Assistant(e) de direction - Direction des affaires immobilières et logistiques (DAIL)

Ofii; Paris; Hybride; EUR 32 000 - 42 000; Plein temps

Résumé du poste

L'assistant(e) de direction de la direction des affaires immobilières et logistiques (DAIL) au sein de l'OFII assure le secrétariat et la liaison avec les directions et les partenaires externes.

Vous rédigerez des documents, suivrez les courriers, gérerez l'agenda du directeur et organiserez les déplacements, les réunions et l'accueil des visiteurs.

Compétences en rédaction, discrétion et organisation requises; familiarité avec Pack Office et archivage; poste à pourvoir immédiatement.

Qualifications

• Maîtrise des outils du Pack Office et gestion documentaire.
• Capacité à prendre des notes et formaliser des comptes rendus.
• Gestion de l'agenda et liaison avec partenaires externes.

Responsabilités

• Rédiger et présenter documents, courriers et rapports.
• Assurer l’archivage papier et numérique.
• Suivre courriers et notes en cours de préparation/signature.
• Prendre des notes lors des réunions et formaliser les comptes rendus.
• Préparer les dossiers pour les réunions.
• Gérer les appels, messages et l'accueil des interlocuteurs.
• Organiser les rendez-vous et déplacements du directeur.

Connaissances

Rigueur et organisation

Capacités rédactionnelles

Gestion du temps et priorités

Aisance relationnelle

Sens de l'initiative

Outils

Pack Office

Description du poste

L'assistant(e) de direction de la direction des affaires immobilières et logistiques (DAIL) sera chargé(e) du secrétariatet assurera la liaison avec les autres directionset les partenaires externes de l'Etablissement.

Principales activités

Secrétariat

• Rédiger et présenter des documents, courriers, notes, compte rendus, rapports, et assurer leur archivage numérique et papier si besoin
• Photocopier, classer et archiver les documents du directeur et de son adjoint
• Assurer l’avancement et le suivi des courriers et notes en cours de préparation/signature
• Prendre des notes lors des réunions de service et formaliser les comptes rendus
• Préparer les dossiers pour les réunions

Organisation et gestion

• Gérer les appels du directeur , prendre les messages et fournir un premier niveau d’information
• Gérer l’agenda du directeur, ses déplacements et l’accueil de ses interlocuteurs
• Organiser ses rendez-vous et réunions, filtrer ses appels téléphoniques et assurer l’accueil des visiteurs du service
• Organiser les déplacements des personnels du service
• Procéder aux bons de commandes demandés
• Inventorier, commander les fournitures et veiller à la gestion du stock
• Relever tous les dysfonctionnements logistiques et alerter la direction des affaires financières

Savoir faire

• Respecter les délais et les engagements
• Capacités rédactionnelles
• Saisir et mettre en forme des documents
• Enregistrer et classer des documents
• Gérer un agenda
• Filtrer les informations
• Fournir un accueil de qualité (téléphonique)

Savoir être

• Sens de laconfidentialité, discrétion
• Disponible
• Adaptabilité
• Gestion du temps et des priorités
• Esprit d’initiative, réactivité
• Aisance relationnelle
• Méthodique
• Rigueur et organistion

Connaissances

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'OFII
• Maîtrise des logiciels du Pack office