Assistant opérationnel H/F - CDD

EpaMarne-EpaFrance; France; Hybrid; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

EpaMarne-EpaFrance recherche un(e) assistant(e) opérationnel(le) pour soutenir la Direction de Projet dans la coordination et le pilotage des opérations d’aménagement. Vous gèrerez l’agenda, préparerez les dossiers d’instances, et assurerez le traitement administratif des marchés et des documents.

Profil bac+2 avec 2 ans d’expérience souhaité, compétences rédactionnelles et organisation, travail en équipe et bonne maîtrise des outils bureautiques et des procédures de marchés publics.

Qualifications

• Formation bac+2 avec expérience d’au moins 2 ans en assistanat opérationnel.
• Connaissance des procédures de marchés publics et du logiciel Gesprojet serait un plus.
• Bonne capacité rédactionnelle et organisation.

Responsibilities

• Préparer et organiser les réunions (réservation de salle, convocation, préparation des dossiers), accueil des visiteurs.
• Gérer l’agenda de la Directrice et de l’équipe opérationnelle.
• Organiser le parcours d’acculturation des nouveaux arrivants.
• Traiter le courrier entrant et sortant, suivi du chrono.
• Rédiger, relire et mettre en forme des documents de communication écrite.
• Rassembler les informations pour préparer les dossiers d’instances internes.
• Organiser les déplacements et suivre les frais et indemnités kilométriques.
• Gérer les commandes fournitures et le processus de signature électronique.
• Assurer le classement électronique et papier de la documentation projet.
• Assistance des équipes projet dans le processus d’achat et suivi des consultations.
• Suivi des demandes d’achat dans Sifow et vérification des devis.

Skills

Rigueur

Polyvalence

Bonnes qualités rédactionnelles

Organisation

Esprit d'équipe

Education

Bac+2 formation assistanat ou équivalent

Tools

Gesprojet

Sifow

Job description

Affectation et positionnement dans l’organisation

• Affecté au sein d’une Direction de Projet
• Poste placé sous l’autorité hiérarchique de la Directrice de Projet

Missions de la Direction de Projet

La Direction de projet intervient dans la partie métropolitaine du périmètre d’intervention, sur des projets d’importance stratégique pour l’établissement, concentrés géographiquement.

La Direction de projet prépare et met en œuvre les opérations d’aménagement sur son périmètre, à tous les stades d’avancement, du montage jusqu’à leur achèvement.

Elle repose sur le principe d’une équipe resserrée agissant en «chaîne courte», en lien direct avec la direction générale et les partenaires de l’établissement concernés par les projets.

La Direction de projet est susceptible de mettre en œuvre son intervention dans des cadres diversifiés: pour EpaMarne en opération d’initiative propre de l’EPA, ou dans le cadre d’une société publique locale d’aménagement d’intérêt national, société créée entre EpaMarne et des partenaires collectivités (Métropole du Grand Paris, Etablissement Public Territorial, Communes), agissant alors pour le compte d’un des actionnaires (mandat, traité de concession d’aménagement…).

La Direction de projet conduit, avec les collectivités et les administrations concernées, l’ensemble des procédures nécessaires à la mise en œuvre des opérations, en lien avec la Direction des Affaires Juridiques et Foncières (DAJF) qui pilote la procédure de Déclaration d’Utilité Publique.

Elle anime une ou plusieurs équipes projet, faisant appel à des ressources issues de directions métier expertes (direction technique, direction du développement, direction des affaires juridiques et foncières).

Elle est responsable du respect des coûts et des délais dans la réalisation des études et actions opérationnelles qu’elle pilote et gère la relation au quotidien avec les collectivités concernées, et avec les commanditaires. Elle travaille transversalement avec l’ensemble des directions métier et support.

