Assistant.e de direction (H/F)

DIRECTION DEPARTEMENTALE DES TERRITOIRES; Auch; Sur place; EUR 21 000 - 22 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Indemnité transports

Complémentaire santé

Restauration

Résumé du poste

DIRECTION DEPARTEMENTALE DES TERRITOIRES recherche un Assistant.e de direction (H/F) pour assister les deux directeurs dans l’organisation quotidienne: accueil, gestion des agendas, rédaction de comptes rendus et interface avec services internes et externes. Poste en CDD de 3 mois, 35H/semaine, travail en journée.

Le profil requiert discrétion, rigueur et esprit d’équipe; expérience administrative souhaitée et maîtrise des outils bureautiques.

Qualifications

• Expérience administrative souhaitée.
• Sens de l’organisation et rapidité d’exécution.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et de la rédaction.

Responsabilités

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les interlocuteurs.
• Gérer la messagerie et relayer les commandes et échéances.
• Organiser les agendas et participer au comité de direction hebdomadaire.

Connaissances

Organisation

Discrétion

Rigueur

Bureautique

Gestion des priorités

Communication interne

Gestion des agendas

Réactivité

Formation

Employé non qualifié

Outils

Outils numériques

Messagerie sécurisée

Logiciels de gestion

Description du poste

Offre n° 212SXYM
Assistant.e de direction (H/F)

Sous la responsabilité de la cheffe de cabinet, vous assistez les deux directeurs dans l'organisation quotidienne, en assurant :- l'accueil physique et téléphonique- le suivi de la messagerie de la direction en relayant les commandes et les échéances- la gestion des agendas. Lors du comité de direction hebdomadaire, vous participez au point agenda et mettez en œuvre les décisions.- l'organisation des réunions et constitution des dossiers correspondants- l'Interface entre la direction et les services internes et externes- la rédaction des comptes rendus de réunions- le suivi des courriers réservés- l'archivage papier et numérique- le suivi des parapheurs en veillant à la qualité formelle des documents émis par les services avant présentation à la direction- la logistique : déplacements, suivi des frais, réservation de véhicules et de salles, gestion des fournitures de l'équipe.Vous venez en appui administratif de la cheffe de cabinet et du médecin du travail (présence bimensuelle sur site).Vous assurez l'intérim de la chargée de communication en son absence.Une polyvalence réciproque au sein de l'équipe du cabinet est attendue.Profil recherché :Savoir-être :- sens de l'organisation- réactivité et capacité à travailler en équipe- discrétion- rigueur- diplomatie- expression orale et écriteSavoir-faire :- Maîtrise des outils bureautiques- Mise en forme de documents- Priorisation des urgencesConnaissance de l'environnement professionnel à acquérir

Type de contrat CDD - 3 Mois

Contrat travail Durée du travail 35H/semaine

Travail en journée

Travail en horaires variables

Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 1870.63 Euros sur 12 mois
• Indemnité transports
• Complémentaire santé
• Restauration

Déplacements Déplacements: Jamais Zone départementale

Profil souhaité

Expérience

• 1 An(s) - Expérience dans l'administratif Cette expérience est indispensable

Compétences

• Appliquer un cadre juridique ou réglementaire
• Assurer la confidentialité des échanges et informations
• Bureautique et outils collaboratifs
• Classer des documents
• Gestion des urgences et des imprévus
• Gérer la communication interne et externe
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Logiciels de gestion de base de données
• Maintenir à jour les dossiers administratifs
• Planification des tâches et gestion des priorités
• Planifier et organiser des réunions
• Préparer les dossiers pour les réunions de direction
• Relayer de l'information
• Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.)
• Tenir à jour des agendas personnels et partagés
• Utiliser les outils numériques
• Utiliser une messagerie sécurisée

Savoir-être professionnels

• Faire preuve de réactivité
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Avoir l'esprit d'équipe

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique (tutelle) des activités économiques

Employeur