ASSISTANT(E) TECHNIQUE H/F

Icade SA; Marseille; Hybrid; EUR 27,000 - 48,000; Full time

Job summary

Icade SA à Marseille recherche un Assistant Programmes pour assurer l’ensemble des activités administratives des opérations afin de garantir un niveau de service client conforme aux exigences de la société.

Sous l’autorité du Directeur Opérationnel, vous contribuerez au dépôt de PC, au montage des dossiers d’appels d’offres, au suivi budgétaire et à la coordination avec les équipes et les prestataires.

Qualifications

• Formation BTS/IUT en assistant de gestion ou équivalent.
• Connaissance du secteur immobilier ou BTP appréciée.
• Compétences en comptabilité/gestion et en organisation des dossiers.

Responsibilities

• Gérer les activités administratives des opérations et assurer le niveau de service client.
• Participer au dépôt de PC et assembler les dossiers de présentation de l’Ordre de Service et les dossiers marchés.
• Participer au montage des dossiers d’appels d’offres et à la réalisation des documents techniques et commerciaux.
• Suivre les dossiers fonciers, de la négociation à l’acquisition et suivre les contrats des entreprises et prestataires.
• Accompagner le Responsable Programme dans le suivi technique des opérations et préparer les dossiers de livraisons.
• Gérer le suivi administratif des contrats bailleurs et des concessionnaires et suivre les phases de travaux.
• Gestion budgétaire: saisir les TMA, vérifier les factures, établir les demandes de paiement et les bons de commande.
• Constituer les dossiers et assurer le suivi jusqu’à la livraison et l’après-vente, et gérer les réclamations des clients avec les entreprises prestataires.

Education

BTS/IUT Assistant(e) immobilier/comptabilité/gestion

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex : ingénieur commercial Paris)

Sous l'autorité du Directeur Opérationnel, l’Assistant Programmes assure l’ensemble des activités administratives des opérations pour garantir un niveau de service client conformes aux exigences de la société.

Principales activités

Gestion Opérationnelle

• Accompagner l’équipe programme lors du dépôt de PC,
• Rassembler les dossiers de présentation de l’Ordre de Service et les dossiers marchés (pièces administratives, assurance)
• Participer au montage des dossiers d’appels d’offres
• Participer à la réalisation de l’ensemble des dossiers techniques et commerciaux pour les Comités d’Engagement et le Comité des Opérations
• Suivre les dossiers fonciers, de la négociation à l’acquisition
• Participer à l’établissement des contrats des entreprises et des prestataires (BET, Architecte…)
• Accompagner le Responsable Programme dans le suivi du bon déroulement technique des opérations
• Aider à la constitution du dossier notaire,
• Suivre l’ensemble des dossiers sous-traitants lors de la phase travaux
• Préparer les dossiers de livraisons
• Gérer le suivi administratif des contrats bailleurs
• Gérer les concessionnaires (mise en service, débranchement)

Gestion budgétaire

• Saisir les TMA (Travaux Modificatifs Acquéreurs) dans les outils de gestion budgétaire
• Vérifier et enregistrer les factures sur engagement
• Etablir les demandes de paiement, les bons de commande
• Préparer les déclarations aux compagnies d’assurance, les décomptes des situations et lettres de commandes
• Suivre les dépenses des opérations et les échéanciers

Relations avec les intervenants

• Etablir des relations avec les entreprises dans le cadre des TMA
• Aider les équipes programmes et le RRC (Responsable Relation Client) lors des différentes phases du projet (rdv des choix, visite cloison, livraison)
• Constituer les dossiers et assurer le suivi jusqu'à la livraison et l’après-vente
• Sous-traiter les réclamations des clients et les diffuser aux entreprises prestataires
• Gérer les planning et agenda de l’équipe programme

Assistanat (BTS, IUT), immobilier, comptabilité ou gestion.

Idéalement dans le secteur immobilier ou BTP (entreprise, maîtrise d’œuvre, bureau d’étude ou de pilotage).

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Spécialisation

Niveau d'expérience min. requis

Localisation du poste

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