles, collectivités, élus, etc.)
• Organisation et suivi des instances associatives : bureaux, conseils d'administration, assemblées générales (convocations, émargement, préparation des dossiers et rédaction des comptes-rendus)
• Préparation des dossiers, rapports et documents de présentation
• Suivi administratif des projets associatifs et organisation des manifestations
• Gestion et mise à jour des bases de données associatives, groupes Outlook et coordonnées des contacts
• Gestion administrative des adhérents et donateurs : campagnes de communication, suivi des données, envoi des reçus fiscaux et courriers de remerciement
• Mise en forme et création de documents sous Word, Excel et PowerPoint
• Recherche et suivi des délibérations et décisions des instances associatives
• Coordination avec le service comptable pour le suivi et la validation des factures
• Gestion des chèques

2- Secrétariat du directeur général

• Gestion de l'agenda du directeur général
• Interface avec les directeurs et les partenaires (administrations, associations, familles, etc.)
• Participation aux réunions de direction générale : ordre du jour, convocation, compte-rendu
• Préparation des dossiers et rapports en collectant et mettant à disposition les documents nécessaires

3 - Communication

• Collaborer à la communication interne et externe
• Collaborer à l'élaboration du magazine interne

Compétences en gestion administrative d'une association

Maitrise des logiciels bureautiques

Très bonnes capacités d'expression orale et écrite

Rigueur, dynamisme, sens de l'organisation

Sens de l'anticipation

Aptitude au travail en équipe

Confidentialité et réserve professionnelle