Chaque direction de projet est constituée de:

• Un directeur de projet H/F
• Un ou plusieurs chefs de projet H/F
• Un ou plusieurs assistants opérationnels H/F (partagé avec d’autres directions de projet ou directions opérationnelles)

Elle s’appuie sur des ressources métiers issues des directions métier

Missions principales du poste

L’assistant opérationnel H/F est garant:

• De la bonne organisation des réunions pour les membres de la Direction de Projet et des équipes projet ;
• De l’accompagnement de la Directrice de Projet dans le management de la DP;
• De la formalisation, du regroupement, suivi, contrôle et classement d’un certain nombre d’informations et de documents propres au montage, au pilotage et à l’exécution d’opérations d’aménagement (formalisation des marchés, suivi administratif des travaux, reporting divers…), en accompagnement des équipes projet (chef de projet, ingénieur…) de sa DO;
• Le poste s’inscrit dans une logique de transversalité et peut conduire l’assistant(e) opérationnel(le) à intervenir auprès de différentes Directions Opérationnelles et/ou Directions de Projet, selon les besoins.

MISSIONS :

ASSISTANCE ADMINISTRATIVE CLASSIQUE ET DE DIRECTION

• Préparer et organiser les réunions (réservation de salle, convocation, préparation des dossiers), accueil des visiteurs,
• Gérer l’agenda de la Directrice et de l’équipe opérationnelle
• Organiser le parcours d’acculturation des nouveaux arrivants
• Traiter le courrier entrant et sortant, suivi du chrono
• Rédiger, relire et mettre en forme des documents de communication écrite (courrier, compte-rendu, présentation),
• Regrouper les informations transmises par les membres de la Direction de Projet pour la préparation et le suivi des dossiers d’instances internes
• Organiser les déplacements, suivre les ordres de mission de la Direction de projet et les frais correspondants
• Gérer les indemnités kilométriques
• Gérer les commandes fournitures,
• Assurer le fonctionnement du processus de signature électronique de tous documents (courriers, notes CGeFi, OS, EXE, FF… liste non exhaustive)
• Assurer le classement électronique et papier de la documentation projet,

ASSISTANCE DE PROJET

• Assistance des équipes projet dans le processus d’achat, dans le cadre des procédures internes:
• Rédaction et transmission au service achat de la fiche de formalisation et du cahier des charges établi par le chargé d’affaire qui peut être le chef de projet ou l’ingénieur pour exemples
• Suivi en collaboration avec le chargé d’affaire de l’évolution de la consultation
• Traitement de la formalisation par saisie dans le logiciel financier (Sifow) et vérification du devis, sous contrôle du Directeur Opérationnel
• Création et suivi des demandes d’achat sous logiciel financier Sifow et le cas échéant, demande de transfert de budget sous le contrôle du chargé d’affaire;
• Contribution à la rédaction des rapports d’analyse des offres (RAO) établis par le chargé d’affaire, en collaboration avec le service achat,
• Suivi des tableaux de marchés à lancer, en collaboration avec le service Achats

Phase d’exécution des projets :

• Réalisation des opérations administratives relatives à la vie des marchés travaux ou Prestations intellectuelles (OS, EXE, accompagnement des chefs de projets dans le suivi des factures, services faits, DI …)
• Préparation des PV de remise en gestion des ouvrages
• Traitement des demandes de remboursement dépôt de garantie
• Suivi des échéances promoteurs dans le cadre des procédures de mise à l’habitation.
• Suivi des conventions de financement (subventions): mise en signature, enregistrement, classement, avec le service financier.

De façon généralesur les projets :

• Selon les projets, suivi des appels de fonds pour les missions de MOD et subventions en interface avec le SF et AC,
• Contribuer à la mise à jour des outils de pilotage (fiche prestataires et interlocuteur par opération et coordonnées…)

Profil & qualités requises

Profil : Issu(e) d’une formation bac+2 avec une expérience significative d’au moins 2 ans dans le domaine de l’assistanat opérationnel.Une connaissance des procédures de marchés publics, du logiciel Gesprojet ainsi que du métier de l’aménagement serait un plus.

Qualités requises : Savoir-faire et savoir-être requis:

• Maîtrise des outils informatiques et bureautiques,
• Bonnes qualités rédactionnelles et orthographiques
• Maîtrise des techniques et méthodes de classement,
• Aptitude et goût au travail d’équipe,
• Bonnes capacités à gérer les priorités et à s’organiser,
• Réactivité et souplesse,
• Bon relationnel