ASSISTANT PROJETS CDD (F/H)

Expertise France; Sarzay; Hybrid; EUR 26,000 - 36,000; Full time

Job summary

Expertise France recrute un Assistant de projets pour soutenir les Chargés de projets dans la gestion administrative, financière et logistique des activités du département EDI (Économie durable et inclusive).

Vous préparerez et suivrez les contrats, mettrez en page les documents, rédigerez les comptes rendus et assurerez l’archivage des pièces. Des déplacements et une coordination avec les équipes basées à Paris et sur le terrain seront au cœur du poste.

Qualifications

• Expérience en suivi administratif et budgétaire est souhaitée.
• Bonnes compétences organisationnelles et de rédaction.
• Capacité à travailler en équipe et à coordonner des déplacements.

Responsibilities

• Assister les Chargés de projets dans la gestion administrative, financière et logistique des projets.
• Préparer et suivre les contrats et les documents produits par les projets.
• Rédiger les comptes-rendus de réunions et assurer l’archivage des pièces administratives.
• Organiser les déplacements sur le terrain et les évènements liés aux projets.
• Élaborer les rapports financiers et aider à la préparation des clôtures et audits.

Skills

Gestion administrative

Gestion financière

Gestion logistique

Archivage électronique

Tools

Excel

Job description

Au quotidien, vous intervenez en assistez les Chargés de projets en prenant en charge la gestion administrative, financière et logistique des projets de l’équipe:

Gestion administrative:

Préparation et suivi de contrats (experts, prestataires, etc.)

Mise en page de documents produits par les projets.

Rédaction des compte-rendu de réunions.

Collecte, classement et archivage (papier et électronique) de pièces administratives.

Gestion financière:

Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives et comptables.

Élaboration des bons à payer (BAP) et des bons à facturer (BAF).

Suivi des dépenses (relation avec le service comptable).

Suivi des factures fournisseurs (suivi, relance, enregistrement administratif).

Élaboration des rapports financiers.

Préparation des clôtures annuelles et d’autres exercices budgétaires.

Préparation des audits annuels et finaux des projets.

Gestion logistique:

En coordination avec les Chargés de projets et les Assistants de projets administratifs et financiers basés à Paris, ainsi que les équipes sur le terrain, l’Assistant de projets (H/F) est en charge de l’organisation logistique :

Des déplacements sur le terrain (experts long-terme et court-terme, collègues du pôle : billets d’avion, visas, procédures de sécurité, ordres de mission, réservations d’hôtels, per-diem et avances, etc.

Des évènements organisés à Paris (ou un tiers-lieu) liés aux projets rattachés au pôle (comités de pilotage, séminaires, missions siège, etc.) : préparation des dossiers des participants, gestion des relations avec les prestataires (hôtels, repas, services de traduction, etc.).

DESCRIPTION DU PROJET OU CONTEXTE

Ce poste est rattaché au département EDI (Économie durable et inclusive)

L’Assistant de projets vient en appui sur gestion administrative, financière (budgétaire et comptable), et logistique des projets.