Assistante Administrative et RH

Quatro Gymnastics; Bièvres; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Quatro Gymnastics en Île-de-France recherche un(e) Assistant(e) RH/Office Manager pour assurer l'administration du personnel, la gestion des locaux et le support administratif quotidien.

Vous coordonnerez les recrutements, les absences, les déplacements et les achats, en veillant à la conformité et à l'efficacité des services. Rejoignez une équipe dynamique et contribuez à l'amélioration des processus internes.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative du personnel et en paie est un plus.
• Organisation et rigueur dans le suivi administratif.
• Bonne capacité à coordonner plusieurs prestataires et services.

Responsabilités

• Préparation et transmission des éléments variables de paie.
• Suivi des congés, absences et arrêts maladie.
• Gestion et mise à jour des dossiers du personnel.
• Organisation des arrivées et départs des collaborateurs.
• Suivi des périodes d'essai et des échéances RH.
• Organisation des visites médicales.
• Préparation des documents nécessaires aux entretiens annuels.
• Support au processus de recrutement (publication des annonces, organisation des entretiens, réponses aux candidats).
• Réponse aux demandes administratives courantes des salariés.
• Gestion du courrier et de l'archivage des documents.
• Gestion des fournitures et consommables de bureau.
• Suivi administratif des contrats et abonnements (téléphonie, internet, imprimantes, assurances, etc.).
• Coordination des échanges avec les prestataires externes.
• Contrôle et transmission des factures aux services concernés.
• Organisation logistique des réunions et événements internes.
• Organisation des déplacements professionnels des collaborateurs.
• Réservation des vols, trains, hôtels et véhicules de location.
• Préparation des informations et formalités nécessaires aux déplacements.
• Suivi administratif des dépenses liées aux voyages.
• Assistance logistique aux collaborateurs dans le cadre de leurs déplacements.
• Point de contact administratif avec les transporteurs et partenaires logistiques en support de Morgane C.
• Suivi administratif des contrats de prestation.
• Coordination des échanges avec les fournisseurs et prestataires de services.
• Suivi des litiges administratifs et relances associées.
• Participation à la recherche et à la comparaison de nouveaux prestataires.
• Suivi des échéances de contrats et préparation des renouvellements.
• Suivi des dossiers d'assurance et des éventuels sinistres.

Description du poste

• Préparation et transmission des éléments variables de paie.
• Suivi des congés, absences et arrêts maladie.
• Gestion et mise à jour des dossiers du personnel.
• Organisation des arrivées et départs des collaborateurs.
• Suivi des périodes d'essai et des échéances RH.
• Organisation des visites médicales.
• Préparation des documents nécessaires aux entretiens annuels.
• Support au processus de recrutement (publication des annonces, organisation des entretiens, réponses aux candidats).
• Réponse aux demandes administratives courantes des salariés.

Administration générale et office management

• Gestion du courrier et de l'archivage des documents.
• Gestion des fournitures et consommables de bureau.
• Suivi administratif des contrats et abonnements (téléphonie, internet, imprimantes, assurances, etc.).
• Coordination des échanges avec les prestataires externes.
• Contrôle et transmission des factures aux services concernés.
• Organisation logistique des réunions et événements internes.

Gestion des locaux et des moyens généraux

• Suivi des relations avec le propriétaire et les prestataires de maintenance.
• Coordination des interventions techniques et des prestataires.
• Organisation du ménage et de l'entretien des bureaux.
• Commande du mobilier et du matériel nécessaire au bon fonctionnement des équipes.
• Participation à l'aménagement des espaces de travail.
• Veille au bon fonctionnement des locaux et au confort des collaborateurs.

Gestion des déplacements professionnels

• Organisation des déplacements professionnels des collaborateurs.
• Réservation des vols, trains, hôtels et véhicules de location.
• Préparation des informations et formalités nécessaires aux déplacements.
• Suivi administratif des dépenses liées aux voyages.
• Assistance logistique aux collaborateurs dans le cadre de leurs déplacements.

Gestion des partenaires et prestataires

• Point de contact administratif avec les transporteurs et partenaires logistiques (UPS, DHL) en support de Morgane C.
• Suivi administratif des contrats de prestation.
• Coordination des échanges avec les fournisseurs et prestataires de services.
• Suivi des litiges administratifs et relances associées.
• Participation à la recherche et à la comparaison de nouveaux prestataires.
• Suivi des échéances de contrats et préparation des renouvellements.
• Suivi des dossiers d'assurance et des éventuels sinistres.

Achats et services généraux

• Commande des fournitures, équipements et consommables.
• Gestion administrative des téléphones, ordinateurs et équipements des salariés.
• Coordination avec les prestataires informatiques.
• Suivi des stocks de matériel de bureau.
• Organisation des cadeaux clients et collaborateurs.