ASSISTANT PROJETS CDD (F/H) (Nouvelle fenêtre)

Expertise France; Paris; On-site; EUR 28,000 - 42,000; Full time

Job summary

Expertise France recherche un Assistant de projets pour soutenir les Chargés de projets en gestion administrative, financière et logistique des projets du département EDI.

Vous assurez la préparation et le suivi des contrats, la rédaction des comptes rendus, la collecte et l’archivage des pièces, ainsi que la coordination logistique des déplacements et des événements à Paris et sur le terrain.

Ce poste nécessite rigueur, organisation et capacité à travailler avec différentes équipes.

Qualifications

• Gestion administrative des projets et des pièces associées.
• Rédaction et archivage des documents administratifs et financiers.
• Élaboration et suivi des budgets et des rapports.
• Organisation logistique des déplacements et des événements.

Responsibilities

• Gestion administrative, financière et logistique des projets de l’équipe.
• Suivi des dépenses et des budgets en lien avec le service comptable.
• Préparation et archivage des pièces justificatives et des rapports financiers.
• Organisation logistique des déplacements, événements et réunions à Paris et sur le terrain.

Skills

Gestion administrative de projets

Gestion financière de projets

Gestion logistique de projets

Job description

Au quotidien, vous intervenez en assistez les Chargés de projets en prenant en charge la gestion administrative, financière et logistique des projets de l’équipe:

Gestion administrative:

Préparation et suivi de contrats (experts, prestataires, etc.)

Mise en page de documents produits par les projets.

Rédaction des compte-rendu de réunions.

Collecte, classement et archivage (papier et électronique) de pièces administratives.

Gestion financière:

Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables.

Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF).

Suivi des dépenses (relation avec le service comptable).

Suivi des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif).

Élaboration des rapports financiers.

Préparation des clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires.

Préparation des audits annuels et finaux des projets.

Gestion logistique:

En coordination avec les Chargés de projets et les Assistants de projets administratifs et financiers basés à Paris, ainsi que les équipes sur le terrain, l’Assistant de projets (H/F) est en charge de l’organisation logistique :

Des déplacements sur le terrain (experts long-terme et court-terme, collègues du pôle : billets d’avion, visas, procédures de sécurité, ordres de mission, réservations d’hôtels, per-diem et avances, etc.

Des évènements organisés à Paris (ou un tiers-lieu) liés aux projets rattachés au pôle (comités de pilotage, séminaires, missions siège, etc.) : préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtels, repas, services de traduction, etc.).

DESCRIPTION DU PROJET OU CONTEXTE

Ce poste est rattaché au département EDI (Économie durable et inclusive)

L’Assistant de projets vient en appui sur gestion administrative, financière (budgétaire et comptable), et logistique des projets.