Assistant - Secretariat de Direction H/F

PROMAN; Saint-Denis; Sur place; EUR 21 000 - 30 000; Plein temps

Résumé du poste

PROMAN recrute un Assistant de gestion administratif H/F à Saint-Denis pour assurer le soutien du Directeur et la coordination des activités du service. Le poste implique la gestion d'agendas, la rédaction de documents et l'organisation de réunions et d'événements.

Le candidat idéal possède 3 à 5 ans d'expérience en assistanat, une formation Bac+2 et une maîtrise des outils collaboratifs (Teams, SharePoint, Outlook). Mission intérimaire avec horaires de travail conformes à l'agence.

Qualifications

• BAC+2 idéal en assistanat de gestion ou gestion administrative
• 3 à 5 ans d'expérience en assistanat ou gestion administrative
• Maîtrise des outils collaboratifs et coordination des flux
• Gestion des agendas, invitations Teams et consolidation de documents
• Bonne autonomie et capacité à interagir avec divers interlocuteurs

Responsabilités

• Traiter les demandes via le Portail AUDE
• Gérer l'agenda du Directeur et planifier les plannings
• Servir d'interface entre les EDM et interlocuteurs internes/externes
• Suivi des habilitations et des demandes IT/télécoms
• Rédiger et diffuser des documents et rapports
• Organiser des réunions et événements
• Logistique des déplacements des directeurs
• Réaliser les commandes de prestations et vérifier les livraisons

Connaissances

Planification

Gestion d'agenda

Rédaction administrative

Communication écrite

Autonomie

Adaptabilité

Formation

BTS Assistant de gestion

Assistant de direction

Outils

Teams

SharePoint

OneNote

Outlook

VPN

SESAME

Messagerie

Description du poste

Votre agence d'intérim PROMAN recrute Assistant / Secretariat de Direction H/F. La mission se déroulera à Saint-Denis et comprend les missions suivantes :

• Traitement des demandes via le Portail AUDE pour l'entité.
• Gestion de l'agenda du Directeur et organisation de plannings pour les membres de l'EDM.
• Interface entre les membres de l'EDM et leurs interlocuteurs internes et externes.
• Veille à l'utilisation et à la complétion des événements dans les BAL-AMPER-COORDO et BAL-AMPER-DEPLACEMENTS.
• Gestion des accès (badges visiteurs et permanents) en lien avec l'accueil de Cap Ampère.
• Suivi des habilitations informatiques et des demandes de travaux informatiques et télécoms.
• Rédaction et mise en forme de documents (comptes rendus, courriers, rapports) et diffusion auprès des parties prenantes.
• Élaboration ou amélioration d'outils de suivi et de tableaux de bord.
• Gestion de la documentation selon le processus de la DPN.
• Organisation de réunions et d'événements de relations publiques (séminaires, manifestations).
• Logistique des déplacements des directeurs et délégués.
• Réalisation des commandes de prestations et vérification de la conformité des livraisons.

Type de contrat : Interim. Rémunération : 15,52/h. Horaires de travail : 8h30-16h30. Mission à pourvoir immédiatement.

Profil recherché : Assistant de gestion administratif H/F.

Compétences requises :

• Formation Bac +2 type BTS Assistant de gestion, Assistant de direction ou Support à l'action managériale
• 3 à 5 ans d'expérience en assistanat ou gestion administrative
• Maîtrise de la planification et de la coordination administrative, y compris la gestion des agendas, les invitations Teams et la consolidation de documents et de tableurs
• Gestion des flux administratifs internes, tels que les demandes de rôles, la prolongation des droits/accès et le suivi des habilitations (SESAME, VPN, messagerie)
• Aisance avec les outils collaboratifs EDF : Teams, SharePoint, OneNote, Outlook, VO/VEOL

Qualités professionnelles :

• Autonomie et rapidité d'adaptation à des environnements complexes
• Excellente capacité à travailler avec des interlocuteurs variés (managers, prestataires, alternants, RH, métiers)
• Sens de l'organisation et rigueur dans le travail
• Bonne communication écrite et orale

Description du profil candidat recherché : Nous recherchons un candidat ayant une formation Bac +2, idéalement en assistanat de gestion. Le candidat doit justifier de 3 à 5 ans d'expérience dans le domaine de l'assistance administrative. Une bonne maîtrise des outils collaboratifs est essentielle, ainsi qu'une capacité à gérer efficacement des flux administratifs variés. Le candidat idéal devra faire preuve d'autonomie, de rigueur et d'une excellente communication pour interagir avec des interlocuteurs diversifiés.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.