Assistant(e)s

Oecd; Paris; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Job summary

OECD Parliamentary Group cherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) polyvalent(e) pour renforcer son équipe à Paris. Vous assurez le soutien administratif et opérationnel des responsables, coordonnez les réunions, rédigez et mettez en forme des documents internes et des rapports.

Vous gérez les dossiers, assurez la confidentialité, et utilisez Microsoft 365 et outils collaboratifs pour faciliter le travail quotidien, tout en restant attentif aux procédures et au contexte international.

Qualifications

• Bon niveau d'instruction secondaire, idéalement dans l'administration.
• Formation en gestion administrative ou secrétaire/assistant est un avantage.
• Au moins un an d'expérience en soutien administratif ou opérationnel.
• Expérience du soutien aux réunions et à la logistique.
• Expérience dans un environnement international ou multiculturel souhaitable.

Responsibilities

• Fournir un appui administratif et opérationnel aux responsables et équipes, y compris la coordination.
• Rédiger, réviser et mettre en forme de la correspondance, des rapports, des exposés et d'autres documents internes.
• Gérer des informations, des dossiers et de la documentation en veillant à leur exactitude, confidentialité et respect des procédures.
• Utiliser efficacement des outils de bureautique et de collaboration numérique à l'appui des objectifs de l'équipe.
• Faciliter la planification et la coordination des réunions et préparer les ordres du jour, organiser la logistique et assurer un suivi en temps voulu des actions et des résultats attendus.
• Assurer le suivi des priorités et des activités et gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement rapide.
• Contribuer à l'amélioration des processus et au bon fonctionnement de l'équipe ou de la Direction d'affectation.
• Coordonner l'organisation des déplacements et les besoins logistiques connexes, en tant que de besoin.
• Prêter son concours à l'administration des contrats, aux activités liées aux achats et au suivi budgétaire, conformément aux politiques et aux procédures de l'OCDE.
• Faire preuve de discernement, de discrétion et de professionnalisme dans le traitement d'informations sensibles ou confidentielles.

Skills

Rédaction

Révision

Mise en forme

Production de documents

Organisation

Coordination

Communication

Relations humaines

Gestion de dossiers

Bases de données

Confidentialité

Procédures admin

IA Copilot

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Education

Bon niveau d'instruction secondaire, idéalement dans l'administration

Formation en gestion administrative

Formation secrétaire/assistant

Tools

Microsoft 365

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Teams

Copilot IA

Job description

Responsabilités principales

• Fournir aux responsables et aux équipes un appui de qualité sur les plans administratif et opérationnel, ainsi que de la coordination.
• Rédiger, réviser et mettre en forme de la correspondance, des rapports, des exposés et d'autres documents internes.
• Gérer des informations, des dossiers et de la documentation, en veillant à leur exactitude, à leur confidentialité et au respect des procédures de l'Organisation.
• Utiliser efficacement des outils de bureautique et de collaboration numérique à l'appui des objectifs de l'équipe.

Planification et organisation

• Faciliter la planification et la coordination des réunions et préparer les ordres du jour, organiser la logistique et assurer un suivi en temps voulu des actions et des résultats attendus.
• Assurer le suivi des priorités et des activités et gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement marqué par un rythme soutenu.
• Contribuer à l'amélioration des processus et au bon fonctionnement de l'équipe ou de la Direction d'affectation.

Relations avec les parties prenantes et communication

• Développer et entretenir des relations de travail efficaces avec les parties prenantes internes et externes.
• Faciliter la communication et la circulation de l'information entre les équipes et les différents niveaux de l'Organisation.
• Apporter un soutien adapté aux besoins et axé sur le client, en traitant les demandes avec professionnalisme et efficacité.

Ressources et soutien logistique

• Coordonner l'organisation des déplacements et les besoins logistiques connexes, en tant que de besoin.
• Prêter son concours à l'administration des contrats, aux activités liées aux achats et au suivi budgétaire, conformément aux politiques et aux procédures de l'OCDE.

Professionnalisme et discrétion

• Faire preuve de discernement, de discrétion et de professionnalisme dans le traitement d'informations sensibles ou confidentielles.
• Agir de façon proactive, dans une démarche axée sur la recherche de solutions, et être capable de travailler de manière autonome dans un environnement multiculturel et collaboratif.

Domaines de spécialisation :

• Assistant(e)s de direction - Apporter un soutien à de hauts responsables en s'occupant de la gestion du calendrier, de la correspondance, des contacts avec les parties prenantes, de la coordination des déplacements et des activités du bureau de la direction.
• Assistant(e)s administratif(ve)s - Faciliter l'exécution des tâches de l'équipe et/ou des activités de l'Organisation en assurant la coordination administrative, la gestion des dossiers, le soutien financier, la communication ainsi que l'organisation des réunions, missions, conférences et autres manifestations.

Profil idéal

Formation

• Bon niveau d'instruction secondaire, de préférence dans un domaine d'études en lien avec l'administration.
• Une formation en gestion administrative ou en qualité de secrétaire/assistant(e) constituerait un avantage.

Expérience professionnelle

• Au moins un an d'expérience pertinente en matière de soutien administratif ou opérationnel ou d'appui à la direction, notamment en ce qui concerne la préparation de documents, la correspondance, la gestion de dossiers et le suivi des affaires courantes.
• Expérience de l'appui aux réunions, aux missions, à l'organisation des déplacements, aux manifestations ou à d'autres activités logistiques.
• Expérience de la collaboration avec des collègues, des responsables et diverses parties prenantes, dans un esprit d'ouverture, de professionnalisme et de service.
• Une expérience professionnelle acquise dans un environnement international ou multiculturel serait souhaitable.

Compétences techniques

• Solides compétences en matière de rédaction, de révision, de mise en forme et de production de documents.
• Sens aigu de l'organisation et du détail, et capacité à gérer les priorités, les délais et les actions de suivi.
• Bonnes compétences de coordination pour ce qui concerne les réunions, les missions, les manifestations, l'organisation des déplacements et la logistique connexe.
• Très bon sens de la communication et des relations humaines.
• Aptitude à gérer des dossiers, des bases de données et des informations confidentielles avec discrétion et discernement.
• Bonne connaissance des procédures administratives et financières, ainsi que de celles relatives aux achats, aux déplacements, aux réunions ou à l'organisation de manifestations.
• Compétences en résolution de problèmes et volonté de se familiariser avec les systèmes et les nouvelles procédures de l'Organisation.

Outils

• Excellente connaissance et solide expérience de l'utilisation des applications de Microsoft 365 (Microsoft Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams).
• Maîtrise avérée de l'IA, notamment utilisation efficace et responsable d'outils fondés sur l'IA, par exemple Copilot, et aptitude à se familiariser rapidement avec de nouvelles technologies et applications logicielles et à s'y adapter.

Compétences clés

• Les membres du personnel de l'O